L’AZIENDA

Il network BDO opera nel settore della revisione e consulenza professionale in 167 paesi, con oltre 1.650 uffici e più di 91.000 professionisti. Nell’esercizio chiusosi al 30 settembre 2020, ha generato un fatturato globale pari a $10,3 mld, registrando una crescita del 7,8% dell’attività globale rispetto all’esercizio pre­cedente.

Da oltre 50 anni è presente anche in Italia con oltre 900 profes­sionisti di età media tra i 29 e i 30 anni e un’offerta di servizi professionali integrati di audit, advisory, business services & outsourcing, tax e law a grandi gruppi internazionali, PMI nazionali, investitori privati e istituzioni pubbliche, per affian­carli e migliorarne le performance in ogni fase del loro sviluppo, nel rispetto delle normative vigenti. BDO Italia, con più di 900 professionisti, ha chiuso l’anno fiscale 2019/2020 con un fattu­rato pari a 92 milioni di euro, facendo registrare un’importante crescita sia in termini di fatturato (+12%) che di organico.

IL CONTESTO E LE PROBLEMATICHE DI PARTENZA

La quasi totalità dei professionisti (oltre l’85% in Italia) vi­aggia costantemente, dunque la componente business trav­el è sempre stata importante prima del periodo pandemico che ha colpito l’intera nazione e tornerà ad esserlo, anche se in maniera differente, anche nel futuro.

Considerando il periodo pre-pandemia, in Italia in un anno standard l’azienda processava in media 4.300 prenotazioni, generate da oltre 750 viaggiatori. In particolare, l’80% delle prenotazioni erano gestite da una Travel Management Com­pany, mentre per il restante 20% le transazioni erano ese­guite in autonomia dai dipendenti che utilizzavano i siti con­sumer delle OTA. Le principali motivazioni che portavano i viaggiatori a prenotare da soli erano la possibilità di ottenere tariffe più vantaggiose rispetto a quelle proposte dalla Travel Management Company e la difficoltà a ottenere supporto da parte dell’agenzia nel modificare i titoli di viaggio qualora si rendesse necessario per imprevisti e ritardi. Ciò però com­portava diseconomie e maggiore frequenza di errori nell’at­tività di rendicontazione, a cui si aggiungeva il fatto che l’attività di prenotazione intermediata dall’agenzia comport­ava un notevole dispendio in termini di tempo (si arrivava a scambiare fino a 7 mail con l’agenzia) e monetari (spesso le tariffe erano più economiche sulle OTA).

GLI OBIETTIVI

A partire da dicembre 2019 l’azienda ha modificato (digitalizzandolo e semplificandolo) il processo di gestione dei viaggi d’affari, con l’obiettivo di ridurre gli esborsi tariffari e automatizzare e efficientare alcune procedure.

L’APPLICATIVO

L’azienda ha investito nell’introduzione della piattaforma autonoma di prenotazione di viaggi aziendali BizAway che si presenta come una TMC digitale con tecnologia proprietaria e servizio completo di agenzia di viaggio internalizzato. Si tratta di una piattaforma con un elevato livello di personalizzazione in grado di consentire alle aziende, oltre alla funzione di prenotazione, anche di:

• Introdurre filtri alle prenotazioni impostando vincoli legati alla travel policy aziendale
• Definire a priori il flusso di approvazione monitorando e approvando le prenotazioni dei dipendenti
• Gestire l’attività dei viaggiatori assegnando ruoli e applicando limitazioni e preferenze ad ogni gruppo di lavoro
• Raggruppare più prenotazioni in un’unica agenda ottenendo la panoramica completa dell’itinerario di viaggio
• Scegliere quali campi creare a seconda della struttura aziendale, ad esempio inserire il numero di commessa o qualsiasi altro riferimento utile
• Beneficiare del servizio dedicato di assistenza 24/7 offerto dai Travel Experts della TMC.

