L’ORGANIZZAZIONE

Alfamation nasce nel 1991 da un progetto congiunto con Philips Automation Spa. Oggi è una delle aziende leader nella progettazione e produzione di sistemi di test nei settori automobilistico, dell’elettronica di consumo, delle telecomunicazioni e del settore medico. Dal 2024 Alfamation è parte di InTest Corporation, un’azienda statunitense quotata in borsa. In Italia l’organizzazione conta 132 dipendenti e ha sede a Lissone, in provincia di Monza Brianza.

LE ESIGENZE

La tipologia di attività svolte dell’azienda, costituita per la maggior parte da personale impiegatizio e progettisti che lavorano per progetti, si presta all’introduzione di forme di flessibilità. Per questo i referenti della funzione HR e HSE di Alfamation hanno sviluppato la prima sperimentazione di Smart Working e un’iniziativa di adeguamento tecnologico delle applicazioni a supporto della comunicazione e collaborazione in un contesto di lavoro ibrido.

IL PROGETTO

Il progetto è stato avviato nel gennaio 2020 su iniziativa dell’HSE Manager e della referente HR grazie alla partecipazione ad un bando della Regione Lombardia che metteva a disposizione dei fondi per l’implementazione di iniziative di Smart Working. Tale finanziamento ha permesso di sostenere i costi necessari per l’avvio della sperimentazione, la stipula dei primi accordi individuali, l’adeguamento tecnologico e la formazione. Il progetto ha coinvolto inizialmente un gruppo pilota di 15 persone (contabili, impiegati, documentaristi tecnici e sviluppatori software) appartenenti a diverse funzioni aziendali e accomunati dal fatto che le loro attività sono facilmente svolgibili anche da remoto. Il modello prevedeva due giorni a settimana di lavoro da remoto.
Con l’arrivo della pandemia l’adozione ha subito una forte accelerazione e, nel giro di due settimane, tutto il reparto impiegatizio, che rappresenta il’75% del personale, è stato in grado di operare completamente a distanza. Questo passaggio è avvenuto senza particolari difficoltà da parte delle persone che si sono adattate rapidamente alla nuova situazione; questa esperienza ha dimostrato concretamente la capacità dell’azienda di gestire il lavoro da remoto, convincendo anche i vertici aziendali, inizialmente scettici, della fattibilità dello Smart Working.
Con la fine dell’emergenza, Alfamation ha progressivamente reintrodotto un modello di Smart Working che prevedesse un maggior bilanciamento tra presenza in sede e lavoro da remoto.
Attualmente, il 100% degli impiegati ha la possibilità di lavorare in modalità Smart Working, anche se solo il 60% ne fa un uso sistematico, la restante parte lo utilizza poco e soprattutto per gestire esigenze personali. La policy vigente prevede la possibilità di lavorare da remoto per due giorni a settimana, concordati con il proprio responsabile, con la possibilità di incrementare i giorni in caso di particolari esigenze, anche di tipo tecnico-organizzativo. L’accordo individuale per lo Smart Working viene rinnovato annualmente e si applica anche i neoassunti, anche se questi profili, soprattutto nelle prime settimane ne fanno un utilizzo limitato essendo richiesta la presenza in azienda per facilitare l’apprendimento e l’inserimento nel contesto lavorativo.
All’interno di ciascuna funzione, si cerca di garantire una presenza minima giornaliera in ufficio, pianificando i giorni di lavoro da remoto in accordo tra i colleghi. Non vi sono vincoli riguardo alla scelta del luogo da cui lavorare, a condizione che questo permetta di garantire la riservatezza delle informazioni e risponda alle regole di base di sicurezza sul lavoro.
L’orario di lavoro è gestito in modo flessibile, consentendo un migliore equilibrio tra esigenze personali e professionali. Per prevenire il rischio di overworking, l’azienda ha introdotto una fascia oraria di non reperibilità dalle 20:00 alle 8:00. Sono stati inoltre sviluppati dei contenuti formativi che spiegano come procedere con la disattivazione delle notifiche e il blocco delle e-mail durante questo intervallo. La scelta di utilizzo di questi strumenti non è obbligatoria ma è demandata ai singoli lavoratori poiché le esigenze possono essere diverse: la presenza della sede principale negli Stati Uniti e l’operatività dell’organizzazione in diverse aree geografie potrebbe infatti rendere necessario per alcuni lavorare a orari all’interno della fascia di non reperibilità definita dall’azienda.

