AZIENDA

NHOA S.A., player globale nello stoccaggio di energia, nella mobilità elettrica e nelle reti di ricarica rapida e ultra-rapida per veicoli elettrici, sviluppa tecnologie che consentono la transizione verso l’energia pulita e la mobilità sostenibile. NHOA, quotata sul mercato regolamentato di Euronext Parigi, ha uffici in Francia, Spagna, Stati Uniti e Australia e mantiene integralmente in Italia la ricerca, lo sviluppo e la produzione delle proprie tecnologie.

Il Gruppo NHOA si articola su 3 Global Business Line:

• NHOA Energy progetta e fornisce sistemi di accumulo di energia chiavi in mano, pioniere delle micro-reti con fonti rinnovabili e sistemi di accumulo sostenibili, oggi NHOA Energy è tra i primi 5 storage system integrator al mondo grazie a oltre 15 anni di esperienza.
• Free2move eSolutions, joint venture con Stellantis, sviluppa tecnologie e soluzioni innovative per privati e aziende con l’obiettivo di abbattere le barriere alla diffusione della mobilità elettrica.
• Atlante è il primo network di ricarica rapida e ultra-rapida per veicoli elettrici integrato al 100% con la rete elettrica, alimentato da energia da fonti rinnovabili e supportato da sistemi di accumulo in Sud Europa.

ESIGENZA

Avendo sedi in tutto il mondo, NHOA S.A. ha da sempre presentato la necessità di numerosi viaggi aziendali, in Italia come all’estero. Nel 2019 la percentuale di personale “viaggiante” interno all’azienda si aggirava attorno al 65-70% del totale, con circa 1000 prenotazioni

generate in un anno dai dipendenti (tra alloggi e spostamenti da/verso la destinazione ed in loco). Le destinazioni dei viaggi erano principalmente mete Europee (73%), una piccola parte nei confini domestici (3%) e meno di un quarto nel resto del mondo (24%). Nel corso del 2020 ed inizio 2021, quindi con l’espandersi della pandemia, i viaggi di lavoro si sono quasi azzerati nelle società appartenenti al gruppo, in quanto i dipendenti sono stati limitati ad effettuare viaggi di lavoro solo se strettamente indispensabili ed inderogabili. In questo periodo, il numero di transazioni per i viaggi di lavoro si è ridotto da circa 1000 all’anno a 100. Nel 2022, invece, i viaggi d’affari sono ripresi a pieno regime: il personale viaggiante oltrepassa il 90% del totale, con circa 400 viaggiatori unici l’anno su 420 dipendenti; mentre le città europee con il 59% delle trasferte si confermano le destinazioni più visitate, si assiste ad un balzo in avanti dei trasferimenti domestici (26% del totale dei viaggi) contemporaneamente ad un calo di quelli intercontinentali (15%).

Al fine di avere un supporto professionale nell’organizzazione dei viaggi, prima del periodo pandemico ci si affidava ad un’agenzia esterna con cui si interfacciava, su richiesta della stessa agenzia, solo una figura selezionata internamente all’azienda: il Travel Manager. L’organizzazione dei viaggi risultava però spesso problematica a causa dell’inefficienza dell’agenzia di riferimento.

L’insoddisfazione generale era legata a:

• Scarsa integrazione delle attività dell’agenzia con i sistemi interni, che comportava la necessità di svolgere diverse mansioni ancora in maniera manuale (controllo delle spese, riconciliazione, comunicazione con società di info providing per sicurezza del dipendente in viaggio, …)
• Scarsa reattività dell’agenzia in risposta alle richieste di prenotazione
• Necessità di dover comunque cercare le alternative di viaggio in autonomia, per ridurre le attese e gli scambi mail per pianificare il viaggio con l’agenzia
• Difficoltà nella gestione dei business traveller: alcuni erano più autonomi nella ricerca delle opzioni di viaggio altri no
• Difficoltà nella gestione delle modifiche legate ai viaggi (cancellazione dei voli, scioperi, cambiamenti nelle policy etc)
• Casi di prenotazioni (estere) non pagate e scarso supporto dell’agenzia in ripianificazione e pronta gestione della situazione
• Scarso supporto in viaggio e assenza di supporto fuori dagli orari di apertura dell’agenzia

