L’ENTE  

Il Ministero dell’Istruzione è composto da due Diparti­menti e sei Direzioni generali. Della gestione e della pro­mozione di questo progetto di digitalizzazione si è occu­pata la Direzione Generale Sistemi Informativi e Statistica (DGSIS). Nel 2020, il Ministero ha gestito complessiva­mente un budget di circa 47,7 miliardi di euro, di cui 44,4 miliardi (93%) dedicati al costo del personale scolastico (dirigenti scolastici, docenti, personale ATA)1 . Il Ministero gestisce 8.765 Istituti Scolastici statali di ogni ordine e grado, per un totale di 52.379 Scuole2, 7,5 milioni di studenti3 , 886mila docenti4 , e 209mila addetti del perso­nale ATA5 .  

IL PROBLEMA  

Ogni anno, nel periodo giugno-settembre, il Ministero dell’I­struzione (MI) e i suoi uffici territoriali venivano impegnati nell’immissione in ruolo dei docenti iscritti nelle graduatorie ad esaurimento (GAE) e nella nomina delle supplenze dei soggetti iscritti nelle graduatorie di istituto per le supplenze annuali. Successivamente per le supplenze brevi temporanee provvedevano le istituzioni scolastiche. A giugno 2020, però, il sistema ha dovuto fare i conti con l’emergenza sanitaria. All’arrivo delle misure di sicurezza imposte dal Governo, le procedure del reclutamento erano solo parzialmente digita­lizzate: gli aspiranti docenti, infatti, consegnavano la docu­mentazione su carta, in presenza o tramite lettera raccoman­data, agli uffici scolastici territoriali o alle scuole capofila. Erano poi questi uffici a inserire nella banca dati del Ministe­ro i dati delle domande di inserimento nelle graduatorie, con un elevato tempo di lavorazione (tempo stimato, per difetto, in 30 minuti per domanda). Ogni Ufficio Scolastico Regionale operava poi con proprie e distinte modalità operative. Tutto questo si svolgeva in più mesi di lavoro e spesso non consenti­va il rispetto delle date per il corretto avvio dell’anno scolasti­co. Inoltre, il procedimento di presentazione della domanda o di aggiornamento della posizione del docente richiedeva supporto nella presentazione della domanda visto le numero­se informazioni richieste e la documentazione da allegare.

GLI OBIETTIVI  

In questo contesto, il progetto ha mirato a: standardizzare e uniformare il processo di reclutamento per tutti gli uffi­ci territoriali; re-ingegnerizzare il processo in un’ottica di semplificazione e dematerializzazione; garantire maggiore trasparenza amministrativa, informando gli aspiranti in tutte le fasi del processo; potenziare i canali di comunicazio­ne e di assistenza, dedicando canali specifici ad alcuni sta­keholder (tra cui i sindacati); consentire all’amministrazione centrale e periferica di monitorare costantemente l’intero processo; risparmiare tempo e risorse degli uffici ammini­strativi e delle istituzioni scolastiche; consentire all’ammi­nistrazione periferica di poter operare in modo persona­lizzato e flessibile; predisporre una banca dati dei titoli dei docenti, per costituire in futuro un portfolio professionale che valorizzi il sistema informativo del Ministero.  

LA SOLUZIONE  

Di fronte alle misure di sicurezza imposte dal Governo, nel mese di giugno 2020, sono state introdotte le graduatorie provinciali supplenze (GPS), caratterizzate da un sistema di reclutamento informatizzato.  Il progetto ha digitalizzato ed automatizzato l’intero proces­so di immissione in ruolo dei docenti, dalla presentazione della domanda all’assegnazione della sede. Un algoritmo ha esaminato le domande pervenute nel rispetto dell’ordine di graduatoria e secondo le regole definite dalla norma vigente, assegnando la scuola/insegnamento ai partecipanti, secon­do l’ordine di preferenza espresso.  Inoltre, è stato parzialmente digitalizzato il processo di reclutamento delle graduatorie provinciali e di istituto del personale supplente. Le fasi di convocazione e di assegna­zione della sede rimangono gestiti a livello territoriale.  Le funzioni sono sempre state disponibili on line 24 ore su 24, 7 giorni su 7, accessibili sia attraverso SPID che tramite credenziali MI per assicurare un veloce svolgimento delle operazioni. I sistemi sono stati realizzati con tecnologia J2EE e DBMS relazionale Oracle interamente responsive, accessibili quindi anche da dispositivi mobili. I controlli di business e il reperimento delle informazioni, già presenti nel sistema informativo, sono stati effettuati tramite WS-REST. È stato implementato inoltre un sistema di gestione del workflow operativo che ha automatizzato e sincronizzato il funzionamento dei vari moduli e ha consentito ai diversi uffici scolastici regionali di operare in modo autonomo e personalizzato.  Il personale del Ministero e degli uffici territoriali, tramite la costituzione di un gruppo di lavoro trasversale, ha coordi­nato il progetto, ha collaborato alla fase di progettazione, ed ha armonizzato tutti gli interventi: dalle nuove disposizioni normative, agli atti amministrativi e tecnici, alle attività di comunicazione e di formazione.  

