L’AZIENDA

Telecom Italia è la principale azienda italiana di telecomuni­cazioni, con un fatturato 2013 di circa 23,4 miliardi di euro ed oltre 50.000 dipendenti in Italia.

GLI OBIETTIVI

L’azienda a partire dal 2012 ha avviato il progetto “La nuova intranet di Telecom Italia”, un’iniziativa che ha previsto la completa rivisitazione della intranet precedente:

PROBLEM SETTING

• Intranet utilizzata come veicolo di informazione istituzionale top-down.
• Informazione organizzata per funzioni e non per contenuto. Non sono presenti user generated content, se non nelle aree extra-lavoro.
• Informazioni e documenti disponibili verticalmente in siti intranet e aree di collaboration e non immedia­tamente disponibili quando utili al mass market.
• Lo scambio e l’aggiornamento dei documenti tra gruppi/persone è mail based.
• Al di fuori dei sistemi documentali la “memoria” è spesso affidata ai singoli individui.
• Non c’è relazione esplicita tra il contenuto e le per­sone che l’hanno generato. La ricerca dell’ownership avviene per via formale e preclude il riconoscimento della competenza professionale.
• L’utilizzo degli strumenti 2.0 non è sufficientemen­te esteso e quindi non costituisce la forma usuale di scambio e di lavoro.

Inoltre alcune recenti esperienze interne all’azienda come la e-convention “Parli@mone” (Convention per tutti dipenden­ti Telecom trasmessa via streaming con la partecipazione in modalità Twitter) hanno confermato il bisogno esplicito di partecipazione.

PROBLEM SOLVING:

• Intranet come luogo di lavoro: aggiornata, orizzon­tale, “desktop esteso”. Organizzazione dell’accesso all’informazione: pubblicazione, commento e rating dei contenuti in logica bottom up.
• Valorizzazione delle reti di relazione, dirette e disintermediate, per lo scambio di know how ed espe­rienze professionali. Emersione dei network interni e collegamento alla “comunità azienda”. La “memoria” è custodita e ben organizzata ed è disponibile in maniera diffusa.
• Persone e competenze al centro: l’ownership del contenuto è esplicita e sono riconosciuti la responsa­bilità e il merito. Ciascuno è visibile per esperienze, competenze, interessi e talenti attraverso il suo profilo personale.
• Semplificare la vita in azienda attraverso l’adozione di un modello social per lo sharing di contenuti e com­petenze basato su un uso corretto, diffuso, “formato” e consapevole degli strumenti 2.0.

IL PROGETTO

Grazie a una fase iniziale di raccolta delle esigenze delle persone tramite focus group il gruppo di lavoro, costituito da risorse di Internal Communication, HR Information System e vari dipartimenti di IT, ha quindi creato un nuovo modello di intranet centrato sulla persona e sulla sua rete di relazioni, un modello in cui ciascun dipendente ha la possibilità di gestire la propria identità, costruire il network di relazioni professionali ed informali e contribuire ai contenuti. Nella intranet attuale si possono riconoscere quattro componenti principali:

• Informazione: la Home Page della intranet contiene differenti tipologie di informazioni, in particolare news di carattere generale pubblicate dalla redazione centrale, news che riguardano la vita professionale delle persone e il loro rapporto con l’azienda, news pubblicate nell’am­bito delle community, news che riguardano il welfare, i benefit e il bilanciamento vita/lavoro. Le informazioni possono essere votate e commentate dai colleghi, i quali possono a loro volta pubblicarne altre che ritengono rilevanti.
• Personal Profiling: ogni collega ha un proprio profi­lo personale che può visualizzare, gestire e modificare, composto da informazioni anagrafiche e da informazioni inserite direttamente dall’utente (competenze, proget­ti, interessi, …). L’utente può navigare l’organigramma aziendale delle persone seguite e può diffondere cono­scenza tramite documenti e bookmarks.
• Job & Collaboration: i colleghi possono aderire e a loro volta creare community professionali e gruppi di lavoro con l’obiettivo di favorire la condivisione e la crea­zione delle informazioni, dei contenuti e delle idee.
• Relazione Informale: la intranet mira ad essere un luogo virtuale non esclusivamente limitato alla sfera lavorativa e proprio per questo i colleghi possono aderire e a loro volta creare delle community su temi di interesse comune ed extra-professionali (hobby, sport, social, tem­po libero). L’obiettivo è far emergere esperienze e compe­tenze maturate fuori dal contesto lavorativo.

Le principali nuove funzionalità comprendono un “search integrato” per eseguire la ricerca veloce su tutto il perime­tro della intranet e sui portali, applicazioni e persone ad essa connessi, mono e multi blogger, wiki, bookmarking e social bookmarking, ranking e rating, tagging e social tagging.

I BENEFICI

Questo progetto, attualmente in una fase di sperimentazione su 5.000 dipendenti, ha consentito a Telecom Italia di costruire un ambiente integrato di knowledge sharing distribuito su tut­ta l’organizzazione creando un ambiente di collaborazione tra­sversale tra colleghi, di introdurre ed integrare strumenti “2.0” e di social networking a supporto delle attività di publishing e di gestione delle informazioni/conoscenze, di creare uno “spa­zio di lavoro integrato” a supporto delle attività lavorative e di ricerca, produzione, elaborazione di informazioni, superando il precedente concept basato solo sulla comunicazione.