L’ORGANIZZAZIONE

D.B. Group è un’azienda di spedizioni internazionali, che si occupa di logistica integrata e consulenza doganale, fondata nel 1980, con sede a Montebelluna. Negli anni ha sviluppato una fitta rete commerciale ed è attualmente presente in 19 Paesi. Ad oggi sono impiegati nel gruppo oltre 600 dipendenti, dislocati in 50 sedi nel mondo, di cui circa 300 in Italia. Il settore è in forte crescita, infatti D.B. Group ha incrementato notevolmente negli ultimi due anni il proprio business, con conseguente aumento del fatturato ma anche della complessità gestionale e organizzativa.

LE ESIGENZE

Lo Smart Working in D.B. Group viene introdotto per promuovere l’innovazione organizzativa e la spinta alla digitalizzazione, oltre che per un’ottimizzazione di spazi e risorse. Inoltre, considerando la crescita del business e le caratteristiche peculiari del settore logistico, che richiede spesso ritmi serrati, imposti dai clienti, l’azienda voleva introdurre una soluzione che permettesse alla società di sostenere il tasso di crescita del settore, ma che salvaguardasse il benessere dei lavoratori, permettendo una maggiore conciliazione vita-lavoro.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il percorso di avvicinamento di D.B. Group allo Smart Working è iniziato dal 2016, con la partecipazione a una serie di eventi sul tema. L’azienda è inoltre associata Fedespedi, associazione che ha fornito ulteriori occasioni di confronto e approfondimento sul lavoro smart nel settore della logistica. Lo Smart Working in D.B. Group ha preso ufficialmente avvio nel 2019, con un progetto denominato Unlock rivolto inizialmente ad un team pilota composto da Air Export Operation, team di staff impegnati nel progetto, Billing. Il nome, derivante dalle proposte dei dipendenti stessi, rappresenta la voglia di “sbloccare” nuove modalità di organizzazione del lavoro, trasformando l’ambiente di lavoro e costruendo una nuova work experience. Il progetto aveva previsto l’erogazione di una survey di readiness, che ha visto un’ampia partecipazione della popolazione aziendale (93%) e una valutazione positiva dell’iniziativa di Smart Working (il 70% aveva dichiarato fin da subito la volontà di aderire). D.B. Group ha svolto un’approfondita preparazione e studio delle attività che si sarebbero potute remotizzare, ha lavorato alla stesura di una policy puntuale che regolarizzasse la nuova modalità di lavoro e, non da ultimo, ha previsto l’erogazione di una serie di corsi di formazione mirati a potenziare le competenze tecniche e soft dei pioneers. La policy prevedeva la possibilità di lavorare da remoto per due giorni al mese (non consecutivi e non nella stessa settimana), non cumulabili e non frazionabili. Gli smart worker potevano aderire in forma volontaria, assicurando la disponibilità di connessione internet propria e un pc (muletto fornito dall’azienda), ricevendo inoltre un “kit” con cuffie, spilletta del progetto e zaino con logo dell’iniziativa. Potevano accedere al pilota i dipendenti con un’anzianità maggiore di 6 mesi, erano esclusi stagisti e personale dimissionario o in prova. Nelle giornate di lavoro da remoto era permessa flessibilità oraria, in accordo con il responsabile, garantendo comunque la reperibilità, mentre non era previsto il pagamento di straordinari. In termini di flessibilità di luogo era richiesto di scegliere un luogo in grado di garantire un certo livello di sicurezza, evitando hotspot pubblici e sedi di competitor. La policy normava inoltre il diritto alla disconnessione. Il lancio ufficiale del progetto è stato a novembre 2019, prevedendone la chiusura a marzo 2020, dopo la distribuzione di survey e il monitoraggio di specifici KPI, per la verifica e mappatura dei risultati del pilota prima di una successiva fase di estensione. Invece, l’avvento della pandemia ha forzato l’azienda ad allargare il progetto a tutti i profili con mansioni compatibili con il lavoro da remoto, passando da un gruppo di circa 30 persone coinvolte a quasi 200, circa il 95% del personale elegibile. Nonostante il settore facesse parte delle categorie essenziali, quindi esentate dalla chiusura nei periodi di lockdown, la direzione ha invitato i dipendenti a lavorare da casa. Alcune figure professionali tuttavia non hanno potuto adottare una modalità di lavoro full remote, ma hanno attuato uno schema ibrido. Infatti, sebbene la maggior parte degli applicativi sia connessa in cloud, alcuni strumenti e alcune attività operative sono possibili solo in sede. Per favorire un rapido passaggio al lavoro da remoto, è stata lanciata una survey sulla valutazione delle bande e dei device disponibili, attivando tempestivamente un piano di copertura per permettere a tutti di essere operativi e dotando tutti i lavoratori da remoto di cuffie, laptop e secondo monitor. Parallelamente, sono stati introdotti software per la collaborazione da remoto e per la condivisione di documenti in cloud. Per coloro che non disponevano di mobile aziendale è stato previsto un rimborso per la connessione di 20 euro al mese, fino a maggio 2020. Il reparto IT ha lavorato per tutto il corso del 2020 e 2021 all’integrazione dei device e alla migrazione dei sistemi in cloud, adottando nuovi tool più performanti. Per facilitare l’attività di monitoraggio e coordinamento del team sono state inoltre progettate delle dashboard per i manager. Per fornire supporto e potenziare le competenze dei dipendenti sono stati diffusi, tramite sistemi aziendali, tips e altri materiali contenenti best practices sul lavoro da remoto, recuperati dai corsi dedicati del progetto pilota. Sono stati inoltre promossi corsi di formazione riguardo all’uso dei nuovi tool digitali e sulla sicurezza in rete, rivolti a tutto il personale. A seguito dell’esperienza pandemica, si è proceduto all’estensione delle possibili giornate di lavoro da remoto a 2 a settimana e l’allargamento della platea a tutti i lavoratori con mansioni compatibili, con un tasso di adesione di oltre l’80%. La policy iniziale è, ad oggi, ancora in vigore per tutto il 2022, anno considerato pilota prima di definire un progetto a regime, che partirà nel 2023. In futuro, la società è inoltre interessata a un ripensamento degli spazi della sede, in ottica smart, in coerenza con la nuova modalità di lavoro adottata. È inoltre nel 2021 iniziata l’adozione del nuovo sistema di human capital management, volto a semplificare le attività di gestione e coordinazione delle risorse umane

