ORGANIZZAZIONE  

Ubroker è una società nata nel 2015 ed è un fornitore di energia, sia per i privati che per le aziende. Fatturato 2020: circa 50 milioni di euro e rating certificato Cerved Agency  

ESIGENZA  

Ubroker ha sempre gestito l’area finanza basandosi su un back end gestionale e su fogli elettronici che coprivano le aree di tesoreria e pianificazione finanziaria operativa e strategica per la creazione di piani finanziari pluriennali e scenari di simulazione.  La crescita esponenziale del business registrata in questi anni, il relativo aumento della complessità della Supply Chain Finance e le nuove normative (Legge sulla Crisi d’Impresa e nuove linee guida EBA) hanno portato l’azienda a ristruttura­re l’area finanza con delle soluzioni che aiutassero l’azienda a sistematizzare e automatizzare la pianificazione finanziaria.  L’obiettivo era quello di trovare una soluzione transazionale che integrasse tutti i processi finanziari, sia quelli più opera­tivi, che quelli strategici.  Ubroker ha iniziato una ricerca di soluzioni tecnologiche sul mercato italiano che le permettessero di raggiungere l’obiet­tivo prefissato in tempi relativamente brevi.  Il progetto doveva tenere anche conto della complessità di gestione dell’azienda e dell’impatto organizzativo interno e prevedendo quindi un’implementazione graduale.  L’esigenza primaria era l’automazione dell’area della pia­nificazione finanziaria, economico e patrimoniale di lungo periodo (long term), successivamente si sarebbe affrontato il processo di pianificazione a breve termine (short term) per arrivare infine ai processi di gestione tesoreria.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Dopo alcuni mesi di ricerca, la scelta è caduta sulla piattafor­ma FIPLAN SUITE di 4Planning.  4Planning (www.4planning.it) è una software house italiana specializzata da sempre in progettazione di soluzioni per la gestione della tesoreria, della pianificazione finanziaria e del controllo di gestione.  In particolare, la piattaforma copre i processi:  

• FIPLAN TREASURY: GESTIONE DELLA TESORERIA (in­tegrazione tra sistema amministrativo aziendale e corpo­rate bancario con spunte, disposizioni, ritorno in COGE, ecc., manovra di tesoreria e simulazioni)
• FIPLAN SHORT TERM: GESTIONE FINANZIARIA A BRE­VE TERMINE (sviluppo della pianificazione finanziaria con proiezione saldi banca , gestione scadenzari, liquidity planning, integrazione con soluzioni ERP ed eventuale tesoreria già presente in azienda)
• FIPLAN CLOSE&PLAN: CLOSING e OPENING PERIO­DICO (gestione rettifiche, scritture di assestamento, riposizionamento incassi e pagamenti, sviluppo opening balance)
• FIPLAN LONG TERM: PIANIFICAZIONE FINANZIARIA, ECONOMICO E PATRIMONIALE A MEDIO/LUNGO TER­MINE (partita doppia previsionale, simulazione scenari di pianificazione con confronti, what if analysis, stress test, rating previsionale,calcolo degli indici di allerta e gestione del rischio finanziario, risk analysis, gestione del budget, consolidato, sensitivity analysis)
• 4ANALYSIS: CONTROLLO DI GESTIONE (analisi mul­tidimensionali, funzionalità avanzate di ribaltamento, modelli gestionali di pianificazione e controllo)

La soluzione è stata scelta anche in funzione degli oltre 250 progetti attivi, perciò affidabile, testata e in continuo miglio­ramento.  Il progetto è stato suddiviso in due fasi:  

