AZIENDA

Autoguidovie, società fondata a Piacenza nel 1908, è la prima azienda a capitale privato italiano del TPL automobilistico e tra i primi 20 gestori in Italia. Con oltre 1.000 collaboratori, una flotta di 777 mezzi e 24 milioni di passeggeri l’anno, è oggi presente direttamente o tramite società controllate, gestite, partecipate, o in Associazioni Temporanee di Impresa (ATI) in Lombardia, Emilia Romagna, Veneto e Piemonte. Autoguidovie è un operatore leader nei servizi su gomma nel Centro-Nord Italia e considera la qualità del servizio, la passione per il mestiere, l’orientamento al cliente, la responsabilità personale e sociale, l’innovazione e la trasparenza i suoi valori aziendali fondanti.

L’ESIGENZA

Per Autoguidovie la sostenibilità rappresenta una leva strategica per creare valore nel lungo periodo. Con questa convinzione l’azienda, a partire dal 2017, ha iniziato a redigere il Bilancio di Sostenibilità, il report che individua risultati ed effetti delle prestazioni aziendali, declinati secondo le tre dimensioni della sostenibilità, sociale (clienti e collaboratori), ambientale ed economica. In particolare, in merito alla responsabilità sociale, la politica di Autoguidovie si impegna a mettere al centro le persone, offrendo servizi caratterizzati da standard di qualità elevata sia ai propri clienti che ai propri i collaboratori. Consapevole che da una migliore employee experience deriva anche una migliore customer experience, l’azienda ha quindi percepito l’esigenza di ridefinire le attività dell’Area HR, fino ad allora gestite prevalentemente in modalità analogica e non integrata tra loro. Da qui la volontà di creare un unico ecosistema digitale per gestire più efficacemente i processi HR e offrire ai propri collaboratori servizi a maggior valore. Il progetto intende migliorare diversi ambiti: la comunicazione, soprattutto con la parte di popolazione “viaggiante” (pari all’85,8% del totale), creando un flusso comunicativo e di collaborazione costante con le persone; l’immagine che l’organizzazione trasmette di sé stessa ai propri collaboratori, offrendo loro servizi più innovativi ed efficienti; la strategicità dell’Area HR, allineando gli obiettivi di quest’ultima a quelli del business e fornendogli supporto attraverso l’elaborazione dei dati e delle informazioni dei collaboratori; la diffusione di una cultura orientata alla sicurezza delle informazioni e alla compliance rispetto alla normativa sul trattamento dei dati.

IL PROGETTO

Il progetto “Viaggiamo insieme” di Autoguidovie, iniziato a settembre 2020, prevede l’adozione di un’unica piattaforma integrata e altamente customizzata per la gestione dei processi HR dell’azienda. Attraverso la collaborazione con Zucchetti, l’azienda ha digitalizzato molte fasi dell’employee journey, dalla selezione all’onboarding, dalla formazione alla valutazione. Tutti i moduli sono stati avviati contemporaneamente con la messa a regime prima di quelli più prioritari. Il primo modulo adottato dall’azienda è stato quello relativo al processo di selezione. Prima dell’implementazione, questa fase veniva gestita prevalentemente attraverso modalità offline, la pagina “lavora con noi” veniva utilizzata solamente per le candidature spontanee, mentre il job posting era gestito tramite portali esterni. Per migliorare l’esperienza del candidato, ma anche per far fronte ad un efficien tamento interno in risposta all’alto turnover che caratterizza la popolazione “viaggiante”, è stata creata una career page sul sito aziendale. Da qui inizia il journey dei candidati che entrano in contatto con l’azienda, reperiscono le prime informazioni sui valori e sulla cultura di Autoguidovie, si registrano al portale e si candidano alle posizioni aperte. Il form di candidatura si suddivide in due sezioni, una dedicata al personale viaggiante (conducenti) e una per il personale corporate. Tutti i candidati possono caricare in autonomia i documenti richiesti, come il proprio CV, le informazioni anagrafiche e, per il personale viaggiante, patenti e relativi certificati. Il portale, abilitato da un sistema di intelligenza artificiale, permette, soprattutto per la selezione dei conducenti (data l’oggettività dei criteri associati all’idoneità al ruolo), la lettura automatica dei documenti attraverso l’analisi semantica e la definizione di un ranking dei profili candidati, sulla base della rispondenza tra le loro caratteristiche e titoli e le posizioni ricercate. Sulla piattaforma, inoltre, sono stati integrati anche i test MMPI, test di personalità a cui sottoporre tutti i candidati, definiti dall’azienda in collaborazione con l’università di Padova. Ai recruiter il portale permette quindi di ricevere il ranking dei candidati più in linea con la posizione ricercata e di visionare da un unico punto di accesso tutte le informazioni e i risultati dei test svolti. Inoltre, è prevista anche la possibilità di condurre analisi e ricerche attive utilizzando delle “parole chiave” e attivando dei filtri avanzati sull’intero database. Il modulo permette, infine, di attivare dei canali di comunicazione diretta con i candidati, richiedendo loro il caricamento di ulteriori documenti oppure invitandoli al colloquio. Successivamente all’esito positivo della selezione, inizia l’employee journey del nuovo collaboratore. La persona viene accompagnata all’interno dell’azienda attraverso l’onboarding digitale tramite la piattaforma e si procede con l’attivazione automatica di ulteriori moduli: recruiting, formazione e valutazione delle prestazioni, Safety, con cui vengono assegnati i corsi di sicurezza obbligatori per la mansione di riferimento, Paghe e DPI (dispositivi di protezione individuale). Tutti i moduli della piattaforma risultano perfettamente integrati tra loro e collegati all’anagrafica del collaboratore, creata in fase di assunzione. Per facilitare la comunicazione con il personale viaggiante e dar la possibilità di accedere ai servizi HR in maniera self-service, Autoguidovie ha poi caricato sugli smartphone aziendali in dotazione a tutti i conducenti un app tramite cui pubblicare comunicazioni e circolari (con notifiche di presa visione), il calendario dei turni, il cedolino paga, la documentazione personale, i corsi di formazione e le convocazioni alle visite mediche. Il collaboratore può quindi accedere in autonomia al tool tramite i propri dispositivi, per segnalare la sua presenza, visionare e concordare modifiche al calendario turni e tenersi aggiornato con le scadenze e le comunicazioni aziendali. Grazie all’integrabilità dei moduli della piattaforma, i collaboratori possono visualizzare e prenotare in autonomia sia le visite mediche richieste dall’azienda, sia i programmi di formazione erogati da enti esterni.