I BENEFICI

D.B. Group rappresenta la prima azienda italiana nel settore di logistica e trasporto merci a intraprendere un percorso di Smart Working. Va infatti considerato che tra le difficoltà più rilevanti da affrontare, in particolare in questo settore, vi è una considerevole barriera culturale. È raro, infatti, che nella logistica si adotti una modalità di lavoro agile, abbandonando logiche di lavoro più tradizionali. Questo indica come D.B. Group, con l’introduzione dello Smart Working, non ha semplicemente modificato il proprio modello organizzativo, ma ha rivoluzionato anche la propria cultura aziendale. L’attuazione del progetto Smart Working ha notevolmente contribuito all’accelerazione nell’implementazione di tool digitali e in generale alla digitalizzazione e dematerializzazione dei processi nell’organizzazione, frutto di un notevole sforzo nell’adeguamento e nel settaggio dei sistemi informatici. Considerando il punto di vista dei lavoratori, le survey interne condotte hanno mostrato che il personale ha riconosciuto e apprezzato l’attenzione dell’azienda per la sicurezza dei propri dipendenti, ha ritenuto positiva l’organizzazione in generale del nuovo modello lavorativo e ha percepito miglioramenti in termini di conciliazione vita-lavoro. È stata comunque segnalata la mancanza della componente sociale e la percezione di un senso di isolamento. Inoltre, è stato riconosciuto un calo di produttività individuale rispetto al lavoro in sede, almeno nelle fasi iniziali dell’emergenza. Attualmente sono in corso di definizione dei KPIs che permetteranno di valutare l’impatto del progetto Unlock sulle performance aziendali.