L’ORGANIZZAZIONE  

Net Insurance è una compagnia assicurativa che offre solu­zioni di protezione dedicate alla persona, alla famiglia e alla piccola e media impresa. Con sede a Roma, l’azienda conta 120 dipendenti.  

LE ESIGENZE  

Il progetto di Net Insurance si fonda sulla volontà di imple­mentare un modello lavorativo flessibile, innovativo, efficace ed efficiente, promuovendo il concetto di work-life balance. Per raggiungere questo obiettivo, l’azienda si è focalizzata su tre aspetti principali: a) cultura e comportamento, b) dimen­sione tecnologica e c) spazi aziendali. Per quanto riguarda il primo aspetto, si è evidenziata l’esigenza di agire sulle persone per orientarle verso una cultura fondata sul risultato e sulla responsabilizzazione. Per la dimensione tecnologica è stato avviato un processo di digital trasformation, con azioni di potenziamento dell’infrastruttura IT. Infine, in merito agli spazi, si è intervenuti con l’obiettivo di abbandonare l’idea di postazione fissa e concepire l’ufficio come luogo per la socializzazione e la generazione di nuove idee.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Ad ottobre 2019 è stato avviato il progetto pilota di Smart Working, della durata di 6 mesi, che ha coinvolto il 30% della popolazione aziendale, a seguito del quale si era deciso di estendere gradualmente l’iniziativa a tutti i dipendenti. Il progetto prevedeva la possibilità di svolgere 2 giorni a setti­mana da remoto, attraverso una calendarizzazione concorda­ta con il proprio responsabile.  Con l’avvento dell’emergenza sanitaria, Il lavoro da remoto è stato rapidamente esteso a tutti i lavoratori, che hanno la­vorato prevalentemente in questa modalità. Con il perdurare della pandemia, a partire da luglio 2020 è stato adottato un modello semplificato di Smart Working basato su un mix di lavoro da remoto per 3 giorni a settimana e lavoro in ufficio per 2 giorni a settimana (salvo esigenze specifiche).  Dal primo di maggio 2021 sono stati firmati gli accordi con i sindacati, permettendo a 112 su 120 dipendenti (inclusi i dirigenti) di aderire al progetto Smart Working. Di questi, il 95% (106) ha deciso di aderire al progetto. L’accordo siglato svincola i dipendenti dal concetto di orario e pone l’atten­zione sulla prestazione, lasciando la possibilità di scegliere dove lavorare e quando (con il vincolo di svolgere almeno 4 giorni al mese in sede, accordandosi con il proprio respon­sabile). L’accordo tutela anche il diritto alla disconnessione, identificando un periodo di riposo dalle 18.45 alle 8 del mattino e non consentendo la pianificazione delle riunioni prima delle 8.30 e dopo le 17.45. Le fasce di reperibilità sono state definite dalle 10.00 alle 12.00 e dalle 14.30 alle 16.30. Infine, il regolamento prevede anche un bonus welfare del valore massimo di 1000 euro per le spese di connessione e per l’acquisto di dotazioni per la propria postazione di lavoro da remoto. Sono stati quindi superate le regole rigide del progetto pilota, come la calendarizzazione dei giorni fissi di Smart Working, decidendo di aumentare la flessibilità e l’au­tonomia dei dipendenti. Questo grazie a un costante monito­raggio delle performance, che ha evidenziato i buoni risultati raggiunti lavorando in modalità smart, dando conferma della possibilità di modificare tali regole.  L’emergenza legata al COVID-19 ha costituito per Net Insu­rance l’occasione per il ridisegno e l’ottimizzazione di alcuni processi, tra cui proprio il monitoraggio delle performance.  Nel progetto pilota il monitoraggio avveniva attraverso l’utilizzo di tabelle Excel, che venivano aggiornate settima­nalmente con dati sulla prestazione, poi analizzati su base mensile.  In seguito allo scoppio della pandemia, grazie alla collabora­zione con Workhera, è stato introdotto un tool che permette di monitorare indicatori di performance sia quantitativi che qualitativi (soddisfazione dei colleghi, relazioni tra colleghi, livello di engagement, percezioni dei lavoratori) in maniera continua. L’applicazione sviluppata consente di raccogliere dati in maniera semplificata, rendendoli visivamente intui­tivi e incentivando il feedback continuo grazie a notifiche e reminder. Per accompagnare l’introduzione di questo nuovo strumento per la valutazione e il monitoraggio dei KPI, si è deciso di sviluppare due percorsi di formazione specifici: un percorso di coaching individuale e un percorso sul “KPI design” per tutti i responsabili, con l’obiettivo di mostrare il funzionamento del nuovo tool e i cambiamenti apportati al processo di monitoraggio. Infatti, all’introduzione del nuovo strumento per il monitoraggio è corrisposta anche a una re­visione di tutto il processo di valutazione dei KPI, che è cam­biato per ogni ufficio. Gli indicatori quantitativi sono definiti dai responsabili e variano in base alle aree aziendali, mentre quelli qualitativi sono definiti dalla direzione HR e uguali per tutti. Tutti gli indicatori sono facilmente calcolabili secon­do procedure e modalità stabili (confrontabili nel tempo) automatizzabili e sintetizzabili, ogni fine mese, in un macro indicatore di sintesi della perfomance aziendale. La speri­mentazione della nuova applicazione prenderà avvio a luglio 2021, con un test pilota che coinvolgerà 32 responsabili per 3 mesi, al termine dei quali sarà esteso a tutta l’azienda. L’o­biettivo è quello di sviluppare una cultura aziendale basata sul concetto di Result Based Organisation, che metta al cen­tro i risultati e non il tempo trascorso in ufficio. Per questo motivo si è deciso di rivedere la valutazione e la misurazione dei risultati e delle performance, che assumeranno sempre maggiore importanza. L‘intervento sugli spazi della sede è stata intrapresa per abbandonare l’idea di postazione fissa e concepire l’ufficio come luogo di socializzazione e co-creazione, dove condivi­dere esperienze e confrontarsi, introducendo aree di co-working e condivisione. Le sale riunioni verranno riviste in ottica ibrida, in grado cioè di unire presenza fisica e virtuale. Alcune di queste saranno costituite da huddle room, piccole stanze attrezzate per ospitare meeting veloci, videocon­ferenze e brainstorming virtuali, altre saranno in grado di ospitare meeting più numerosi, anche grazie all’uso di pareti mobili in grado di modulare lo spazio secondo alle esigenze. L’applicazione sviluppata per il monitoraggio dei KPI verrà anche utilizzata per la prenotazione delle postazioni e degli spazi aziendali.  Infine la dimensione tecnologica, qui si è intervenuti su due aspetti principali: il processo di digital trasformation, attraverso la digitalizzazione dei processi aziendali, tra cui il monitoraggio dei KPIs, e il potenziamento dell’infrastruttura IT. Importanti azioni sono state condotte agendo sul poten­ziamento delle competenze digitali delle persone, attraverso la formazione mirata e il supporto continuo relativamen­te all’utilizzo di strumenti digitali a disposizione di tutti i dipendenti.  L’aspetto della formazione ha assunto grande importanza per Net Insurance sin dall’avvio del progetto pilota, preve­dendo due tipologie di formazione in presenza: una forma­zione rivolta a tutto il personale, per spiegare cosa sia lo Smart Working, e una formazione rivolta ai responsabili, in ottica di change management, con l’obiettivo di introdurre una cultura smart, basata sui concetti di delega e fiducia. La formazione manageriale ha previsto sia sessioni formative in gruppo, sia sessioni di coaching individuali.  Durante la pandemia, la formazione è continuata in modalità e-learning, con l’introduzione di varie sessioni formative su tematiche trasversali, ad esempio percorsi per gestione dello stress, pillole per il benessere e per la gestione efficace del lavoro da remoto. A ciò si sono aggiunti momenti di ascolto e condivisione dell’esperienza pandemica e sessioni informa­tive, coinvolgendo colleghi afferenti a diverse aree aziendali, allo scopo di facilitare la socializzazione e l’inserimento dei nuovi assunti. Inoltre, il percorso di potenziamento delle competenze digitali è continuato durante tutta l’emergenza sanitaria.  

