L’ORGANIZZAZIONE  

Gruppo Hera è dal 2002 la prima realtà italiana di aggre­gazione di aziende municipalizzate che, con un approccio multi-business, gestisce la fornitura di servizi energetici e ambientali a cittadini e imprese. Quotata in Borsa dal 2003, l’azienda opera principalmente nel settore ambientale (ge­stione e trattamento dei rifiuti), idrico (acquedotto, fognatu­re e depurazione) ed energetico (distribuzione e vendita di energia elettrica, gas e servizi energia). Il Gruppo conta oltre 9.000 dipendenti che lavorano per offrire servizi su misura per quasi 4,2 milioni di cittadini in oltre 311 comuni distri­buiti principalmente in Emilia-Romagna, Veneto, Friuli- Venezia Giulia e Marche.  

LE ESIGENZE  

Il progetto si fonda sulla volontà di diffondere una cultura aziendale in cui l’individuo diventa sempre di più responsa­bile del proprio lavoro e della qualità delle interazioni che genera nel team. Questo attraverso l’adozione di modelli organizzativi flessibili e la semplificazione dei processi de­cisionali, raggiungendo una maggiore agilità organizzativa che possa promuovere sia la produttività che il benessere dei dipendenti. Tutto ciò tutelando sempre e comunque la centralità delle relazioni umane, anche attraverso l’utilizzo degli strumenti tecnologici.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Lo Smart Working nel Gruppo è stato è stato avviato nel 2017, con un progetto pilota guidato da un team di pro­getto che ha previsto il coinvolgimento di diverse funzioni (Direzione Centrale Personale e Organizzazione, Direzione Centrale Innovazione, Facility, QSA) richiedendo anche il supporto di partner e fornitori esterni. La sperimentazione ha inizialmente coinvolto 370 persone, individuate seguen­do una logica organizzativa, coinvolgendo le funzioni più pronte a lavorare in questa modalità (ambito vendite, sistemi informativi e qualità sicurezza e ambiente)¹. A seguito del monitoraggio del progetto pilota, l’iniziativa è stata estesa a 1800 dipendenti ad inizio 2019, che avevano la possibilità di svolgere il proprio lavoro da remoto per un giorno a settima­na, con l’obiettivo di ampliare il perimetro in modo progres­sivo, includendo sempre più ruoli compatibili.  A distanza di tempo e a valle della pandemia, lo Smart Wor­king, si inserisce ora nell’ambito del New Ways of Working, con un focus sull’aumento della flessibilità all’interno dell’or­ganizzazione del lavoro, agendo sugli assi del tempo, dello spazio, della tecnologia e della cultura, orientando le persone verso una pianificazione più organizzata e il raggiungimento dei risultati. Tre le linee di intervento principali:

• La diffusione di una cultura agile, orientata al migliora­mento delle performance e all’incremento della fiducia, responsabilità e autonomia tra i colleghi;
• L’attenzione alla misura del contributo individuale al raggiungimento degli obiettivi aziendali, promuovendo la logica del lavoro per obiettivi e la cultura del feedback quali-quantitativo continuo.
• La semplificazione organizzativa, mediante la diffusione di pratiche e strumenti che semplificano i processi deci­sionali e facilitano la collaborazione.

