L’ORGANIZZAZIONE

Con oltre un secolo di esperienza nella gestione e nello sviluppo di reti e servizi di interesse pubblico, Acea è una multiutility integrata leader sul mercato italiano e quotata in Borsa dal 1999. Un Gruppo al servizio dei cittadini e del ter­ritorio, che si occupa di servizio idrico integrato, produzione e distribuzione di energia elettrica (inclusa l’illuminazione pubblica ed artistica), vendita di energia e gas e valorizzazio­ne dei rifiuti. Conta oltre 9000 dipendenti in 36 Società del Gruppo presenti in Italia e Sud America, comprese le parte­cipate e controllate, che operano su 6 macroaree di business: Idrico, Commerciale e Trading, Infrastrutture energetiche, Ambiente, Estero e Ingegneria e Servizi. Il Piano Industriale di Acea si fonda su quattro pilastri strategici: crescita indu­striale, attenzione al territorio, innovazione tecnologica ed efficienza operativa.

LE ESIGENZE

Il progetto di Smart Working in Acea nasce con un duplice scopo. Da una parte, rispondere ed adattarsi ai cambiamenti del contesto sociale, economico e ambientale, fornendo ai lavoratori una sempre maggiore flessibilità nella gestione del proprio work-life balance, per incrementarne il benessere, l’autonomia e la responsabilizzazione sui risultati. Dall’altra, è spinto dalla volontà di offrire un vero e proprio strumento manageriale per accrescere il livello di delega, la fiducia e l’autonomia delle persone, aumentando al tempo stesso le competenze digitali, le performance individuali e dell’orga­nizzazione.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di Smart Working in Acea ha preso avvio a ottobre 2018, a seguito della stipula dell’Accordo del 26 luglio con le Organizzazioni Sindacali. Al progetto è stato dato il nome “Smart People”, dove l’acronimo SMART nasce ad indicarne le principali caratteristiche: Sostenibile, Misurabile, Agile, Realizzabile e Tecnologico.

Sponsor del progetto “Smart People” è stata la Funzione HR, in stretta collaborazione con l’Unità di Relazioni Industriali, la Direzione Relazioni Esterne e Comunicazione e la Funzio­ne ITS (Innovation, Technology & Solutions).

L’iniziativa ha previsto due fasi semestrali e si è rivolta a circa 1500 potenziali smart worker. Nel progetto di Smart Working sono state coinvolte 12 società del Gruppo, per un totale di 5800 dipendenti circa.

In questa prima fase, per accedere al lavoro agile, oltre a svolgere un’attività compatibile con il lavoro smart, era necessario rispettare un limite di persone in Smart Working per Unità, pari al 50%. Questo limite è stato inserito per introdurre in modo graduale una nuova cultura manageriale, facilitando la creazione di “Smart Unit”. Nel corso del 2018- 2019, in due wave di sei mesi, hanno iniziato a lavorare in Smart Working oltre 500 persone in 12 mesi.

A supporto dell’iniziativa, sono stati individuati fin da subito dei KPI di monitoraggio, che hanno permesso di avere un feedback real time sul grado di soddisfazione di smart worker e manager e una vista sulle performance. Sono stati defini­ti contenuti comunicativi e momenti di formazione volti a costruire la nuova relazione manager-collaboratore legata a questa modalità di lavoro.

Nello specifico tutti i dipendenti coinvolti nel progetto han­no partecipato a corsi di formazione riguardanti gli aspetti contrattualistici, gestionali e di sicurezza. Sono state inoltre erogate pillole formative sull’utilizzo delle tecnologie a di­sposizione. Sulla intranet è stata creata una sezione dedi­cata, in cui sono stati inseriti tutorial riguardanti lo Smart Working e tutti i materiali formativi riguardanti i differenti aspetti del processo.

I manager sono stati coinvolti in eventi con testimonianze interne ed esterne (ad esempio aziende che av evano già implementato progetti di Smart Working), per sottolinea­re l’importanza del progetto e i benefici correlati. Questi incontri hanno avuto come focus il cambiamento cultu­rale, le pratiche gestionali e la remo te leadership. Per il management sono stati inoltre organizzati dei Workshop per sviluppare e costruire insieme un sistema di moni­toraggio delle performance, in modo da coinvolgerli e renderli partecipi del cambiamento in atto, raccogliendo allo stesso tempo feedback riguardanti eventuali aree di miglioramento.