I BENEFICI  

La pandemia ha accelerato il processo di estensione dello Smart Working, promuovendo una nuova visione azienda­le, all’insegna della massima flessibilità, nel rispetto delle esigenze dei lavoratori e dell’azienda, che conduce a grandi benefici in termini di work-life balance per i dipendenti, considerando le peculiarità della zona in cui si trova la sede. Difatti, il contesto romano è caratterizzato da una mobilità difficile e dispendiosa, specialmente in termini di tempo. Dando la possibilità di lavorare al di fuori della sede, l’azien­da vuole restituire del tempo ai suoi dipendenti, che potran­no poi rinvestire nelle attività che più preferiscono.  Nonostante le resistenze iniziali, superate grazie a un conti­nuo accompagnamento con iniziative di ascolto e formazio­ne, la pandemia ha permesso di cogliere gli aspetti positivi del percorso intrapreso dal 2019 e di raggiungere un equili­brio, sviluppando un’organizzazione flessibile, innovativa, capace di attrarre e mantenere i talenti. Questo attraverso un’attenzione continua verso il dipendente, la semplificazio­ne dei processi digitali, un piano di comunicazione interna e costanti analisi della situazione aziendale.  Altro importante risultato aziendale è l’aver ottenuto nel 2021 il prestigioso riconoscimento Great Place to Work Italia. È stato somministrato a tutto il personale un que­stionario Great Place to Work per misurare le opinioni dei dipendi rispetto al clima di lavoro. Sono state indagate 5 aree (credibilità, rispetto, equità, orgoglio e coesione) e il tasso di partecipazione è stato pari all’89% a dimostrazione del fatto che un ambiente di lavoro eccellente comincia dal contributo individuale di ciascuno.  Aver ottenuto questo riconoscimento è stato importante per Net Insurance poiché tale Certificazione attesta l’essere rico­nosciuti come un’organizzazione che ha dimostrato di avere:  Un ambiente di lavoro positivo, apprezzato dai suoi di­pendenti  Processi HR di alta qualità  Persone motivate con un elevato livello di engagement  Relazioni tra i collaboratori basate sulla fiducia  Grande attrattività nei confronti del mercato del lavoro e dei migliori talenti  Dipendenti orgogliosi dell’azienda e del proprio ambiente di lavoro.