L’ORGANIZZAZIONE

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgiD) rappresenta un’istituzione di rilievo nel contesto della digitalizzazione del Paese. Attraverso l’emanazione di regole tecniche e linee guida, AgID svolge attività di supporto, monitoraggio e vigilanza delle pubbliche amministrazioni nel percorso di trasformazione digitale, impegnandosi nella promozione e nello sviluppo di politiche e iniziative volte a favorire l’innovazione tecnologica e digitale nel settore pubblico. L’Agenzia conta circa 140 addetti tra dipendenti, collaboratori ed esperti che operano in strutture tecniche ed amministrative. La sede principale si trova a Roma, ma l’organizzazione estende la sua azione su tutto il territorio nazionale.

LE ESIGENZE

L’introduzione del lavoro agile in AgID nasce dalla necessità di adattarsi ai cambiamenti del mondo del lavoro e di migliorare l’efficienza operativa. Nel 2015 l’Agenzia ha formalizzato questo approccio con una specifica determinazione che ha anticipato la legge 81 del 2017. L’obiettivo era di superare i limiti del tradizionale telelavoro, promuovendo una maggiore autonomia e responsabilizzazione dei dipendenti. In aggiunta, l’organizzazione ha cercato di creare un ambiente di lavoro flessibile, che consentisse di ampliare il raggio d’azione del reclutamento ben oltre l’unica sede su territorio nazionale, sita a Roma, e valorizzasse così le competenze dei propri esperti e tecnici, migliorando la qualità della vita lavorativa e aumentando la produttività.

IL PROGETTO

Dal 2015 AgID ha progressivamente sviluppato e affinato l’implementazione del lavoro agile. Le funzioni tecniche sono state le prime a sperimentare questa modalità di lavoro. Successivamente, con l’arrivo della pandemia, l’Agenzia ha esteso il lavoro agile a tutta la popolazione aziendale, garantendo la continuità delle attività attraverso l’operatività da remoto. Durante la fase di emergenza è stata attivata una collaborazione con le organizzazioni sindacali che ha portato alla definizione di uno schema di accordo individuale, in anticipo rispetto alle regolamentazioni nazionali come il CCNL 2019-2021. AgID ha in seguito lavorato per rendere il lavoro agile una parte integrante e stabile della propria organizzazione anche alla fine della pandemia, adottando gli strumenti necessari per lavorare da remoto e promuovendo una cultura basata sulla fiducia e sulla professionalità. L’adozione di politiche di lavoro agile è diventata una priorità strategica, con un focus sul monitoraggio e sulla continua evoluzione delle pratiche lavorative. Concentrando la progettazione dell’attività organizzativa sull’alternanza tra modalità sincrona e asincrona, e adottando di conseguenza pratiche e strumenti – compresi la presenza in sede o da remoto -, l’Agenzia ha potuto individuare e delimitare la necessità di lavoro sincrono in presenza. Le attuali policy organizzative che regolano il lavoro agile richiedono la presenza minima in sede per il 30% del totale dei giorni lavorativi di ogni semestre. I dipendenti possono scegliere di connettersi da casa, da spazi di co-working o da altre sedi dell’organizzazione. Il coordinamento avviene a livello di singoli team e ogni dirigente ha autonomia nella gestione del proprio ufficio. Inoltre, è permesso lavorare per periodi prolungati da luoghi distanti sia dalla propria abitazione sia dal luogo di lavoro, garantendo la continuità operativa anche in situazioni straordinarie. Le persone possono gestire autonomamente l’inizio e la fine della giornata lavorativa​​. Un altro aspetto importante è il diritto alla disconnessione, garantito dalle iniziative organizzative che assicurano ai dipendenti il completo distacco dal lavoro al di fuori dell’orario lavorativo.

L’estensione del lavoro agile ha spinto AgID ad adeguare le tecnologie e gli strumenti digitali necessari per garantire la continuità operativa e la collaborazione tra i lavoratori anche a distanza. La dotazione tecnologica messa a disposizione dall’organizzazione include dispositivi per il lavoro in mobilità come PC, smartphone e cuffie. Per facilitare la comunicazione e la collaborazione da remoto, sono state introdotte tecnologie di videoconferenza e strumenti per la conservazione e condivisione dei documenti, migliorando l’interazione e la produttività tra i team. Inoltre, AgID ha adottato soluzioni per l’accesso ai dati e alle informazioni in sicurezza, come VPN (Virtual Private Network) ​​. L’Agenzia ha puntato sull’adozione di applicazioni e strumenti di Project Management per la gestione delle attività e dei compiti, ottimizzando il coordinamento dei progetti e l’efficienza del lavoro di squadra. L’adeguamento della dotazione tecnologica è stato accompagnato da piani formativi mirati per migliorare le competenze digitali dei dipendenti, per far sì che tutte le persone fossero in grado di utilizzare efficacemente gli strumenti messi a disposizione​​.

AgID ha intrapreso poi alcune iniziative che riguardano la gestione gli spazi lavorativi. La possibilità di lavorare da remoto permette di avere un numero di postazioni di lavoro minore rispetto al numero di persone. Ciò ha consentito di realizzare alcuni open space per team di lavoro specifici. L’Agenzia sta lavorando inoltre per migliorare il livello di efficienza energetica dei propri uffici.

L’introduzione dell’iniziativa ha spinto l’organizzazione a implementare un piano di gestione del cambiamento (change management) per supportare le persone e promuovere una cultura organizzativa orientata ai risultati. In aggiunta, l’Agenzia ha puntato molto sulla formazione delle persone, al fine di dotarle delle competenze necessarie per il nuovo modo di lavorare e per favorire una cultura organizzativa agile. Il piano formativo ha previsto corsi finalizzati al miglioramento delle competenze digitali, oltre che corsi dedicati allo sviluppo di competenze di e-leadership, soft skills e time management​​. In particolare, sono in fase di svolgimento alcuni corsi per aiutare i lavoratori a gestire il carico lavorativo (con un focus sull’alternanza tra le attività da svolgere in modalità sincrona e asincrona, per evitare di incorrere nel burnout) e la conciliazione tra impegni lavorativi e familiari, sensibilizzando le persone ad una corretta ed equa distribuzione dei compiti di caring all’interno del nucleo familiare.

I BENEFICI

Se, da un lato, l’introduzione dello Smart Working ha portato a un aumento dell’intensità lavorativa, dall’altro AgID ha osservato diversi benefici, soprattutto a livello di work-life balance (favorendo la conciliazione tra attività lavorative e quelle di caring) e benessere dei dipendenti. Dai dati registrati dall’Agenzia emerge che praticamente tutte le persone hanno aderito all’iniziativa di lavoro agile e che il 92% ritiene migliorata la propria capacità di conciliare vita privata e vita lavorativa. La maggioranza dei lavoratori (59%) non riscontra problemi in termini di isolamento sociale a seguito della possibilità di lavorare da remoto. Allo stesso tempo, questa possibilità ha determinato benefici significativi anche per l’intera organizzazione, migliorando la capacità di attraction di AGID attraverso l’estensione del bacino territoriale da cui è possibile reclutare nuovi talenti.