L’azienda ha dunque iniziato già nel periodo pre-pandemico la ricerca di una soluzione che facilitasse, semplificasse e automatizzasse la gestione dei viaggi, con la consapevolezza di dover rispondere alle esigenze di diverse tipologie di business traveller: i più autonomi e i meno autonomi. Gli elementi di valore, ricercati in una nuova soluzione erano tempi ridotti di gestione delle attività, autonomia e supporto continuo.

Dopo alcuni tentativi non andati a buon fine, nel 2021 l’azienda ha deciso di introdurre la soluzione di BizAway. Inizialmente l’obiettivo era esclusivamente quello di efficientare alcune procedure legate all’organizzazione dei viaggi, in seguito si è pensato di riprogettare anche le fasi più a valle del processo di business travel management come la generazione e integrazione delle fatture nei sistemi gestionali interni e arricchire anche l’assistenza in viaggio grazie all’integrazione con la soluzione di gestione del rischio e garanzia della sicurezza dei dipendenti già precedentemente adottata.

SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Nel corso del 2021, l’azienda ha investito nell’introduzione della piattaforma autonoma di prenotazione di viaggi aziendali BizAway che si presenta come una TMC digitale con tecnologia proprietaria e servizio completo di agenzia di viaggio internalizzato. Si tratta di una piattaforma con un elevato livello di personalizzazione in grado di consentire alle aziende, oltre alla funzione di prenotazione, anche di:

• Introdurre filtri alle prenotazioni impostando vincoli legati alla travel policy aziendale
• Definire a priori il flusso di approvazione monitorando e approvando le prenotazioni dei dipendenti
• Stabilire un flusso approvativo dinamico a seconda del progetto/commessa/centro di costo selezionato in fase di prenotazione
• Gestire l’attività dei viaggiatori assegnando ruoli e applicando limitazioni e preferenze ad ogni gruppo di lavoro
• Raggruppare più prenotazioni in un’unica agenda ottenendo la panoramica completa dell’itinerario di viaggio
• Scegliere quali campi personalizzati creare a seconda della struttura aziendale, ad esempio inserire il numero di commessa o qualsiasi altro riferimento utile che sarà poi riflesso in fattura
• Beneficiare del servizio dedicato di assistenza 24/7 offerto dai Travel Experts della TMC
• Avere in dotazione un tool di Travel Risk Management, che permette di visualizzare in piattaforma i livelli di rischio (geopolitico, naturale, sanitario) per ogni destinazione
• Calcolare le emissioni di CO2 emesse dai propri viaggi e compensarle grazie alla collaborazione con EDEN Projects, un ente di riforestazione in paesi in via di sviluppo.

Oltre alla semplicità di utilizzo, un ulteriore elemento di vantaggio è la trasparenza nelle tariffe, garantita grazie a un inventario di fornitori variegato quali GDS, NDC, Bed Banks, OTA e aggregatori, con cui BizAway si interfaccia direttamente attraverso integrazioni native, anche per negoziare tariffe speciali per il proprio cliente. La piattaforma supporta, inoltre, diverse modalità di pagamento (carte di credito, wallet digitali, carte lodge e bonifici bancari).

La piattaforma consente di personalizzare la generazione delle fatture, legando ciascuna emissione al codice commessa del cliente su cui ribaltare la spesa e si integra con soluzioni preesistenti (gestionali, sistemi HR, servizi di sicurezza e gestione del rischio, …), per offrire un’esperienza completa ai propri clienti.