L’evoluzione progressiva di una cultura Smart e l’aumento della consapevolezza dei vantaggi di questa nuova moda­lità di lavoro, ha permesso a novembre 2019 la stipula di un nuovo accordo sindacale. Questo ha ampliato l’accesso allo Smart Working fino al 100% delle persone per Unità, ha esteso il periodo dell’accordo ad un anno ed ha aumentato il perimetro delle attività compatibili con lo Smart Working. A febbraio 2020 hanno iniziato a lavorare in Smart Working quasi 700 persone.

Gli smart worker lavorano da remoto un giorno a settimana, estendibili a 2 in caso di necessità, e gli è richiesto di essere connessi, per quanto più possibile, in concomitanza con gli orari lavorativi previsti da contratto, in modo da facilitare la coordinazione con il team e valorizzare la collaborazione.

In merito alla dotazione tecnologica, ad ogni dipenden­te sono stati forniti un computer portatile aziendale, uno smartphone aziendale, una connessione VPN e un router portatile. L’adeguamento dei dispositivi ha fatto parte di un programma di rinnovamento dell’infrastruttura tecnologica già in essere nell’organizzazione.

I prossimi passi, relativi al 2021, riguardano l’attuazione di interventi di ridisegno degli spazi in ottica smart, con l’obiettivo di introdurre degli open space che facilitino la collaborazione, un progetto di desk sharing per l’ottimizza­zione degli spazi e la volontà di stipulare una convenzione con alcuni spazi di coworking esterni all’organizzazione.

I BENEFICI

Sin dai primi passi del progetto “Smart People”, Acea ha effettuato un monitoraggio costante delle performance, in modo da misurare i benefici tangibili derivanti dall’iniziati­va.

Manager e smart worker hanno avuto accesso a delle survey somministrate a monte e a valle di ogni fase di progetto, per monitorare la soddisfazione delle persone coinvolte nell’i­niziativa. Sono stati inoltre raccolti feedback riguardo le aspettative, i timori, i benefici percepiti a livello individuale e organizzativo e sulle attività maggiormente conciliabili con il lavoro da remoto.

Acea ha anche monitorato l’impatto ambientale del proget­to, in particolare la riduzione di CO2, stimando una riduzio­ne di circa 37.367 kg di CO2 l’anno, pari all’equivalente di CO2 neutralizzata da circa 2500 alberi, grazie ai circa 9000 km al giorno evitati nel tragitto casa-lavoro dei dipendenti.

È stata inoltre rilevata una notevole riduzione del tasso di assenteismo, dei giorni di straordinario e delle ore di permesso fruite dagli smart worker confrontando que­sti numeri con quelli della stessa popolazione nell’anno precedente.

Rispetto alle performance, tramite lo strumento creato con il coinvolgimento dei responsabili degli smart worker, è stato analizzato l’impatto del lavoro agile sulle performance. Anche rispetto a questo indicatore i dati hanno confermato un trend positivo sia a livello quantitativo, target atteso dal manager realizzato dal proprio collaboratore, sia a livello qualitativo (incremento motivazione, benessere e qualità della relazione capo-collaboratore).

In generale, la valutazione dell’iniziativa è stata molto posi­tiva, sia dal punto di vista delle persone, in riferimento a un aumento generale della soddisfazione, della motivazione e del work-life balance, ma anche dal punto di vista organiz­zativo per quanto concerne la riduzione di assenteismo e di richiesta di straordinari e un aumento generale della produt­tività e delle performance.

L’EMERGENZA COVID-19

Il progetto Smart People ha permesso ad Acea di rispondere reattivamente e tempestivamente alla situazione di emer­genza legata al Covid-19. Infatti, il coinvolgimento di un gran numero di persone in diverse Funzioni aziendali, ha permesso anche a coloro che non avevano aderito diretta­mente al progetto di Smart Working di sviluppare una nuova sensibilità nei confronti del lavoro da remoto, acquisendo le competenze per utilizzare gli strumenti per collaborare anche a distanza in tempi rapidissimi.

Nel periodo dell’emergenza, Acea ha esteso la possibilità di lavorare da remoto a quasi 4000 dipendenti senza particolari criticità. Per i profili pienamente operativi, Acea ha organiz­zato dei turni di lavoro in back office, mantenendo sempre il 50% di lavoratori in sede e 50% di lavoratori in remoto, in modo da evitare il blocco produttivo e al contempo rispettare le direttive ministeriali.