A supporto del progetto, nel 2019 l’azienda ha iniziato un processo di revisione della dotazione tecnologica dei dipen­denti e delle infrastrutture IT; un processo che ha condizio­nato positivamente la gestione della pandemia da Covid-19, in quanto gran parte della popolazione era stata dotata di adeguati strumenti e tecnologie.  Oltre a ciò, il Gruppo ha realizzato nel 2017 e nel 2020 un assessment delle competenze digitali (programma Her@ futura), che ha misurato la propensione al digitale sulla base di un modello di competenze composto da 4 dimensioni fondamentali: digital, data analytics, Smart Working e ICT. All’assessment è seguita una formazione specifica in base alle criticità emerse, rivolta a tutta la popolazione aziendale, i manager e le famiglie professionali a seconda dell’attività svolta, integrando comunicazione, azioni di engagement e formazione.  In aggiunta, già dal 2018, il Gruppo ha creato un ambiente on line dedicato allo Smart Working con corsi e pillole formative specifiche (ad esempio dedicate ai manager o alla gestione di una giornata di lavoro da remoto) per poter accompagnare il dipendente in questo processo di cambiamento aziendale.  Nel 2020, con lo scoppio dell’emergenza Covid-19, l’azien­da non si è fatta cogliere impreparata, avendo già matura­to esperienza rispetto al lavoro da remoto ed avendo già raggiunto un buon livello di digitalizzazione e dotazione tecnologica precedentemente alla pandemia. Nel periodo emergenziale è stata data la possibilità di lavorare da remo­to a tutte le persone con ruoli ed attività compatibili. Per mantenere un canale di ascolto attivo, sono state realizzate diverse survey, a distanza di circa 15 giorni, che si sono foca­lizzate su specifici ambiti (benessere, relazioni, produttività). Inoltre, per accompagnare i dipendenti durante questa fase è stato creato uno spazio virtuale ad hoc (aggiuntivo a quanto già in essere) con informazioni/strumenti e pillole formative per affrontare al meglio il delicato periodo emergenziale.  A giugno 2020, l’azienda si è organizzata per far rientrare i lavoratori nelle sedi, effettuando una mappatura degli uffici e dando indicazioni utili per garantire la distanza e la sicu­rezza di tutti i lavoratori. Nello specifico, la capienza degli uffici è stata dimezzata, sono state adottate misure speci­fiche nelle mense e negli spazi comuni, sono state sospese le riunioni e le attività formative in presenza. Tali vincoli hanno portato, in via eccezionale, alla fruizione di giornate aggiuntive da remoto rispetto al regolamento previsto in situazione di normalità.  Sempre a giugno 2020, a seguito di un’analisi specifica, è stato consolidato il perimetro dei lavoratori che possono ac­cedere al progetto di Smart Working, passando da circa 1800 smart worker a 4100, (staff, area mercato, ruoli impiegatizi delle aree di business). Ad oggi sono esclusi i ruoli operativi o quelli che ichiedono la presenza in sede. Il numero mas­simo di giorni di lavoro da remoto è stato esteso da 1 a 2 a settimana, con l’intenzione di consolidare tali misure nel post-pandemia. Per il personale con mansioni di front office, sarà avviato a ottobre un gruppo pilota per valutare la possi­bilità di includerli nel progetto Smart Working, con modalità ad hoc, Il nuovo accordo individuale prevede al massimo 2 giorni di lavoro da remoto a settimana, senza vincoli su giorni specifi­ci, non cumulabile, con la possibilità di scegliere liberamente il luogo di lavoro, nel rispetto delle norme per la sicurezza dei lavoratori e dei dati. La programmazione dei giorni di re­moto deve essere comunicata entro il giovedì della settimana precedente e, la flessibilità oraria è richiesta nell’ambito del normale orario di riferimento, per poter garantire la collabo­razione e l’interazione con i colleghi e i fornitori esterni.  Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, ad oggi sono presenti uffici e scrivanie assegnate. Nella sede di Ravenna recente­mente ristrutturata, e in quella di Bologna, sono stati adibiti spazi smart dotati di scrivanie libere, divanetti fonoassor­benti e phone booth. Per il futuro, nelle nuove sedi o in quelle che necessitano di ristrutturazioni, gli spazi verranno ripensati in ottica smart. Nell’head quarter di Bologna, al momento è in corso uno studio sulla riprogettazione degli spazi, con il fine di individuare le soluzioni migliori in base al nuovo modo di lavorare, attivando un progetto pilota nell’area IT. Inoltre, sono state mappate nelle diverse sedi le postazioni prenotabili a disposizione dei remote worker, per dare la possibilità alle persone di lavorare in una sede più vicina alla propria residenza, come luogo alternativo alla propria abitazione nei giorni di lavoro da remoto.  

I BENEFICI E PROSSIMI PASSI  

Il nuovo modello di Smart Working post-pandemia ha riscosso grande successo tra i lavoratori: più del 70% dei dipendenti inseriti nel progetto (4100) ha firmato gli ac­cordi d’adesione al nuovo regolamento. I manager hanno inoltre riscontrato un aumento di produttività, indagata con KPI specifici (ad es. il numero di ticket evasi o il numero di contratti di acquisto processati) e positivi riscontri si hanno anche nell’ambito del performance management annuale. I dati raccolti mostrano anche una riduzione pari allo 0,3% dell’assenteismo per gli smart worker (2020 vs 2019) e dalle survey effettuate emerge un’ampia soddisfazione verso la nuova modalità lavorativa: una media di 4,45 con valutazioni su una scala 1-5. L’impatto positivo maggiore riguarda l’ap­profondimento della conoscenza degli strumenti tecnologici aziendali, la responsabilizzazione su obiettivi e risultati e la programmazione e gestione delle riunioni da remoto. In base alle indagini effettuate, il progetto ha inoltre permesso di ridurre le emissioni di CO₂ di all’incirca 2400 tonnellate. Il Gruppo continuerà a monitorare tali indicatori per valu­tare sia i benefici aziendali, in termini di saving energetici, utilizzo di risorse e degli spazi, sia l’impatto della nuova organizzazione del lavoro sulla soddisfazione e benessere del personale.  L’azienda prevede di continuare con il piano di formazione dedicato allo sviluppo delle competenze digitali (Her@futu­ra) e con il piano di formazione dedicato allo Smart Working, specialmente per chi ha iniziato a lavorare da remoto per la prima volta durante la pandemia. Il prossimo obiettivo sarà il monitoraggio del contributo individuale al raggiungimento degli obiettivi aziendali, anche attraverso l’ulteriore sviluppo della cultura del lavoro per obiettivi.     

1. Per maggiori dettagli sulle prime fasi d’avvio del progetto, consultare il seguente link: https://www.osservatori.net/it/prodotti/formato/business-case/ gruppo-hera-smart-working