Infine, l’applicativo può essere inserito anche nei programmi di welfare aziendale, poiché le aziende clienti possono mettere a disposizione dei dipendenti i servizi e le tariffe convenzionate anche per prenotazioni personali.

BENEFICI

In primo luogo, l’adozione della soluzione digitale descritta nel precedente paragrafo ha consentito all’azienda di modificare il modo in cui le diverse attività del business travel management vengono svolte. In particolare:

• apertura della missione: non più gestita tramite mail, ma automatizzata in piattaforma;
• ricerca e prenotazione: autonoma e diretta all’interno di un variegato inventario di servizi;
• supporto in viaggio: integrazione dei sistemi della società di info providing a cui l’azienda si appoggia per garantire la sicurezza dei viaggiatori in trasferta;
• rendicontazione delle spese pre-viaggio: fatture automatizzate e miglior tracciamento delle spese dei dipendenti, sebbene il processo resti ancora perlopiù manuale.

Per la stima dei benefici tangibili conseguiti dall’azienda è stato scelto di quantificare il risparmio di costi ottenuto confrontando l’attuale 2022 con un ipotetico 2022 con processi invariati rispetto al 2019, e quindi non digitalizzati.

Per quanto concerne i costi, già dal primo anno l’azienda ha conseguito un risparmio complessivo di quasi 130.000 euro. Nello specifico le aree di impatto sono state due:

• Processi. Le attività più impattate sono state le seguenti:
  • Apertura e approvazione della missione: l’automatizzazione dell’attività ha consentito di liberare tempo delle risorse precedentemente impegnate a scambiarsi mail, con un risparmio di costo del 23%;
  • Ricerca, selezione e prenotazione dei servizi di viaggio: l’autonomia dei viaggiatori e la semplificazione dell’attività di prenotazione, che viene fatta direttamente in piattaforma, senza interazione con l’agenzia tramite mail, ha consentito un risparmio di tempo che complessivamente ha permesso di risparmiare l’89% dei costi sostenuti in precedenza;
  • Rendicontazione: la generazione automatica delle fatture ha consentito la riduzione nel numero di errori commessi sui documenti, con un risparmio di costo del 90%;

• Costi di servizio. le voci di risparmio sono state le seguenti:
  • Tariffe alberghiere inferiori, con un risparmio medio del 9% sulle tariffe negoziate;
  • Commissioni di agenzia ridotte, con un risparmio annuo di circa il 30%.

Le voci di investimento sostenute una tantum dall’azienda per introdurre i cambiamenti previsti dal progetto sono state:

• costo di personalizzazione del software, in particolare del flusso approvativo in cui era necessario inserire le informazioni dei progetti oggetto della trasferta;
• costo di formazione del personale sull’utilizzo della piattaforma per cui, adottando logiche di usabilità e user experience tipiche dei siti consumer, è stata sufficiente una sola sessione rivolta a circa 150 dipendenti;

per un valore complessivo di circa 12.000 euro.

Dal confronto tra l’investimento sostenuto e il risparmio di costi conseguito emerge come l’azienda sia stata in grado di ripagare l’investimento fin da subito. Dunque, il passaggio da attività completamente manuali a attività automatizzate e digitali ha consentito di liberare il tempo dei dipendenti, per dedicarlo ad attività a maggior valore.

Infine, l’azienda ha ottenuto anche una serie di benefici intangibili che riguardano nello specifico due aree:

• sostenibilità: all’interno della piattaforma l’azienda è in grado di reperire il dettaglio delle emissioni di CO2 per tipo di prenotazione effettuata, inoltre, grazie alla partnership tra BizAway e Eden Reforestation Projects, NHOA S.A. ha potuto compensare tali emissioni;
• sicurezza: l’integrazione con la società di info providing ha consentito all’azienda di avere un unico punto di accesso in cui reperire tutte le informazioni di viaggio, inclusi i parametri di sicurezza e i livelli di rischio per ogni destinazione.