Smart Working e comunicazione: come è evoluto il modo di interagire?

Negli ultimi anni il numero di lavoratori da remoto è aumentato esponenzialmente. Se nel 2019 i lavoratori da remoto nel nostro Paese erano 570 mila, l’arrivo della pandemia ha portato a un aumento senza precedenti dei lavoratori da remoto, raggiungendo picchi di 6,58 milioni nel 2020 e 5,37 nel 2021. L’esperienza maturata nell’ultimo triennio ha modificato il modo di lavorare di molte persone, trasformando le modalità di svolgimento anche delle attività più quotidiane: tra queste troviamo la comunicazione e l’interazione con i colleghi.
Il lavoro da remoto ha cambiato radicalmente le abitudini e gli strumenti necessari per collaborare nel contesto organizzativo. Uno studio condotto dai ricercatori dell’Università del Texas Austin ha analizzato le riunioni online svolte dai lavoratori di 10 diverse multinazionali, confrontando i dati raccolti in due finestre temporali di sei settimane: la prima tra aprile e maggio 2020, la seconda nello stesso periodo del 2021 e del 2022. I risultati emersi mostrano chiaramente come siano evolute le interazioni in ambito lavorativo. Le riunioni a distanza sono aumentate del 59% tra il 2020 e il 2022, passando mediamente da 5 a 8 riunioni online settimanali per persona. Una simile variazione lascia ben intendere come il lavoro a distanza effettuato durante il lockdown abbia rappresentato un’occasione per migliorare la capacità di utilizzo delle soluzioni digitali di collaboration da parte delle persone, le quali hanno continuato a fare affidamento su di esse anche dopo la fine dell’emergenza. Lo stesso studio dimostra come i lavoratori abbiano imparato a gestire meglio gli strumenti per interagire da remoto: i meeting online si sono accorciati del 25%, passando da una durata media di 43 minuti nel 2020, ai 33 minuti del 2022. Inoltre, le riunioni si sono ristrette in termini di numerosità di partecipanti (in media, il numero di partecipanti per ogni riunione è sceso da 20 a 10), anche se questo effetto sembra prevalentemente dovuto al forte aumento delle riunioni composte da due soli partecipanti, che rappresentano il 42% delle riunioni totali svolte online nel 2022 (a fronte de 17% registrato nel 2020). Un altro dato interessante riguarda la programmazione di questo ultimo tipo di riunioni. I meeting one-on-one sono diventati sempre più spontanei: all’inizio del periodo analizzato solo il 17% di questi incontri risultavano non programmati, mentre nel 2022 questa percentuale è cresciuta significativamente, raggiungendo quota 66%. Questi dati forniscono diversi spunti di riflessione. In primis, emerge come l’esperienza maturata negli ultimi anni abbia spinto molti lavoratori da remoto a prediligere gli strumenti che consentono una comunicazione sincrona (ossia a supporto della collaborazione in tempo reale), affiancandoli a quelli necessari per comunicare in modo asincrono (ovvero quelli per cui non è necessario che le persone siano presenti nello stesso momento). Inoltre, per compensare la riduzione delle interazioni che avvengono dal vivo negli uffici, le persone hanno aumentato le comunicazioni one-to-one impreviste, riducendo l’impatto negativo che la distanza causa in termini di engagement con i propri colleghi. Tutto ciò può essere letto sicuramente in maniera positiva, anche alla luce dei benefici consentiti dal lavoro sincrono. Un’ulteriore ricerca¹ mostra infatti che collaborare in modo sincrono con i propri colleghi può migliorare il processo di condivisione delle informazioni (diminuendo il carico di attività necessarie per il coordinamento), con conseguenti effetti positivi sulla qualità del lavoro svolto.
Tuttavia, è bene sottolineare che non è sempre facile gestire efficacemente la comunicazione, la collaborazione e l’interazione tramite strumenti sincroni. Tali strumenti, da una parte, causano interruzioni e riducono la quantità del tempo dedicato ad attività individuali di concentrazione, dall’altra creano una pressione nei lavoratori, che si sentono in dovere di rispondere nell’immediato alle richieste. Un uso improprio, massivo ed indiscriminato di strumenti sincroni può condurre a potenziali esiti negativi nei lavoratori, come, ad esempio, overworking² e soprattutto tecnostress³, che – secondo i dati 2022 della ricerca dell’Osservatorio Smart Working – interessa circa un terzo dei lavoratori white collar in Italia.
È quindi fondamentale che ciascuno (e in particolare chi lavora per almeno una parte del tempo da remoto) acquisisca le competenze necessarie per orientarsi tra i diversi strumenti a disposizione, imparando a conoscerli, individuarne le caratteristiche e riconoscere quali sono le occasioni giuste per utilizzarli. Altrettanto importante è imparare a scegliere di volta in volta la modalità di interazione più efficace, virtuale o fisica: questa competenza prende il nome di virtuality. Essa rappresenta la capacità di saper scegliere e bilanciare l’utilizzo di tecnologie digitali e le modalità di interazione (quelle in presenza rispetto a quelle da remoto) in base alla tipologia di attività da svolgere e agli obiettivi da raggiungere.
Lo sviluppo di queste capacità può aiutarci a proteggerci dagli effetti negativi per la nostra salute che un eccessivo utilizzo degli strumenti digitali per comunicare può comportare. Le organizzazioni possono quindi giocare un ruolo chiave nel supportare i propri lavoratori: le attività di formazione, di confronto e di ascolto costante delle persone sono fondamentali per permettere di trovare il giusto equilibrio nell’utilizzo dei diversi strumenti comunicativi. Ciò consentirebbe effetti positivi sia sul benessere individuale che su quello organizzativo, con importanti potenziali benefici in termini di performance aziendali.

¹Mell, J. N., Jang, S., & Chai, S. (2021). Bridging temporal divides: Temporal brokerage in global teams and its impact on individual performance. Organization Science, 32(3), 731-751.
²Tendenza a dedicare un’elevata quantità di tempo alle attività lavorative, trascurando momenti di riposo (citare autore e anno, vedi glossario booklet).
³Qualsiasi impatto negativo su atteggiamenti, pensieri, comportamenti o a livello psicologico causati direttamente o indirettamente dalla tecnologia riposo (citare autore e anno, vedi glossario booklet).