Con il progetto “People” ASL Roma 1 digitalizza i processi HR ed efficienta la sorveglianza sanitaria

AZIENDA

La ASL Roma 1 è un soggetto giuridico pubblico, nato il 1° gennaio 2016 a seguito della fusione tra la ASL Roma A (che si occupava del Municipio I, II, III e IV) e la ASL Roma E (che si occupava del Distretto I, II e III), che dal 1° gennaio 2015 aveva già incorporato l’Azienda Ospedaliera San Filippo Neri. La ASL ha come scopo la promozione e la tutela della salute, sia individuale che collettiva, della popolazione residente e comunque presente a qualsiasi titolo nel proprio ambito territoriale, per consentire la migliore qualità di vita possibile, garantendo i livelli essenziali di assistenza, definiti dal Servizio Sanitario Nazionale e Regionale. Nello specifico, la ASL Roma 1 organizza e gestisce i servizi e le prestazioni di prevenzione, di cura e riabilitative, prodotte ed erogate nel rispetto dei principi di equità, appropriatezza e sulla base delle più moderne conoscenze tecnico-scientifiche. L’Azienda concorre, inoltre, alla realizzazione della più vasta missione del Servizio Sanitario della Regione Lazio, anche integrando i servizi sociali e socio-assistenziali del Comune di Roma e dei Municipi di riferimento, per quanto espressamente previsto o delegato.

L’ESIGENZA

A seguito della pandemia, ASL Roma 1 ha iniziato ad affrontare un momento di grande trasformazione in cui la leva del digitale si è dimostrata vincente per raggiungere efficacemente il bacino dei suoi utenti con nuovi servizi avanzati e multicanale. Da qui la consapevolezza da parte della Direzione che il digitale avrebbe potuto rappresentare un mezzo per raggiungere più facilmente anche i propri collaboratori interni, attivando nuove modalità di interazione e di comunicazione tra la struttura organizzativa e tutte le figure aziendali: amministrative e sanitarie. L’esigenza primaria era quella di mettere a disposizione delle persone strumenti che permettessero loro di usufruire di alcune attività HR in ottica “self-service”, velocizzando, efficientando e rendendo più trasparenti i processi. Precedentemente all’avvio del progetto, infatti, in ASL Roma 1 l’unico servizio a disposizione del personale consisteva esclusivamente in un portale intranet, accessibile solo in presenza, dagli uffici dell’Ente, difficilmente utilizzabile in tempo di pandemia e con il diffondersi di nuove modalità di lavoro da remoto. Accanto a queste esigenze, anche la forte necessità di introdurre un nuovo sistema di verifica degli accessi alle strutture dell’Ente e di controllo del Green Pass dei collaboratori.

IL PROGETTO

In risposta a tutte queste esigenze, ASL Roma 1 ha dato il via al progetto “People” e all’introduzione ad ottobre 2021 di un ecosistema digitale e multicanale a supporto di diverse attività raggruppabili in tre grandi macro-aree: i processi amministrativi, i processi di sorveglianza sanitaria e di comunicazione interna. Per fare ciò, ASL Roma 1 ha introdotto, grazie alla collaborazione con I-Tel, una piattaforma digitale e un’app mobile accessibili da tutti i propri collaboratori. In merito alle attività amministrative, la nuova piattaforma dà la possibilità di espletare in autonomia una serie di procedure, sia più tradizionali che con riferimento alle nuove modalità di lavoro dettate dalla pandemia. Tra le funzionalità che rientrano in quest’area, la timbratura virtuale delle presenze, la possibilità di comunica re direttamente dalla piattaforma le assenze non pianificate, richiedere ferie e permessi, definire i cambi turno direttamente con i propri colleghi, rendicontare le attività sul territorio (per gli infermieri, gli ispettori e i veterinari) e, infine, gestire le richieste di lavoro da remoto. La seconda grande area di intervento del progetto “People” ha riguardato l’ambito della sorveglianza sanitaria interna. La struttura si è dotata di un sistema di controllo degli accessi alle proprie strutture, che permettessero di verificare in maniera veloce e contestuale il possesso delle certificazioni richieste da parte di tutti i collaboratori. Grazie al modulo di gestione accessi, il dipendente può ora attestare, in maniera facile e compliance alle normative vigenti, il possesso del Super Green Pass in corso di validità. L’azienda procede quindi all’autorizzazione dell’accesso alle strutture, permettendo la timbratura del badge aziendale. Oltre alle attività puramente di sorveglianza, ASL Roma 1 ha inserito sulla piattaforma la possibilità per i collaboratori di prenotare in autonomia una serie di servizi, come i tamponi rapidi antigenici, i test molecolari e le vaccinazione anti-Covid. L’esito dei test e dei tamponi viene poi segnalato al collaboratore tramite l’applicazione e in caso di esito positivo viene automaticamente prenotato un test molecolare di controllo. I servizi di prenotazione di tamponi e test sono aperti, tramite applicazione web, anche a tutte quelle figure che pur non essendo dipendenti diretti dall’ASL, a vario titolo operano all’interno delle sue strutture, come ad esempio gli addetti alle pulizie, i manutentori e i barellieri. In merito alle funzionalità della piattaforma dedicate alla comunicazione interna, ASL Roma 1 ha strutturato un processo a doppia interfaccia denominato “Contatta”. Da un lato, un back-office amministrativo incaricato della gestione delle comunicazioni da pubblicare sulla piattaforma con la possibilità di decidere se comunicare con la totalità dei collaboratori, oppure con uno specifico target di persone. Dall’altro lato, il front-end, rappresentato da una sezione dedicata dell’app, da cui i collaboratori ricevono e fruiscono le comunicazioni. Per il personale dipendente sono attive le notifiche push che segnalano i nuovi messaggi, mentre l’amministratore dispone delle statistiche di lettura delle comunicazioni, potendo controllare se la comunicazione sia stata aperta o meno dal collaboratore. Oltre al modulo “Contatta”, la comunicazione interna si è arricchita con la predisposizione sulla piattaforma di una sezione dedicata alla segnalazione attiva di problemi e anomalie rilevate in struttura o nei processi operativi o amministrativi da parte dei dipendenti.