I RISULTATI  

Il progetto, sebbene già previsto dal piano informatico del Ministero, è stato accelerato per il sopraggiungere della pandemia, ed è stato portato a compimento in pochi mesi rispetto alle previsioni iniziali di circa 1 anno.  La soluzione, fruita a livello nazionale, è stata utilizzata nel periodo luglio-ottobre 2020 da 40.523 docenti, 855.045 aspiranti docenti, 8.184 istituzioni scolastiche, 101 uffici scolastici territoriali, e 18 uffici scolastici regionali.  Il raggiungimento degli obiettivi ha consentito di ridurre i carichi di lavoro dell’amministrazione, liberando professio­nalità per altre attività a valore aggiunto, e ha consentito di gestire il procedimento amministrativo in completa sicurez­za rispetto all’emergenza COVID-19.  La digitalizzazione del procedimento ha garantito una maggiore qualità e veridicità dei dati, che sono stati inseriti direttamente dagli aspiranti docenti; inoltre, laddove tali dati fossero stati già presenti e certificati nel sistema infor­mativo, venivano precaricati sulla domanda, riducendo così in maniera sensibile gli errori e il tempo di compilazione delle domande, e semplificando notevolmente l’onere a cari­co dell’aspirante docente nella compilazione della domanda.  Il progetto ha permesso di risparmiare più di 420mila ore di lavoro da parte del personale amministrativo delle istituzio­ni scolastiche, assicurando inoltre una completa trasparenza dei procedimenti. Ogni passaggio è stato puntualmente tracciato e registrato e questo ha generato anche una mag­giore consapevolezza da parte degli attori coinvolti nelle diverse fasi del processo di lavoro.  

LE PROSPETTIVE DI EVOLUZIONE  

Il Ministero dell’Istruzione si è dotato negli anni di diverse infrastrutture informatiche. Il Fascicolo del Personale, ad esempio, permette già di tracciare il percorso dei docen­ti, sebbene per i docenti più anziani sia ancora necessario ricostruire la storia lavorativa a fini pensionistici senza dati digitalizzati. Inoltre, la centralizzazione del pagamento di tutti gli stipendi al MEF, dal 2010, ha permesso di raccoglie­re in maniera più sistematica e veritiera anche i dati sulle supplenze.  Il progetto permette quindi di abilitare ulteriormente la di­gitalizzazione del percorso di carriera dei docenti, nell’ottica della costruzione di un vero e proprio Portfolio del Docente. La prospettiva è quella di poter in futuro integrare le diverse piattaforme del Ministero, inclusa ad esempio la piattaforma SOFIA per la formazione e le iniziative di aggiornamento. Il primo step consisterà nella digitalizzazione e centraliz­zazione anche delle convocazioni per le supplenze, finora gestite in autonomia dagli uffici provinciali quasi sempre in presenza e con tempi di esecuzione del procedimento signi­ficativi.   

RIFERIMENTI UTILI  

• Link alla piattaforma: https://graduatorie.static.istruzione.it/;
• Report dell’Osservatorio Agenda Digitale “Le strategie per la trasformazione digitale del Paese nel 2020”, disponibile al link: https://bit.ly/ad20_2_Strategie.

1. Fonte: Elaborazione dell’Osservatorio Agenda Digitale su dati MEF – Ra­gioneria Generale dello Stato, Budget dello stato per il triennio 2020 – 2022, Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca.
2. Fonte: Portale Unico dei Dati della Scuola, dati relativi all’anno scolastico 2020/21. Le cifre riportate non comprendono le scuole paritarie e le scuole delle province autonome di Aosta, Trento, e Bolzano.
3. Fonte: Istat, dati relativi al 2019. La cifra include solo le scuole a gestione statale.
4. Fonte: Istat, dati relativi al 2019. La cifra non include i docenti che hanno supplenze di durata inferiore all’anno scolastico.
5. Fonte: Portale Unico dei Dati della Scuola, dati più recenti relativi all’anno scolastico 2017/18. La cifra non include il personale che abbia supplenze di durata inferiore all’anno scolastico.