AZIENDA

Medici Senza Frontiere (MSF) è un’organizzazione internazionale non governativa nell’ambito medico-umanitario, fondata nel 1971 da medici e giornalisti. MSF presta la sua opera di soccorso in tutto il mondo alle popolazioni colpite da conflitti, epidemie, catastrofi naturali o escluse dall’assistenza sanitaria. Al momento ci sono progetti in corso in quasi 80 Paesi. MSF è strutturata in 5 Centri Operativi e 23 sezioni ed uffici in tutto il mondo. MSF Italia è una Onlus italiana nel campo medico e umanitario e rappresenta la sezione italiana di Médecins Sans Frontières.

L’ESIGENZA

Alla base del progetto “Digitalizing HR” di Medici Senza Frontiere si possono individuare tre esigenze fondamentali, che rispondono agli orientamenti strategici dell’Unità HR dell’organizzazione. Anzitutto, la necessità di efficientare i processi HR di selezione di nuovi candidati e l’onboarding dei nuovi assunti attraverso la loro riprogettazione e la definizione di nuovi strumenti a supporto. Precedentemente all’avvio del progetto, infatti, i processi di recruiting di MSF per il personale di sede venivano gestiti in maniera tradizionale, attraverso il supporto di sistemi non integrati tra loro o ancora in maniera analogica. Accanto a questa esigenza, vi era la volontà di migliorare l’esperienza offerta alle persone attraverso l’adozione di strumenti per facilitare la comunicazione e la creazione di relazioni tra organizzazione e candidati o collaboratori appena assunti. Infine, la necessità di migliorare i flussi comunicativi e di scambio di informazioni, rendendoli anche più trasparenti, tra gli attori interni convolti: i recruiter, le figure del management e le altre Direzioni coinvolte nei processi di selezione ed onboarding.

