L’ORGANIZZAZIONE  

Chiesi è un gruppo biofarmaceutico internazionale orientato alla ricerca con oltre 85 anni di esperienza. Con sede a Parma è presente in 30 Paesi e conta, in Italia, oltre 1500 dipendenti. Il Gruppo ricerca, sviluppa e commercializza farmaci innovativi in tre aree specifiche: AIR (prodotti e servizi in ambito respiratorio, dai neonati agli adulti), RARE (soluzioni innovative e servizi personalizzati per migliorare la qualità di vita dei pazienti con malattie rare e ultra-rare) e CARE (prodotti e servizi a supporto delle cure specialistiche e per la cura e il benessere della persona). Chiesi è dal 2019 il più grande gruppo farmaceutico al mondo certificato B Corp. L’azienda è, inoltre, una Società Benefit in Italia, negli Stati Uniti (Benefit Corporation) e in Francia (Société à Mission); è, quindi, tenuta per legge a prevedere nel proprio statuto obiettivi di beneficio comune e a rendicontare annualmente in maniera trasparente. Il Gruppo si è assunto l’impegno di raggiungere la neutralità carbonica entro la fine del 2035.

LE ESIGENZE  

Lo Smart Working viene inizialmente introdotto in Chiesi Farmaceutici in logica di attraction per le risorse considerate “critiche” dal Gruppo. Infatti, essendo Parma decentrata rispetto alle grandi città, offrire la possibilità di non trasferirsi stabilmente vicino la sede di lavoro era considerato un plus per i neoassunti. Nelle sperimentazioni successive e ancor di più, a seguito dell’esperienza pandemica, lo Smart Working viene visto come mezzo sia per il miglioramento del work-life balance dei dipendenti, in logica di retention e di miglioramen to della qualità del lavoro, sia per il raggiungimento di obiettivi strategici a livello aziendale in tema di sostenibilità sia individuale che organizzativa.  

 LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Lo Smart Working in Chiesi ha preso il via con alcuni progetti pilota in alcuni reparti aziendali nel 2017, con ulteriori sperimentazioni nel 2018 nelle aree Information Communication Technologies, Finance e Farmacovigilanza e la definizione di una policy rivolta a tutta la popolazione nel 2019. Questa consentiva di svolgere un giorno di lavoro da remoto a settimana per tutti i dipendenti, con estensione a due giorni per chi viveva a oltre 100 km di distanza dalla sede, alle neomamme al rientro dalla maternità e ai caregiver. Era inoltre consentita un’ulteriore estensione delle giornate di lavoro da remoto per ruoli critici, difficilmente reperibili sul mercato. Disponendo già sia di strutture tecnologiche adeguate sia di computer portatili per la totalità dei dipendenti, con l’arrivo della pandemia tutti i lavoratori con mansioni compatibili al lavoro da remoto hanno lavorato in modalità full remote . L’esperienza pandemica ha portato a una revisione della policy precedente. Dal 1° ottobre 2021, a seguito di ragionamenti interni e confronti con i sindacati, è stata ufficializzata la nuova policy, valida in tutte le sedi ed estesa a livello global, che coinvolge 1137 dipendenti su 1561, pari al 75% del totale e al 100% dei potenziali. Il progetto include anche il 53% del personale in ambito industriale. Sono esclusi di fatto i profili che richiedono una costante presenza in sede (personale di laboratorio, di manutenzione, di magazzino, addetti alla portineria e ai servizi generali, operai e impiegati coinvolti in attività di campo in area produttiva). Per queste figure, previa autorizzazione del responsabile, possono essere accordate giornate per poter effettuare specifiche attività da remoto in via informale. I lavoratori che hanno accesso allo Smart Working possono lavorare da remoto due giorni a settimana, con possibilità di definire un equilibro differente col proprio responsabile, sino a cinque giorni a settimana, tenendo in considerazione le esigenze organizzative e personali. Il nuovo progetto si basa infatti su due elementi di base: la fiducia e la responsabilità. Infatti, ogni team è libero di definire le modalità di gestione del lavoro, in una logica di lavoro per obietti e risultati e di responsabilizzazione dei singoli. È stata inoltre eliminata la timbratura per il personale di sede. Le ore di straordinario nelle giornate di lavoro in sede vengono auto dichiarate dal dipendente, approvate dal superiore e successivamente, in automatico, dall’azienda. Nel corso del 2021 è stato siglato un accordo sindacale che definisce le modalità attuative e i supporti messi a disposizione dall’azienda. L’accordo ha stabilito l’erogazione del buono pasto anche nelle giornate di lavoro da remoto nonché l’abolizione della trattenuta mensa nei giorni di presenza in sede, oltre ad esplicitare la possibilità di lavorare da remoto da qualunque luogo (purché rispondente a criteri di sicurezza) nonché a definire regole di disconnessione e di galateo nella gestione del lavoro smart. Il galateo contiene linee guida e best practice con lo scopo di evitare sovraccarichi di lavoro e difficoltà nella gestione dei confini tra vita privata e professionale. Tra queste, evitare di mandare mail fuori dall’orario di lavoro, istituire pause tra i virtual meeting (suggerendo la durata di 50 minuti) e non fissare meeting in venerdì pomeriggio. La pandemia ha dato un forte impulso alla digitalizzazione dei processi, con l’introduzione della firma elettronica e la digitalizzazione di documenti, contratti e procedure, oltre che tramite l’adozione di un gestionale HR mobile friendly. Per quanto riguarda la dotazione personale degli smart worker, ognuno ha a disposizione un pc portatile con VPN, cuffie e cavetto HDMI, oltre a software per la comunicazione e collaborazione da remoto. L’azienda garantisce inoltre convenzioni per l’acquisto a prezzo agevolato di sedute ergonomiche e monitor per la creazione di una postazione di lavoro confortevole a casa. Il gruppo ha supportato l’implementazione dello Smart Working con una formazione tecnica sull’uso dei nuovi strumenti introdotti e sul tema della cyber security. Sono inoltre state organizzate sessioni live nel 2019 sull’utilizzo e potenzialità delle nuove tecnologie. Il team HR ha poi direttamente gestito una formazione “soft” per la promozione di una cultura smart, in cui sono stati esposti gli obiettivi e i benefici della nuova modalità di lavoro e sono stati condivisi i principi alla base del progetto (fiducia, responsabilità e lavoro per risultati), oltre a corsi per la gestione del tempo nelle giornate di lavoro da remoto. Inoltre, nel catalogo di formazione manageriale, è stato introdotto un corso dedicato ai manager sulla gestione di team virtuali. L’intero percorso è stato accompagnato da un piano di comunicazione per informare la popolazione aziendale tramite intranet aziendale e mass mail, con istruzioni e FAQ per familiarizzare con le novità introdotte e comprendere le nuove linee guida. L’esperienza ha portato a un ripensamento anche del modo di vivere la sede. Nel nuovo Headquarters, inaugurato nel 2020, è stata introdotta la logica del desk sharing in alcune aree, con un progetto pilota su 188 dipendenti che permette di prenotare una postazione tramite app. Gli ambienti sono differenziati in logica activity-based e tra gli ambienti a disposizione vi sono spazi all’aperto con copertura Wi-Fi per permettere alle persone di lavorare negli spazi esterni, spazi dove poter fare attività fisica, con docce e spogliatoi, e un intero padiglione dedicato allo svago e ad attività ricreative. Quest’ultimo padiglione, rimasto inutilizzato in periodo emergenziale, verrà a breve riattivato, anche per incentivare il rientro in sede dei dipendenti. La sede è dotata di tecnologie per la collaborazione ibrida e risponde ad elevati standard di sostenibilità, avendo ricevuto le certificazioni Leed Platinum e Better Building.  

I BENEFICI  

Dall’avvio del nuovo progetto, l’organizzazione ha registrato miglioramenti sul tasso di assenteismo e di turnover. Il Gruppo ha osservato anche un miglioramento della produttività. Una survey di soddisfazione ha mostrato che i dipendenti sono molto soddisfatti di questa nuova modalità di lavoro sia per l’aumento della flessibilità che delle responsabilità assegnate ai singoli. Dal punto di vista della sostenibilità ambientale, il Gruppo punta a diminuire del 10% le emissioni di CO2 sia tramite la riduzione della presenza in sede dei dipendenti, sia attraverso il “piano di spostamento casa-lavoro”, che prevede la promozione dei mezzi pubblici, il car pooling aziendale e l’istituzione di un servizio di navetta aziendale. Come effetto sul territorio, si riscontra un minore traffico nei dintorni della sede aziendale e una migliore distribuzione dell’economia soprattutto nei centri abitati grazie alla possibilità di utilizzare i ticket presso locali di prossimità delle abitazioni dei dipendenti.