Per quanto riguarda le tecnologie adottate, già prima dell’emergenza Covid molti impiegati disponevano di un PC portatile. Con l’arrivo della pandemia, tutti i dipendenti sono stati dotati di un kit completo per il lavoro da remoto, che comprende PC portatile, mouse e cuffie. Per chi ne avesse necessità, sono stati forniti anche dispositivi per la connessione a Internet da casa. Le comunicazioni, sia interne che esterne, avvengono tramite un software di collaborazione in grado di integrarsi efficacemente con altre applicazioni per la gestione dei task, la condivisione e la modifica dei file in tempo reale, fino ad integrare anche la rete intranet aziendale. L’intera organizzazione ha sviluppato una buona familiarità con questi strumenti, acquisendo padronanza delle loro funzionalità e potenzialità, sviluppando anche delle regole per la gestione della comunicazione aziendale. Per consentire l’accesso ai documenti aziendali da qualsiasi luogo è attiva una VPN protetta secondo i criteri della ISO 27001.
Grazie alla collaborazione con NFON, nel 2020 Alfamation in 10 mesi ha completamente rivoluzionato la propria infrastruttura di comunicazioni dismettendo completamente i vecchi centralini. Di fatto, in passato, ogni dipendente utilizzava un telefono fisso con un numero associato per le comunicazioni interne ed esterne. Con il potenziamento del software di collaborazione utilizzato da Alfamation, è stato possibile eliminare le linee telefoniche a favore di procedure di comunicazione digitale. Con questo progetto è stato possibile mantenere gli stessi numeri interni, trasferendoli nel software di collaborazione adottato, facilitando così il passaggio e offrendo un notevole vantaggio per l’azienda. Per chi preferiva mantenere la sensazione di avere un telefono fisico, sono stati acquistati dispositivi che consentono di comunicare tramite il software di collaborazione pur mantenendo l’esperienza d’uso tradizionale. Questo progetto ha permesso di ridurre i telefoni fissi, riducendo i costi ed evitando l’acquisto di un cellulare per ciascun dipendente. Questo ha permesso di limitare le attività del receptionist, delegando la gestione del flusso di chiamate a gruppi di risposta, voice mail o risponditori automatici. Il prossimo anno sarà valutata la possibilità di un ulteriore aggiornamento del software per utilizzare centralini automatici.

Per quanto riguarda gli spazi aziendali, attualmente non sono stati ancora riconfigurati, ma si prevedono modifiche per il futuro. Con le nuove assunzioni in programma, la capacità degli uffici non sarà sufficiente a ospitare tutti i dipendenti contemporaneamente. Grazie anche all’adozione dello Smart Working, le postazioni potrebbero diventare condivise, superando la tradizionale divisione per funzioni. L’utilizzo sarà sulla base di turnazioni alternando la presenza e verranno introdotte policy di “clean desk” . Questa nuova configurazione permetterà all’azienda di evitare un trasferimento degli uffici, garantendo così un notevole risparmio economico, ma allo stesso tempo richiederà necessariamente un cambiamento culturale nell’uso degli spazi.
Dal punto di vista della cultura aziendale, terminato il periodo di Smart Working obbligatorio adottato durante l’emergenza Covid, è stato necessario lavorare sulla comunicazione alle persone della differenza tra Smart Working e telelavoro. Parallelamente, per migliorare la capacità di utilizzo degli strumenti digitali a disposizione sono stati organizzati momenti formativi durante i quali mostrare le funzionalità dei nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione introdotti. Questo ha permesso alle persone di sfruttare appieno le potenzialità degli strumenti e delle applicazioni a loro disposizione, dimostrandosi proattivi nel suggerire nuove modalità di utilizzo. La formazione ha riguardato anche aspetti di salute e sicurezza sul lavoro da remoto.

Tutte queste attività di formazione vengono fatte sin da subito, durante il percorso di onboarding, ai nuovi arrivati.
Sebbene il lavoro per obiettivi non sia ancora completamente parte integrante della cultura aziendale, si favorirà una sua diffusione attraverso l’erogazione di programmi di formazione rivolti a tutti i manager. Questa trasformazione è particolarmente necessaria poiché una parte di responsabili, anche se predisposti, ha comunque bisogno di accompagnamento su questi temi, sebbene alcuni nuovi assunti e alcuni responsabili abbiano già iniziato ad applicare questo approccio.

I RISULTATI OTTENUTI

Lo Smart Working è ampiamente diffuso e accolto positivamente all’interno dell’azienda, con un tasso di utilizzo del 60%. Il restante 40% dei dipendenti, invece, lo utilizza saltuariamente per motivi legati alle abitudini personali. Le rilevazioni sulla soddisfazione e l’utilizzo dello Smart Working vengono fatte in maniere informale dai responsabili e dalla funzione HR e risultano complessivamente molto positive. Lo Smart Working è entrato a far parte delle normalità aziendale e delle abitudini delle persone. L’adozione dello Smart Working ha inoltre permesso all’azienda di ottenere significativi risparmi economici sia in termini di tecnologia adottata che nella gestione degli spazi.