Oltre alla semplicità di utilizzo, un ulteriore elemento di vantaggio è la trasparenza nelle tariffe, garantita grazie a un inventario di fornitori variegato quali GDS, NDC, Bed Banks, OTA e aggregatori, con cui BizAway si interfaccia direttamente attraverso integrazioni native, anche per negoziare tariffe speciali per il proprio cliente. La piattaforma supporta, inoltre, diverse modalità di pagamento (dalle carte di credito ai wallet digitali, alle carte lodge e ai bonifici bancari).

La piattaforma consente di personalizzare la generazione delle fatture, legando ciascuna emissione al codice commessa del cliente su cui ribaltare la spesa.

Infine, l’applicativo può essere inserito anche nei programmi di welfare aziendale, poiché le aziende possono mettere a disposizione dei dipendenti i servizi e le tariffe convenzionate anche per prenotazioni personali.

IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL MANAGEMENT

L’adozione della soluzione digitale descritta nel precedente paragrafo ha consentito all’azienda di modificare il modo in cui le diverse attività del business travel management vengono svolte. In particolare:

• apertura della missione: in BizAway i documenti del personale viaggiante sono già salvati in piattaforma, non è quindi più necessario scambiarsi documenti via mail;
• ricerca e prenotazione: la segretaria incaricata o il dipendente in autonomia hanno a disposizione un variegato inventario di servizi tra cui prenotare direttamente;
• integrazione contabile: i dati relativi a tutte le spese eseguite tramite BizAway risultano automaticamente immesse nel software contabile ed armonizzate con i principi gestionali propri del cliente;
• rendicontazione: è possibile avere in tempo reale report dettagliati sulle trasferte e sulle spese sostenute, consentendo quindi un più accurato controllo finanziario;
• riconciliazione: amministrazione e contabilità possono accedere direttamente ai documenti senza doverli ricevere dalla segreteria.

I RISULTATI

Il sistema è stato implementato poco prima dello scoppio della pandemia, pertanto per la stima dei benefici tangibili è stato scelto di stimare il beneficio minimo che sarebbe stato conseguibile in un anno di attività regolare. In particolare, sono stati quantificati i risparmi di costo (su tariffe, commissioni e processo) ottenibili a regime, prendendo come riferimento l’anno 2019 per numero di note spese, servizi acquistati (voli, alberghi, …), tipo di destinazioni visitate, numero di prenotazioni totali (con agenzia e su canali alternativi), numero di convenzioni negoziate. Sono stati inoltre analizzati qualitativamente i benefici intangibili conseguiti (sostenibilità e soddisfazione dei dipendenti).

Per quanto concerne i costi, l’adozione della piattaforma di prenotazione BizAway in un anno standard comporta per BDO Italia, rispetto alla situazione pre-adozione, un risparmio di oltre 165.000 euro, ripartiti come segue:

• risparmio sulle tariffe alberghiere (51%);
• risparmio sulle commissioni di agenzia (15%);
• risparmio sui costi di processo (34%).

In primo luogo, la soluzione di BizAway consente di ottenere tariffe alberghiere più vantaggiose rispetto alle OTA (a loro volta più economiche di quelle offerte dalla precedente TMC), con percentuali di risparmio tra il 6 e il 58%.

Assumendo un risparmio medio delle tariffe alberghiere della piattaforma rispetto a quelle dell’agenzia pari al 25% (valore ricavato dal confronto tra le tariffe della piattaforma e quelle proposte dalla precedente TMC) e ipotizzando un valore di spesa per il prodotto alberghiero costante rispetto al 2019 (non considerando quindi la volatilità delle tariffe e l’ulteriore possibile riduzione di costo legata all’aumento della varietà di servizi prenotabili), il passaggio a BizAway consente un risparmio di costi di 84.000 euro.

In secondo luogo, con il passaggio alla piattaforma l’azienda è in grado di ottenere un risparmio sulle commissioni complessivamente quantificabile attorno ai 25.000 euro. In particolare, mentre con l’agenzia erano previste fee su ogni prodotto (albergo, auto, treno, aereo, nave) con l’applicativo introdotto i costi di emissione sono limitati al prodotto volo.