I RISULTATI

Il progetto di Autoguidovie sta portando diversi benefici. In termini di miglioramento dei processi, la digitalizzazione e l’integrazione dei diversi moduli ha ridotto le inefficienze legate all’uso di metodi di gestione ancora tradizionali (come i fogli di calcolo e la comunicazione via mail) e permesso la sburocratizzazione delle diverse attività. Le informazioni e i dati disponibili sono ora gestibili e fruibili in maniera più trasparente, con la diminuzione del 100% degli errori dovuti al passaggio tra più sistemi e nella gestione documentale e l’aumento dei benefici attesi (ad esempio l’aumento del 300% dei CV lavorabili). In termini di sostenibilità ambientale, coerentemente con quanto stabilito nel Bilancio, l’azienda è ora in grado di ridurre l’utilizzo della carta stampata dell’80% e, in termini di sostenibilità sociale, di garantire la compliance rispetto al trattamento dei dati dei collaboratori al 100% e un miglioramento della sorveglianza sanitaria sulla popolazione aziendale (con l’aumento delle visite mediche del 30%). L’adozione dell’applicativo mobile, inoltre, permette di ottenere benefici anche in termini di engagement: è aumentato il senso di appartenenza del personale viaggiante, che per sua caratteristica non riusciva a identificarsi a pieno nella “sede aziendale”, e più in generale il coinvolgimento di tutti i collaboratori di Autoguidovie. Il progetto ha poi rappresentato una sperimentazione di pratiche innovative, come la collaborazione con l’Università di Padova per la definizione dei test psicologici a cui sottoporre i candidati in fase di selezione.

GLI SVILUPPI FUTURI

Autoguidovie continuerà a sviluppare la soluzione digitale, lavorando sulle implementazioni di altre funzionalità e moduli. In particolare, nei prossimi mesi si procederà ad integrare la firma digitale dei documenti del personale tramite SPID e a predisporre un uso anche mobile, attraverso l’app, della totalità delle funzioni della piattaforma. Un altro sviluppo su cui l’azienda sta già lavorando riguarda un utilizzo ancora più spinto dell’intelligenza artificiale in ambito recruiting e di sicurezza sul lavoro. Resta poi da arricchire il modulo formazione: l’idea è infatti quella di espanderlo ad altri corsi, rendendo disponibile un catalogo formativo sulle competenze “soft” e trasversali, i cui corsi vengano di volta in volta suggeriti al collaboratore in maniera personalizzata. Il modulo dedicato alla formazione sarà poi collegato anche a quello relativo alla valutazione delle performance e all’assegnazione degli obiettivi individuali. Infine, la volontà da parte di Autoguidovie di estendere l’utilizzo della nuova piattaforma e dell’app anche a tutte le altre aziende del proprio gruppo che, ad oggi, presentano ancora un’infrastruttura IT e software gestionali propri. In questo modo sarà possibile avere una visione integrata e molto più completa di tutte le risorse impiegate in Autoguidovie.