L’ORGANIZZAZIONE  

Siemens è una multinazionale attiva in tutto il mondo, ope­rativa nelle aree delle infrastrutture intelligenti per edifici e sistemi energetici distribuiti, automazione e digitalizzazione nell’industria di processo e manifatturiera, e della mobilità. Attiva in Italia da metà 1800 e con una propria società locale dal 1899, l’azienda è una delle maggiori realtà industriali del nostro Paese e ad oggi conta 2700 dipendenti. Il quartier generale in Italia si trova a Milano, nel campus aziendale denominato Casa Siemens.  

LE ESIGENZE  

L’esigenza di un cambiamento culturale che privilegiasse gli obiettivi da raggiungere, piuttosto che le ore lavorate, incen­tivando la flessibilità di scegliere luogo e tempo per lavorare e la responsabilità hanno portato Siemens a introdurre, già dal 2011, una nuova filosofia lavorativa, concretizzata nel progetto di Smart Working “Siemens Office”, che si è evoluto nel tempo per adattarsi alle diverse esigenze dell’azienda e dei suoi collaboratori. Ad oggi, l’obiettivo di Siemens è indi­viduare le nuove frontiere dello Smart Working, per realiz­zare un lavoro ibrido e sempre più digitale, preparandosi al futuro post-pandemico.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