Da ultimo, è possibile fare una valutazione dei risparmi legati al processo, nello specifico le attività più impattate sono le seguenti:

• negoziazione delle convenzioni alberghiere (2.000 euro): BizAway si occupa direttamente dell’attività di negoziazione delle convenzioni con i fornitori abituali dei suoi clienti;
• pianificazione e prenotazione dei servizi di viaggio (47.000 euro): riduzione dell’81% del tempo dedicato all’attività di ricerca e prenotazione dei servizi di viaggio (dai 40 minuti medi per concludere una prenotazione con l’agenzia di viaggio si è passati ai 7,5 minuti per singola prenotazione). Si aggiunge inoltre il tempo risparmiato per le prenotazioni che in precedenza venivano svolte in autonomia su siti consumer;
• rendicontazione, riconciliazione e controllo dei giustificativi (6.000 euro): con la riduzione delle prenotazioni su canali alternativi (in ricerca di tariffe più vantaggiose) non si rende più necessario ricorrere all’inserimento delle note spese, con conseguenti risparmi di tempo e di costi legati ad attività a basso valore aggiunto. Inoltre, la possibilità di inserire il codice commessa in fase di prenotazione in maniera automatica sulla piattaforma consente di ridurre gli errori umani legati all’inserimento manuale di tale indicazione su ogni prenotazione.

I benefici intangibili riguardano nello specifico due aree:

• soddisfazione dei dipendenti: la possibilità di ripianificare in autonomia il proprio viaggio, in caso di prolungamento di un appuntamento e l’assistenza h24, oltre alla possibilità di poter utilizzare in futuro l’applicativo anche per i propri viaggi personali sono elementi che impattano positivamente sulla soddisfazione del personale dell’azienda. Da una survey interna effettuata da BizAway è emerso un grado di soddisfazione eccellente da parte degli utenti di BDO Italia, come testimonia il punteggio medio di 9,2/10 assegnato alla domanda “In una scala da 1 a 10, con che probabilità raccomanderesti BizAway a un conoscente?”;
• sostenibilità: grazie alla partnership tra BizAway e Eden Reforestation Projects, ad Aprile 2020 BDO Italia ha ottenuto l’etichetta di Green Account realizzando un’importante donazione al fine di compensare le emissioni di CO2 attraverso la coltivazione di alberi di Mangrovia, raggiungendo la carbon-neutrality nella gestione delle trasferte; sostenibilità: grazie alla partnership tra BizAway e Eden Reforestation Projects, ad Aprile 2020 BDO Italia ha ottenuto l’etichetta di Green Account realizzando un’importante donazione al fine di compensare le emissioni di CO2 attraverso la coltivazione di alberi di Mangrovia, raggiungendo la carbon-neutrality nella gestione delle trasferte.

Si sottolinea, infine, che non si rendono necessari investimenti iniziali per l’attività di change management e formazione del personale poiché l’applicativo introdotto segue le logiche di usabilità e di user experience tipici dei siti consumer, mentre il valore dell’investimento legato all’implementazione della soluzione è commisurato al risparmio stimato derivante dall’introduzione di BizAway nella specifica azienda.

CONCLUSIONI

Il caso presentato dimostra chiaramente come l’introduzione di strumenti digitali per la gestione dei viaggi d’affari, se unita a un buon livello di personalizzazione, consente di ottenere benefici sia in termini operativi che economici, venendo al contempo incontro anche alle esigenze dei dipendenti, i quali risultano ampiamente soddisfatti.

LETTURE CORRELATE

Report Edizione 2020 – Osservatorio Business Travel
“Il mercato e gli strumenti per la gestione e la sicurezza dei viaggi d’affari nel 2020 e le proiezioni per il 2021”
“La digitalizzazione dei processi di business travel management: il caso Bauli”