IL PROGETTO

Il progetto “Digitalizing HR” di MSF ha preso avvio nel mese di luglio 2021 e ha previsto l’adozione di una nuova piattaforma ATS, offerta da iCIMS, per il recruiting e l’onboarding del personale di sede (compresi gli stage), dei “Dialogatori” (collaboratori che si occupano di coinvolgere nuove persone a sostenere con una donazione regolare a MSF) e del team dei progetti umanitari in Italia, che si occupa di selezionare gli operatori che lavorano sulle operazioni che MSF ha in Italia. La messa a terra dello strumento è cominciata a settembre, prevedendo il lancio del modulo recruiting per gennaio 2022 e del modulo onboarding per aprile 2022. In merito al modulo recruiting, la nuova piattaforma implementata permette ai recruiter di creare in maniera semplice e completamente digitale le job description; pubblicarle poi come annunci di lavoro; raccogliere in un unico punto di repository tutte le candidature pervenute all’organizzazione; di effettuare uno screening in base a filtri customizzabili e infine somministrare test di vario genere (es. test tecnici e di lingua) tramite piattaforma. In precedenza, la creazione degli annunci e la loro relativa pubblicazione avveniva in due momenti separati e coinvolgeva, oltre ai recruiter, anche il Digital Team responsabile della pubblicazione sui diversi canali di job posting. Grazie alla presenza di template facili da utilizzare e intuitivi, oggi i recruiter possono compilare gli annunci direttamente sulla piattaforma e procedere in autonomia anche nella fase di pubblicazione, la quale avviene contemporaneamente sul sito di MSF, su canali social, siti specializzati nella ricerca di lavoro e bacheche online. Durante la fase di creazione degli annunci, i recruiter hanno la possibilità di settare una serie di domande di pre-screening, così da suddividere in automatico la platea di candidati più in linea da quelli che non possiedono le caratteristiche richieste. Le persone che si candidano agli annunci dai diversi portali vengono indirizzate alla piattaforma (anche da mobile), dove possono registrarsi, caricare i propri documenti, sincronizzare la piattaforma al proprio storage cloud e al proprio calendario, così da ritrovare tutti i documenti e le informazioni salvate anche durante gli accessi successivi. La piattaforma rappresenta per il recruiter l’unico punto di accesso alla totalità delle candidature pervenute, che oltre a essere ordinate per il profilo ricercato, possono essere visualizzate anche attraverso una ricerca per “parola-chiave”. La ricerca è resa possibile da motori di ricerca intelligenti in grado di comprendere il linguaggio scritto ed elaborarne le informazioni. Dopo una prima fase di scrematura delle candidature da parte dei recruiter e successivamente da parte del manager, i candidati più idonei vengono invitati ad effettuare i test tecnici e/o di lingua, ai quali è possibile accedere direttamente dalla piattaforma, precedentemente settata dal recruiter con i test del caso. Le tipologie di test che possono essere previste sono diverse, ad esempio domande a risposta multipla, domande aperte, domande per le quali è necessario svolgere esercizi e/o presentazioni da caricare in piattaforma. Il sistema dà inoltre la possibilità di far registrare ai candidati delle video interviste in differita, le quali vengono rese disponibili ai recruiter e salvate sul profilo dei candidati. Sia i test, sia le videointerviste possono essere valutate dai recruiter e dai manager sulla piattaforma, che elabora poi un ranking dei candidati. A supporto delle attività del recruiter è presente anche una dashboard che evidenzia lo stato di avanzamento delle diverse candidature, ricordando a recruiter e candidati i prossimi step. All’adozione della nuova piattaforma sono state affiancate – e continueranno a svolgersi – attività di formazione sul suo utilizzo, dedicate ai recruiter e ai manager. In particolare, per i referenti HR sono state organizzate delle sessioni di formazione aggiuntive, anche di training on-the-job, al fine di facilitare l’utilizzo della piattaforma e a garantirne l’adozione in tutta l’organizzazione. Le sessioni formative sono state registrate e caricate in un’apposita sezione della intranet dell’organizzazione, così da renderle sempre disponibili al momento del bisogno. Attualmente MSF sta lavorando all’implementazione del modulo dedicato all’onboarding, che contribuisce a migliorare da un lato la candidate experience e, dall’altro, a rendere più efficaci e fluidi i processi interni di inserimento delle persone nell’organizzazione. L’idea di base è di digitalizzare l’inserimento dei nuovi assunti creando un percorso quanto più personalizzato possibile sulle esigenze dell’organizzazione e delle persone (dipendenti, stage, Dialogatori, operatori). In particolare, il modulo permetterà tre novità fondamentali. In primo luogo, velocizzerà il passaggio di informazioni e documenti amministrativi tra HR e il nuovo assunto, che potrà caricare direttamente sulla piattaforma e firmare digitalmente tutti i documenti richiesti prima dell’inizio effettivo. In secondo luogo, HR avrà accesso a tutti i documenti in piattaforma, avendo la possibilità sia di monitorarne lo status (compilato o pending), sia di gestirli all’interno della piattaforma, attraverso un cruscotto riassuntivo. Infine, la piattaforma permette di gestire il workflow di incontri, informazioni e azioni che il nuovo assunto e altri stakeholder interni devono effettuare prima e dopo l’assunzione (ad esempio, configurazione del pc, incontri di onboarding su procedure interne, formazioni in entrata, ecc.).

I RISULTATI

Ad oggi, il modulo recruiting della piattaforma è utilizzato per tutte le selezioni di MSF per le posizione di sede, programmi umanitari in Italia e Dialogatori ed è possibile definirne già i primi benefici. In primis, l’efficientamento del processo di selezione, il quale non solo risulta più facile e veloce da gestire per i recruiter, ma ha permesso anche di ridefinire la fluidità del processo stesso, rendendo completamente autonomi i recruiter nella fase di pubblicazione, migliorando la comunicazione e la condivisione dei CV tra HR e manager di linea da un lato e tra candidato e HR dall’altro, e garantendo infine una gestione standardizzata delle candidature ricevute. Inoltre, la piattaforma dà la possibilità di raccogliere e analizzare dati ed indicatori sulla selezione e di verificare da quali portali e canali l’organizzazione è in grado di percepire maggiori candidature. Queste analisi dati permettono di raccogliere informazioni utili per le HR rispetto al ciclo di selezione e onboarding ed avere una visione più integrata e data-driven dei processi.

GLI SVILUPPI FUTURI

Per quanto riguarda gli sviluppi futuri, MSF è attualmente impegnata nell’implementazione del modulo dedicato all’onboarding. Contemporaneamente continuerà la formazione dello staff per raggiungere l’autonomia dei manager e dei recruiter nell’utilizzo della piattaforma Parallelamente inizieranno anche i percorsi formativi sulla piattaforma di onboarding, dedicati a recruiter, manager e tutti gli stakeholder interni, come i colleghi dell’IT, della segreteria, della logistica e del payroll, che dovranno interagire con la piattaforma e che avranno accesso alle dashboard di monitoraggio.