L’ORGANIZZAZIONE

Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (ARERA) è un’autorità amministrativa indipendente che opera per garantire la promozione della concorrenza e dell’efficienza e tutelare gli interessi di utenti e consumatori, svolgendo attività di regolazione e controllo nei settori dell’energia elettrica, del gas naturale, dei servizi idrici, del ciclo dei rifiuti e del telecalore. ARERA esercita anche attività consultiva e di segnalazione al Governo e al Parlamento, ed è parte dei principali organismi comunitari ed europei. L’autorità ha circa 250 dipendenti ed è presente con 2 sedi a Roma e Milano.

LE ESIGENZE

ARERA, dopo aver sperimentato l’applicazione dello Smart Working durante la pandemia, ha reso l’iniziativa strutturale per ottenere benefici per l’organizzazione e le persone. Rispetto all’organizzazione si vuole incrementare l’efficacia e l’efficienza dell’azione istituzionale, assicurare il presidio dei rischi operativi, ridurre stabilmente i costi connessi alla gestione di beni e spazi, assicurare positivi impatti ambientali. Per quanto riguarda le persone si vuole favorire la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, presidiare la volontarietà dei singoli di avvalersi del lavoro da remoto salvaguardando il sistema di relazioni personali e collettive anche in termini di formazione e crescita professionale.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto ha visto il coinvolgimento di una pluralità di attori, tra cui la Direzione Affari Generali e Risorse, il Datore di Lavoro, le OO.SS., il RSPP, il Medico competente, il Responsabile Protezione dei Dati, l’Unità Sistemi informativi, l’Unità Sicurezza e Logistica, il Nucleo di Valutazione.

Il primo passo di regolamentazione dell’iniziativa è stata la sottoscrizione a dicembre 2021 di un accordo con i sindacati che disciplina le nuove modalità di esecuzione dell’attività lavorativa. Questo prevede la completa autonomia nella scelta del luogo di lavoro che può essere effettuato al di fuori della propria sede fino a 17 giorni al mese. La pianificazione avviene su frequenza mensile ma può essere modificata per venire incontro a esigenze personali o organizzative. Per quanto l’orario di lavoro è da sempre flessibile con delle fasce orarie di presenza obbligatorie per facilitare il coordinamento e il lavoro di squadra. Da gennaio 2022 tutti i lavoratori di ARERA hanno la possibilità di lavorare in modo smart. Ad oggi, mediamente, le persone sono presenti in sede per il 30-40% del loro tempo lavorativo. Ci sono alcune differenze in base alla tipologia di attività svolte, ad esempio coloro che si occupano di ispezioni sul territorio, per la natura del loro lavoro, sono meno presenti in sede ma hanno comunque la possibilità di svolgere anche alcune attività di reportistica da remoto.

Tutti hanno a disposizione una dotazione tecnologica che permette loro di lavorare ovunque e in sicurezza. Si tratta di pc portatili dotati di scheda SIM a supporto della connettività, strumenti di web collaboration e chat, soluzioni per l’integrazione del centralino telefonico con gli strumenti di web collaboration, archivi fruibili in cloud e l’utilizzo di applicativi che permettono di gestire in modo completamente digitalizzato alcuni processi aziendali. Un esempio significativo è lo strumento per la gestione del workflow delle delibere, ovvero la riunione di tutti i membri del collegio e dei direttori che, recependo le analisi e le relazioni fatte dai gruppi dell’organizzazione, settimanalmente approva documenti regolatori che regolano i settori di cui ARERA si occupa. Già prima della pandemia lo strumento informatico permetteva una digitalizzazione completa del processo per facilitare la partecipazione di chi talvolta aveva sovrapposizioni a causa di impegni istituzionali.

Nel corso del 2023 ARERA ha lavorato anche sul processo di performance management, modificando gli aspetti su cui i responsabili valutano i propri collaboratori: in particolare sono state inserite delle voci che riprendono i principi su cui si basa lo Smart Working (es. il livello di autonomia nello svolgimento del proprio lavoro) per monitorarne l’evoluzione nel tempo.

Per comprendere le specifiche necessità dei lavoratori, tra il 2022 e il 2023 è stato avviato e implementato un progetto di analisi dei fabbisogni formativi in relazione allo Smart Working. Poi avvalendosi del supporto di una società esterna, è stato erogato un piano formativo (in modalità ibrida) a tutto il personale, differenziato in base al ruolo organizzativo ricoperto. In particolare, la formazione ha previsto delle sessioni specifiche per il management sul tema della gestione e valutazione del lavoro dei propri collaboratori, anche alla luce delle modifiche fatte al processo di performance management.

Per facilitare l’applicazione corretta del modo di lavorare, recependo spunti emersi dalle sessioni con le persone, ARERA ha redatto, e condiviso con le rappresentanze sindacali, un Manuale operativo dello Smart Working che raccoglie le buone prassi e i comportamenti condivisi sugli aspetti più rilevanti. Nel documento sono incluse indicazioni su come individuare le attività da svolgere preferibilmente in presenza, le modalità di organizzazione delle giornate di lavoro da remoto, le modalità più efficaci di conduzione delle riunioni, i comportamenti più coerenti con il ruolo dell’istituzione, le modalità di utilizzo corretto delle piattaforme digitali, le prassi utili a incrementare il senso di appartenenza e la socializzazione.

ARERA ha anche attivato delle iniziative di riduzione e riorganizzazione delle proprie sedi nonostante l’organico sia cresciuto nel corso degli ultimi anni. È stato possibile dimezzare le sedi mantenendone una a Milano e una a Roma. Le scelte che hanno (e stanno) guidando la riprogettazione dell’organizzazione interna degli spazi sono il risultato di riflessioni fatte dopo l’esperienza pandemica vedendo le modalità e il livello di utilizzo degli spazi da parte delle persone e considerando alcuni vincoli strutturali legati agli edifici. Si è infatti scelto di aumentare il numero delle sale riunioni riducendone la dimensione media e di introdurre la logica del desk sharing tra colleghi della stessa area rendendo prenotabili le postazioni. Ciascun collega ha poi a disposizione un armadio per riporre i propri oggetti o documenti.

I BENEFICI

L’implementazione delle diverse iniziative collegate al progetto di Smart Working ha permesso ad ARERA di ottenere già diversi benefici.
Dal punto di vista dell’organizzazione si è riscontrato un incremento di circa il 10% del tasso di presenza, confermandosi il migliore bilanciamento vita/lavoro assicurato dalle nuove modalità di erogazione della prestazione, e dei costi di gestione degli spazi fisici, in ragione della riduzione delle sedi, intorno al 60%. Ci si aspetta poi anche un miglioramento delle performance e della produttività che sarà possibile rilevare a partire dal prossimo anno.

Per quanto riguarda le persone, l’erogazione di un questionario ha permesso di evidenziare un miglioramento del work-life balance mediante la “normalizzazione” del lavoro da remoto e dell’engagement mediante coinvolgimento in tutti i percorsi formativi e di crescita. Tali aspetti verranno monitorati anche nei prossimi mesi con ulteriori rilevazioni.

ARERA ha anche stimato i benefici per l’ambiente con una riduzione annuale rispetto alla situazione pre-pandemica di circa il 70% delle emissioni inquinanti e di quasi 200 t di CO2 derivanti dalla riduzione degli spostamenti casa-lavoro e lavoro-lavoro tra sedi differenti.