Il Cloud Financial Management e il modello dell’Osservatorio Cloud Transformation

Il Cloud è ormai ubiquo. Non è più solo una tecnologia, ma una parte essenziale della trasformazione digitale delle aziende. È diventato una scelta strategica imprescindibile, soprattutto quando si tratta di gestire progetti complessi o dati critici per il business. E con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale (AI), la corsa al Cloud ha subito una vera e propria accelerazione. Le aziende stanno aumentando la loro spesa nella nuvola per non restare indietro in questa “rivoluzione intelligente”.

Ma c’è un rovescio della medaglia: con l’aumento dell’utilizzo del Cloud, gestire i costi è diventato sempre più complesso. L’ottimizzazione della spesa aziendale, soprattutto per servizi altamente energivori come il Cloud, è diventata prioritaria, evidenziando le difficoltà e l’incapacità dei modelli tradizionali di IT financial management di rispondere alle peculiarità del paradigma as-a-service su cui si basa la nuvola. In questo contesto, serve dunque un approccio più strutturato al Cloud Financial Management.

La nuova gestione dei costi Cloud: il Cloud Financial Management

L’Osservatorio Cloud Transformation ha analizzato a fondo questo problema e si è chiesto: come possono le organizzazioni adattare i propri modelli di gestione dei costi IT? Il cambiamento più grande è il passaggio dalla contabilizzazione tradizionale (Capex) a una basata sui costi operativi (Opex), una sfida che richiede un approccio completamente diverso.

Uno dei modelli emergenti che sta aiutando le aziende a gestire più efficacemente la spesa Cloud è il FinOps, una best practice internazionale ormai consolidata. Il FinOps promuove una gestione collaborativa dei costi tra IT, business unit, e finance. L’obiettivo è responsabilizzare questi team aziendali rispetto al loro utilizzo delle risorse Cloud per poter puntare a una successiva ottimizzazione della spesa, anche facendo leva sull’introduzione di strumenti di automazione specifici.

Se inizia a diffondersi consapevolezza tra le organizzazioni italiani sulla complessità di gestione della spesa Cloud, il 54% delle grandi organizzazioni italiane dichiara nel 2023 di aver superato il budget stanziato per la nuvola.  Benché si tratti per la maggior dei casi di scostamenti minimi, il superamento del budget allocato si traduce spesso in un arresto forzato dei fondi dedicati al Cloud, che colpisce soprattutto i progetti innovativi per poter garantire continuità ai servizi già in produzione.

Alla luce di queste sfide introdotte dalla nuvola, l’Osservatorio ha sviluppato un modello di maturità per il Cloud Financial Management con due obiettivi principali: da una parte, supportare le aziende nel valutare il proprio livello di maturità nella gestione dei costi del Cloud; dall’altra, fornire linee guida pratiche su come approcciare questo tema complesso.

Il modello Cloud Financial Management

Il modello dell’Osservatorio di Cloud Financial Management è composto da tre leve strategiche – Collaboration, Automation, Governance – e cinque attività – Planning, Visibility, Allocation, Optimization, Measurement.

Ma analizziamo le tre leve strategiche, che rappresentano misure ad ampio spettro su cui lavorare per rivedere il proprio processo di Cloud Financial Management coerentemente con i nuovi paradigmi di gestione FinOps:

• Collaboration, che consiste nel mettere in comunicazione i team di business, IT e finanza, creando una cultura condivisa di responsabilità verso la spesa Cloud;
• Automation, che si basa sull’uso di strumenti che giocano un ruolo chiave, semplificando la reportistica, classificando le risorse e ottimizzando i consumi;
• Governance, che richiede la definizione di ruoli chiari e responsabilità, coinvolgendo figure specializzate che si occupano esclusivamente della gestione dei costi del Cloud.

Passando alle cinque attività, queste sono invece misure più puntuali e specifiche che contraddistinguono il processo di Cloud Financial Management:

• Planning, che consiste nella pianificazione di un budget dedicato al Cloud, con stime il più possibile precise e la possibilità di intervenire rapidamente in caso di scostamenti;
• Visibility, che richiede la catalogazione delle risorse Cloud in azienda mediante meccanismi di tagging¹ e la predisposizione di reportistica aggiornata – possibilmente in quasi real-time -per tracciare i consumi dei servizi;
• Allocation, che consiste nell’implementare meccanismi di Showback² o Chargeback³ per allocare i costi Cloud ai diversi utenti dei servizi spostandoli dal centro di costo unicamente nell’IT;
• Optimization, che riguarda lo sviluppo di strategie per ottimizzare i costi, come la negoziazione di tariffe agevolate con i provider o la riduzione di sprechi attraverso ad esempio meccanismi di spegnimento automatico delle risorse inutilizzate;
• Measurement, che prevede il monitoraggio della spesa effettiva rispetto al budget e l’introduzione di KPI per valutare il valore di business dello spending Cloud.

Cloud Financial Management, le conclusioni dell’Osservatorio

In conclusione, per le aziende che vogliono davvero sfruttare il Cloud senza veder lievitare i costi, è essenziale un approccio strutturato e collaborativo per la revisione del processo di Cloud Financial Management. L’adozione di un modello come quello presentato, con un forte focus su collaborazione, automazione e governance, può fare la differenza. Gestire in modo proattivo e intelligente le risorse Cloud non è solo una questione di risparmio, ma anche di efficienza e competitività sul mercato.

¹Il termine tagging nel contesto del Cloud si riferisce all’assegnazione di etichette o parole chiave (tag) a risorse cloud per organizzarle, monitorarle e gestirle meglio

²Il termine showback si riferisce al processo di monitoraggio e rendicontazione dell’utilizzo delle risorse IT, mostrando ai vari dipartimenti o utenti quanto stanno consumando in termini di risorse e costi, senza però addebitare loro tali spese direttamente

³Il termine chargeback implica l’addebito diretto dei costi delle risorse cloud utilizzate ai dipartimenti, unità aziendali o utenti specifici, in base al consumo effettivo. Questo meccanismo promuove una maggiore responsabilità nell’utilizzo delle risorse IT.