FASE UNO: PIANIFICAZIONE FINANZIARIA A MEDIO/LUN­GO TERMINE  

La prima fase è stata caratterizzata da un’approfondita analisi dei processi gestiti e delle informazioni presenti sulle varie piattaforme tecnologiche interne (a questo proposito, Ubroker ha una struttura IT interna e questo ha reso più semplice il reperimento delle informazioni amministrative e gestionali necessarie) per arrivare ad una prima copertura funzionale della pianificazione a medio/lungo termine per predisporre piani finanziari pluriennali e scenari di simula­zione si è così passati da una visione backward looking ad una visione forward looking ottenendo le seguenti informa­zioni previsionali: conto economico, analisi degli scostamen­ti, fonti impieghi, rendiconto finanziario, scoring e rischio­sità, indici di allerta (DSCR e budget di cassa) Questo grazie allo sviluppo automatico di una partita doppia previsionale che caratterizza la pianificazione long term di FiPlan Suite.  Questa prima fase ha portato l’azienda ad analizzare i se­guenti KPI: bancabilità, cash flow, utilizzo linee di credito, PFN e working capital, EBITDA, variazione circolante, flussi capex e gli indici di allerta. Altro aspetto importante di questa fase era quello di tene­re sotto controllo, tramite scenari di simulazione, criticità, minacce ed imprevisti attraverso sensitivity analysis per va­lutare anticipatamente i riflessi sulle risultanze finanziarie, economiche e patrimoniali di modifiche alle ipotesi iniziali di scenario. Ubroker, avendo un rating certificato Cerved, aveva anche la necessità di inserire nelle proprie dashboard anche indicatori economici e finanziari per monitorare le performance del proprio piano industriale e dello scoring pubblico.  La fase uno ha comportato un progetto con un attraversa­mento temporale di circa 6 mesi compresa la formazione interna del personale coinvolto.  

FASE DUE: PIANIFICAZIONE FINANZIARIA A BREVE TERMINE  

Nella seconda fase di progetto l’azienda si è concentrata sulla pianificazione di breve periodo (operativa) con l’obiet­tivo di coprire i processi che portano alla definizione della proiezione saldi banca, cash flow a 3/4 mesi, cash liquidity ed avere pianificazione finanziaria giornaliera/settimanale affidabile.  Oltre a questo è stata completamente integrata la piani­ficazione long term con quella short term per mettere a disposizione di quest’ultima i movimenti provenienti dai budget e non ancora contabilizzati (nuove vendite, stipen­di, etc.).  La fase due ha comportato un progetto con un attraversa­mento temporale di circa 3 mesi.  

I BENEFICI OTTENUTI

Ubroker, grazie alla soluzione FIPLAN SUITE, ha ottenuto notevoli benefici che possiamo così elencare:  

• Automatizzazione dei processi SCF
• Completa integrazione short e long term
• Profondità e sicurezza delle informazioni
• Diminuzione dei tempi di pianificazione scenari di simu­lazione
• Dati sempre aggiornati
• Indici di allerta e prevenzione
• Rating previsionale
• Approccio forward looking
• Sensitivity analysis

SVILUPPI FUTURI  

È già prevista una fase tre dedicata alla digitalizzazione dei processi di tesoreria.

 FASE TRE: GESTIONE DELLA TESORERIA  

Nella fase tre ci si concentrerà sulla gestione operativa della tesoreria e sulla digitalizzazione dei processi giornalieri correlati.  L’automatizzazione di questi processi permetterà di raggiun­gere i seguenti obiettivi: completa gestione delle banche e dei conti/correnti, treasury Brief (manovra del tesoriere), matching delle partite aperte (provenienti dal back end ge­stionale) con i movimenti registrati sui conti correnti bancari e completa integrazione con la pianificazione short e long term.  Ovviamente la gestione della tesoreria si completa in modo naturale colloquiando con il back end ERP per effettuare le scritture contabili da movimenti di tesoreria.  Questa ultima fase di progetto completerà il ciclo della finanza aziendale e permetterà una visione integrata di tutte le procedure di SCF.  Il modulo FIPLAN SUITE TREASURY, che implementa anche algoritmi di Intelligenza Artificiale (AI), rende possibile un matching molto affidabile delle partite aperte con i movi­menti di tesoreria per velocizzare ed automatizzare il più possibile le procedure giornaliere del tesoriere, evitando attività manuali senza valore aggiunto.