I RISULTATI

 Il progetto “People” ha permesso di ottenere innumerevoli benefici. In primis, l’efficienza dei diversi processi, tracciandone il flusso dei dati, automatizzando le attività più routinarie e riducendo il rischio di errore umano. Tutti i processi descritti vengono ora gestiti al 100% in modalità digitale, abbattendo i tempi di esecuzione materiale e riducendo il numero di personale amministrativo coinvolto. Questo ha permesso di ottenere un altro beneficio, ossia l’emersione di un potenziale “nascosto” delle persone prima coinvolte a pieno nelle attività amministrative a poco valore aggiunto, le quali hanno beneficiato del tempo liberato per dedicarsi ad attività più strategiche. In maniera speculare, il coinvolgimento diretto delle persone nei processi a loro rivolti, ha aumentato il loro senso di responsabilità e di ingaggio. Ciò ha rappresentato un vantaggio sia in termini di soddisfazione del dipendente, che di valorizzazione delle risorse umane per l’ASL. Attraverso il lavoro di potenziamento dei canali comunicativi da e verso la struttura sanitaria, è stato poi costruito un filo diretto con tutto il personale, per rendere immediatamente fruibili comunicazioni, procedure, circolari, normative, eventi o corsi di formazione. Gestire in multicanalità gli accessi dei dipendenti, le comunicazioni profilate e le campagne di prevenzione (vaccinale e diagnostica), ha permesso poi di agire sull’inclusione di tutte le persone, che ora vengono raggiunte più facilmente dalla comunicazione e rese partecipi in prima persona dei processi che le riguardano. Inoltre, aver messo a disposizione delle persone servizi per la loro salute ha aumentato la percezione del senso di vicinanza dell’organizzazione nei confronti dei propri collaboratori, in un momento di forte bisogno di sicurezza e di supporto, con benefici in termini di engagement e fidelizzazione dei collaboratori. In particolare, il modulo “Contatta” ha permesso di comunicare in modo tempestivo e personalizzato le informazioni in base all’utente di riferimento, e questo in tempi di pandemia, isolamento e distanziamento ha rappresentato un notevole vantaggio.

GLI SVILUPPI FUTURI

Il progetto “People” è ancora in corso e prevede un’importante serie di migliorie e di implementazioni future. Sulla parte amministrativa, risulta ora prioritario lavorare all’implementazione del modulo dedicato a gestire gli scambi di turno tra colleghi, in un più ampio sistema in grado di controllare le mansioni e i riposi e le relative comunicazioni con i responsabili. Un altro modulo in via di sviluppo è quello relativo alla “Pronta Disponibilità Ospedaliera”, ossia la procedura per chiamare il personale medico reperibile di notte o nei festivi, che verrà gestita dalla piattaforma in automatico. Sul lato tecnico, l’obiettivo è adottare il riconoscimento semantico tramite Intelligenza Artificiale per arricchire e sviluppare ulteriormente i canali chatbot e voicebot. Questi strumenti saranno collegati al canale Telegram di ASL Roma 1 e permetteranno al collaboratore di segnalare eventuale malattia o richiesta di ferie lasciando un semplice messaggio (vocale o scritto). In tutti gli sviluppi futuri e le successive implementazioni, i principi guida del progetto resteranno quelli di Prossimità, Inclusione e Accoglienza della persona. “People” rappresenta un investimento di lungo periodo che guarda anche al post pandemia: l’esigenza di semplificare le interazioni tra struttura sanitaria e dipendenti, mediante soluzioni tecnologiche multicanale che ne ottimizzino i processi e ne garantiscano la sostenibilità, rimane, al di là delle necessità dettate dall’emergenza pandemica.