L’ORGANIZZAZIONE

Aon Italia S.r.l. è la branch italiana di Aon plc, che opera a livello mondiale nel settore della consulenza, nell’intermediazione assicurativa e riassicurativa. Per il gruppo lavorano 50.000 dipendenti, presenti in più di 120 Paesi. In Italia l’azienda conta 1600 dipendenti distribuiti in 26 città.

 LE ESIGENZE

L’iniziativa di lavoro agile in Aon nasce con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione sotto diversi punti di vista. Operare in modo smart per l’azienda significa migliorare l’efficienza e la sostenibilità aziendale, ma anche migliorare l’esperienza dei collaboratori al fine di aumentare l’engagement e la diffusione dei valori aziendali, con il fine ultimo di creare valore per i propri clienti e garantire un servizio di qualità.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’iniziativa di Smart Working di Aon è stata avviata nel 2017 e si è sviluppata nel tempo con l’attivazione di diversi progetti. Prima della pandemia, tutti i dipendenti dell’organizzazione potevano usufruire di circa due giorni di lavoro da remoto a settimana. L’esperienza maturata nei primi anni del programma si è dimostrata un grande vantaggio, soprattutto nelle primissime fasi della pandemia: l’azienda si è fatta trovare pronta, anche in termini di dotazione tecnologica, fattore che ha permesso di implementare il regime full remote imposto dall’emergenza pandemica senza troppe criticità.

Ad oggi l’iniziativa – definita tramite accordi collettivi diversi a seconda del Paese – riguarda il 100% della popolazione aziendale. Ad eccezione di 40 telelavoristi (contraddistinti da regole più rigide), tutti gli altri collaboratori sono completamente liberi di decidere ogni settimana se frequentare o meno l’ufficio, con un orario flessibile ma nel rispetto del servizio al cliente. L’unico vincolo è rappresentato dalla possibilità per i manager di richiedere la presenza fisica delle persone che coordinano fino ad un massimo di un giorno alla settimana, diritto che risulta tuttavia scarsamente utilizzato: i manager sono incoraggiati a responsabilizzare le risorse per far sì che ci sia autonomia nel capire quando è il momento di recarsi in sede, e per avere un giusto equilibrio tra collaborazione fisica e virtuale. La frequentazione delle sedi osservata nell’immediato periodo post-pandemico si attesta intorno al 35% (circa un giorno e mezzo a persona), con differenze in base alle aree geografiche, con frequentazione più alta nelle cittadine piccole, più bassa invece nelle città. Aon prevede inoltre la possibilità di lavorare dall’estero per lunghi periodi, fino ad un massimo di 30 giornate continuative, analizzando ogni richiesta singolarmente e stipulando accordi speciali. Allo stesso modo, i dipendenti hanno la possibilità di lavorare per alcuni mesi da regioni diverse rispetto a quella dell’ufficio di riferimento.

Oltre alla flessibilità di luogo, l’organizzazione garantisce flessibilità oraria ai propri dipendenti, per i quali è stato eliminato l’obbligo di timbratura. La giornata viene definita sulla base degli obiettivi da raggiungere, lasciando autonomia nella gestione delle attività lavorative e personali. Al fine di garantire completa flessibilità, l’azienda ha reso gli uffici accessibili 365 giorni all’anno, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, specialmente per figure professionali particolari, che lavorano nei weekend o nelle ore notturne. In quest’ottica, gli straordinari vengono concessi solo su richiesta e le figure che ricoprono ruoli apicali (dai dirigenti in su) sono totalmente autonome nel definire la quantità e le tempistiche con cui consumare le ferie. Inoltre l’azienda prevede che durante il periodo estivo non si lavori il venerdì pomeriggio.

Tra le iniziative che definiscono il programma di Smart Working, grande peso è attribuito alle politiche di welfare. Il programma di Mobility permette di poter usufruire di servizi aziendali di sharing di automobili e biciclette elettriche. Questo tipo di politiche si estende anche al tema della salute dei dipendenti. Dal punto di vista della salute fisica, Aon offre servizi assicurativi extra per il supporto medico; per quanto riguarda la salute psicologica, sono offerte ore di supporto psicologico e percorsi specifici per la gestione dei cambiamenti o delle problematiche familiari. Diverse iniziative sono indirizzate alle famiglie dei collaboratori, supportando chi ha figli o ha genitori anziani/persone a carico in ottica di inclusione. Inoltre, con un programma di stock option l’azienda distribuisce gratuitamente azioni del gruppo (in funzione dei risultati) ai dipendenti, per far sì che tutti siano orientati all’attenzione verso l’azienda.

La dotazione tecnologica a supporto dello Smart Working presta particolare attenzione al tema della sicurezza e della protezione dei dati. L’azienda ha introdotto schermi e accessi protetti, per consentire ai dipendenti di lavorare anche da luoghi pubblici o sui mezzi di trasporto. In aggiunta, importanti investimenti sono stati fatti per automatizzare i servizi di distribuzione dei pasti, di help desk e le aree break. I servizi di booking degli spazi interni, di catering e lunch sono erogati attraverso un’applicazione unica, che consente inoltre di organizzare le trasferte e richiedere, per esempio, rimborsi. Aon si è impegnata nel migliorare l’esperienza dei dipendenti sia in ufficio che da remoto, non solo fornendo strumenti tecnologici ma anche supportando la creazione di una postazione confortevole da remoto.

Parallelamente, è stato avviato un ampio progetto di revisione degli spazi interni della sede, in collaborazione con Il Prisma. Gli ambienti sono stati riprogettati in logica activity-based, puntando principalmente sulla creazione di spazi per la collaborazione. La ristrutturazione è avvenuta in termini dimensionali, di location e di stile degli arredi, con un uso sapiente di materiali e colori per favorire il benessere e la produttività individuale e di team. La sede prevede anche una palestra interna, che verrà riaperta a breve per rendere l’ufficio ancora più attrattivo.

Nonostante il programma di Smart Working fosse attivo dal 2017, importanti attività di change management e valutazione delle performance sono state attuate soprattutto dopo lo scoppio della pandemia, con l’avvio di training sul lavoro per obiettivi rivolti a tutta la popolazione aziendale. A supporto di questa iniziativa è stata inoltre introdotta un’applicazione, che consente ad ogni dipendente di accedere agli obiettivi dell’anno e alla review semestrale, oltre che di formalizzare la richiesta di feedback e valutazioni da parte del manager anche in corso d’anno. Questo ha permesso all’organizzazione di raccogliere grandi quantità di dati da analizzare. La convinzione della necessità di un temporaneo ritorno in ufficio ha portato l’azienda ad attivare il programma “Return to office”, con l’obiettivo di recuperare i momenti di conoscenza fisica e di engagement delle risorse.

Occasioni facilitate dalle convention aziendali e dalle attività ludiche, sportive e culturali proposte all’interno dell’ufficio (o nei suoi pressi) per sviluppare idee, relazioni e creatività. L’azienda mira inoltre a diventare sostenibile su tutti i fronti: è stato attivato un programma di azzeramento dell’impronta di emissioni (attraverso il cambio di fornitori d’energia, l’utilizzo di macchine elettriche e programmi di compensazione delle emissioni internazionali); ugualmente sono state introdotte delle linee guida e iniziative per favorire la diversity&inclusion sia a livello di fornitori che partner.

I BENEFICI

Nonostante l’organizzazione fosse già abituata allo Smart Working, l’arrivo della pandemia ha fatto temere una perdita di produttività, timore tuttavia smentito dall’analisi dei principali indicatori di performance, che hanno evidenziato un incremento della produttività del 30%.