L’ORGANIZZAZIONE

Giuffrè Francis Lefebvre offre soluzioni e servizi editoriali tradizionali e digitali, portali specialistici, piattaforme integrate, software e formazione accreditata per i settori legale, fiscale, lavoro e imprese. Nata nel 2018 dalla fusione tra Giuffrè, fondata a Milano nel 1931, e Memento Francis Lefebvre. Oggi Giuffrè Francis Lefebvre è parte del gruppo Lefebvre Sarrut, attivo in Europa con 2.500 dipendenti in 8 Paesi. In Italia conta 250 dipendenti nelle sedi di Milano, Roma, Varese e Macerata.

LE ESIGENZE

Dopo l’esperienza di Smart Working agevolato usufruito durante il periodo emergenziale, l’azienda aveva la necessità di sviluppare un nuovo modello di Smart Working strutturato che si adattasse alle nuove esigenze delle persone, che migliorasse il work-life balance e che rispecchiasse i valori aziendali.

IL PROGETTO

Con l’avvento della pandemia, Giuffrè Francis Lefebvre ha immediatamente adottato lo Smart Working per garantire la continuità delle attività aziendali. Inizialmente, l’introduzione del lavoro da remoto ha comportato qualche problema, principalmente legato alla dotazione tecnologica a disposizione del personale. Tuttavia, dopo una prima fase di assestamento, le varie problematiche sono state risolte con una complessiva sostituzione dei pc personali. Terminata la pandemia, i dipendenti hanno cominciato a rientrare gradualmente in ufficio, ma l’azienda ha constatato che, anche durante la fase di lavoro da remoto forzato dall’emergenza sanitaria, i risultati e la produttività sono sempre rimasti positivi. Per questo motivo l’organizzazione ha deciso di introdurre definitivamente lo Smart Working. I team di people experience, HR e di comunicazione interna hanno quindi lavorato congiuntamente per sviluppare un modello di Smart Working adatto alle caratteristiche e ai valori aziendali. Alla fine della fase emergenziale, con la collaborazione del team di compliance e privacy, è stato stilato il primo contratto individuale al fine di regolamentare lo Smart Working. Oggi tutti i dipendenti, ad eccezioni dei dirigenti, possono usufruire dello Smart Working firmando il contratto individuale, il quale viene rinnovato annualmente. 

L’attuale policy aziendale che regola lo Smart Working prevede un massimo di 2 giorni da remoto su base settimanale. È possibile lavorare da un luogo diverso dalla propria abitazione a patto che, per questioni di sicurezza, ci si connetta a una rete privata. La policy è uguale per tutti i dipendenti, senza differenze tra funzioni o ruoli. Nel caso in cui fosse necessario usufruire di un giorno aggiuntivo di lavoro da remoto, è possibile avanzare, in via eccezionale, la richiesta all’ufficio personale, che può decidere di accettare o meno la richiesta. La pianificazione dei giorni in presenza avviene su base mensile. I dipendenti devono inserire i giorni da remoto sulla piattaforma di timbratura con un mese di anticipo. I giorni inseriti non sono vincolanti, infatti generalmente ogni team si allinea successivamente con il proprio responsabile per coordinare le presenze, sulla base delle necessità e delle attività da svolgere. Non è possibile accumulare giorni da remoto per poi usufruirne in modo cumulato per più settimane consecutivamente. In aggiunta, è stata introdotta la flessibilità oraria in entrata e uscita, ma con delle fasce di reperibilità dalle 9 alle 18. La timbratura è richiesta solo all’entrata in ufficio per questioni di sicurezza.

L’infrastruttura tecnologica è stata adattata ai nuovi bisogni di lavoro in mobilità. Sono state adottate le tecnologie VoiP, la VPN aziendale, e la casella postale accessibile anche al di fuori dalla rete aziendale. Le tecnologie dovevano rispondere ai nuovi modi di lavorare più collaborativi, per questo sono stati introdotti software di collaborazione e cloud per la condivisione dei documenti da remoto. Per permettere alle persone di imparare a utilizzare i nuovi strumenti, è stato organizzato un percorso formativo digitalizzato, attraverso l’erogazione di webinar.

A seguito del cambiamento dei modi di lavorare, l’azienda ha deciso di intervenire anche sugli spazi di lavoro. Gli uffici di Milano sono stati spostati in una nuova sede più piccola e più centrale. La localizzazione è stata individuata a seguito di una mappatura delle residenze dei dipendenti, tenendo conto delle loro necessità e delle eventuali difficoltà di spostamento. La nuova sede è più facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici sia per i dipendenti che per gli ospiti. Per chi ha necessità di raggiungere l’ufficio in macchina sono stati stipulati accordi per dei parcheggi convenzionati.

Per quanto riguarda gli spazi all’interno della nuova sede, Giuffrè Francis Lefebvre si è affidata al supporto di Ricoh, con l’obiettivo di creare ambienti più funzionali e moderni. Gli uffici sono stati progettati in ottica activity-based working, con open space in grado di ospitare 130 postazioni prenotabili secondo la logica del desk sharing, senza divisioni tra le funzioni e senza postazioni assegnate, ad eccezione dell’ufficio del direttore generale. Sono state allestite anche spazi di coworking e sale riunioni dotate delle tecnologie necessarie. Tutte queste aree e i parcheggi possono essere prenotati tramite l’apposita applicazione.

L’azienda non ha registrato particolari resistenze da parte delle persone a seguito del modello organizzativo. Per accompagnare le persone nel cambiamento, Giuffrè Francis Lefebvre ha organizzato alcuni corsi di formazione e sono tuttora previste diverse iniziative volte al benessere delle persone e al team building, attraverso eventi dedicati allo sport, competizioni, maratone ed eventi interni di gruppo.

I RISULTATI OTTENUTI

Lo Smart Working risulta molto utilizzato in azienda, soprattutto da chi ha figli. Ciò indica che l’iniziativa è particolarmente apprezzata e risponde bene alle necessità dei dipendenti, migliorandone il benessere.  Dal punto di vista organizzativo, si osservano ottimi risultati in termini di produttività, una comunicazione più veloce tra le persone e una migliore collaborazione tra i vari team. Lo Smart Working ha ridotto i disagi delle persone dovuti agli spostamenti casa-lavoro e si è rivelato una leva importante in termini di attraction, dal momento che l’azienda ha potuto assumere anche persone residenti fuori Milano. Il cambio di sede e l’adozione di nuovi spazi più moderni, gestiti secondo la logica del desk sharing e tecnologicamente all’avanguardia hanno consentito all’azienda di ottenere benefici in termini di sostenibilità  ambientale ed economica, riducendo i consumi e i costi ad essi associati.