 Il progetto di Smart Working, avviato nel 2011 ha coinvol­to una platea di 1700 dipendenti^¹ è stato successivamente ufficialmente formalizzato nel 2017 attraverso un accordo sindacale ratificato in Assolombarda, in base al quale è stato definito come modalità lavorativa di riferimento per oltre 2000 collaboratori. Dal 1° gennaio 2018 flessibilità e respon­sabilizzazione delle persone sono i cardini del lavoro agile in Siemens.  Durante la fase sperimentale l’adesione all’iniziativa era volontaria e le persone che partecipavano erano dotate di strumenti e device per lo svolgimento delle attività lavora­tive, nello specifico dispositivi quali smartphone, computer portatile e cuffie e tool di collaborazione. Inoltre, l’azienda prevedeva – e prevede tuttora – il rimborso dell’80% del costo della connessione internet. Per accompagnare i col­laboratori verso il cambiamento culturale, fin da subito l’introduzione del lavoro smart è stata supportata da un programma di formazione che ha previsto corsi su compe­tenze manageriali per i responsabili e il potenziamento delle soft skills per i collaboratori. Un importante passaggio nel processo culturale è stata anche l’introduzione di un sistema di raggiungimento e monitoraggio degli obiettivi. A queste  azioni si è aggiunta la ridefinizione degli spazi fisici delle sedi per abilitare una modalità di lavoro smart anche quando si lavora in ufficio. Con l’inaugurazione del nuovo quartier generale nel 2018, Casa Siemens, si è passati infatti da una configurazione degli spazi che prevedeva molti open spa­ce, ma con ancora diversi uffici chiusi e scrivanie personali a un layout costituito, oltre che da open space, da spazi ad hoc progettati per soddisfare esigenze lavorative specifiche secondo l’approccio dell’activity-based working²  Parallelamente, sono state realizzate alcune iniziative per promuovere un modello di Leadership basato sulla fiducia.  Essendo già abituati a lavorare per obiettivi e pronti dal punto di vista tecnologico, le modalità di lavoro smart sono proseguite con la pandemia. A partire dal 24 febbraio, ovvero poche ore dopo l’individuazione del primo caso italiano a Codogno, 3000 persone hanno potuto lavorare da remoto con oltre 2000 connessioni giornaliere perfettamente funzionan­ti. Dal momento che i processi dello Smart Working erano già consolidati per la maggior parte della popolazione aziendale, ciò ha permesso di garantire la continuità del business, nel rispetto delle normative vigenti e tutelando la salute dei lavoratori.  In emergenza, Siemens ha messo al centro le persone, con una serie di iniziative: comunicazione quotidiana a tutti da parte del Comitato di crisi, rafforzando il senso di apparte­nenza, programmi di formazione online per manager e col­laboratori incentrati su come mantenere una relazione in un ambiente virtuale, come essere leader e collaborare virtual­mente, come raggiungere l’equilibrio tra lavoro e vita privata durante il lockdown, ecc. Sono state erogate survey anonime di clima interne per monitorare il benessere dei lavoratori. I risultati sono stati estremamente positivi, infatti, i dipen­denti hanno fortemente apprezzato la gestione del lavoro e le misure adottate dall’azienda durante la fase pandemica con livelli di “accordo”/”forte accordo” vicini o superiori al 90% per domande orientate a sondare questi aspetti. E sono state effettuate anche indagini indipendenti che hanno fatto emergere ad esempio anche il bisogno di condivisione e scambio di idee tra i dipendenti, mettendo in evidenza come la sede di lavoro sia considerata un importante luogo di interazione, scambio e collaborazione. Ciò anche grazie alla presenza di spazi accoglienti, che dimostrano che lavoro in presenza rimarrà comunque un elemento importante anche nel futuro, grazie al fondamentale ruolo degli spazi nel trasmettere i valori dell’azienda e creare senso di appar­tenenza. In aggiunta, durante la pandemia sono stati orga­nizzati training online con consulenti esterni sulla tematica delle emozioni, per aiutare i dipendenti a gestire il periodo di emergenza e sviluppare importanti soft skills, oltre che diversificati servizi di supporto, anche psicologico.  Le persone hanno quindi saputo prontamente adattarsi all’e­mergenza sanitaria, tuttavia il repentino cambiamento delle modalità di lavoro hanno avuto una ripercussione sull’ap­proccio allo Smart Working. Se precedentemente i dipenden­ti usufruivano della flessibilità accordata principalmente in maniera orizzontale, ovvero gestendo in modo flessibile gli orari di entrata ed uscita, a seguito della pandemia il tema della flessibilità di luogo è maggiormente avvertito e le per­sone preferiscono lavorare da remoto per almeno 1/2 giorni a settimana. La possibilità di lavorare da remoto è stata maggiormente apprezzata dai dipendenti delle fasce d’età mediane e con figli, rispetto ai colleghi più giovani o più anziani che si sono sempre mostrati più propensi al lavoro in sede. Nonostante queste tendenze, la volontà di Siemens è quella di non introdurre regole rigide sul numero di giorni da svolgere in sede, lasciando piena libertà ai dipendenti, dando loro la possibilità di gestirsi in piena flessibilità e responsa­bilizzandoli. Ad oggi, all’interno dell’azienda nessuno ritiene necessaria la presenza in ufficio come prerequisito per la produttività e la valutazione della performance, consideran­do anche che durante la pandemia non si è registrato nessun calo del fatturato.  In Siemens il concetto di lavoro si è evoluto nel tempo, passando da una visione tradizionale a un’organizzazio­ne del lavoro basata sulla massima flessibilità. Il prossimo passo nel percorso intrapreso dall’azienda è il rafforzamento del cambio culturale che possa consolidare la cultura della collaborazione riportando al centro il concetto di “workspa­ce”. L’idea è di superare il confine tra fisico e virtuale grazie all’adozione di nuove tecnologie e di concepire lo spazio di lavoro come un ambiente fluido, senza distinzione tra lavoro in presenza e lavoro da remoto. Per raggiungere questo obiettivo è necessario migliorare le infrastrutture IT e andare oltre il binomio ufficio-casa, favorendo nuovi ambienti per il lavoro (ad es. spazi di co-working). Inoltre, per una efficace implementazione del workspace fluido, è necessario coinvol­gere tutte le persone, adottando nuove modalità di collabo­razione virtuale e asincrona che permettano di svolgere il lavoro in modalità ibrida.  Infine, il tema della leadership sarà essenziale per diffondere consapevolezza tra i collaboratori. Il leader dovrà adattarsi alle nuove modalità lavorative, integrando le competenze necessarie per poter coinvolgere team liquidi senza perdere il proprio ruolo ma sapendo creare spirito di squadra e una mentalità volta al continuo miglioramento.  Per mettere in pratica questo cambio culturale l’azienda ha individuato un gruppo pilota di 150 persone per i quali saranno organizzati dei workshops per. Esplorare la nuova normalità, e come possiamo incrementare la flessibilità nello svolgimento dell’attività lavorativa, aumentare l’attrattività e la competitività della nostra azienda e migliorare il benes­sere dei collaboratori. Oltre alla formazione, per raggiunge­re questo obiettivo, è necessario ingaggiare responsabili e dipendenti in prima persona, creando momenti di confronto dedicati allo scambio di idee ed emozioni.  

I BENEFICI ATTESI  

La filosofia adottata da Siemens ha da sempre permesso a tutti i dipendenti di beneficiare della massima flessibilità organizzativa, conciliando così la vita privata e lavorativa in base alle proprie esigenze. Grazie ai corsi di formazione sulle competenze manageriali e le soft skills, si è consolidato un modello di lavoro basato sugli obiettivi che ha permesso di aumentare la responsabilizzazione sia del dipendente che del referente, favorendo trasparenza e fiducia nei rapporti lavorativi. Infine, la riprogettazione degli spazi e l’utilizzo di una rete intelligente per la gestione dei flussi energetici nelle sedi hanno portato alla riduzione di oltre il 60% delle emissioni di CO₂ e quindi anche risparmi in termini di costi di gestione.  

1. Per maggiori dettagli sull’avvio del progetto di Smart Working, consultare il seguente link: https://www.osservatori.net/it/prodotti/formato/business-case/ siemens-office ,
2. Per un approfondimento sugli spazi di lavoro e sulle iniziative per la loro gestione per l’emergenza COVID-19, consultare il seguente link: https://www. osservatori.net/it/prodotti/formato/business-case/smart-working-siemens-business-case .