L’AZIENDA

Il Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane è una delle più grandi realtà industriali del Paese. Partecipata al 100% dal Mini­stero dell’Economia e delle Finanze dal 1992, la Capogruppo Ferrovie dello Stato Italiane SpA controlla le società opera­tive nei quattro settori della filiera: trasporto, infrastruttura, servizi immobiliari e altri servizi e, ferme restando le au­tonome responsabilità giuridiche delle società partecipate, svolge attività di natura societaria tipiche di una holding (gestione delle partecipazioni, controllo azionariato, ecc.), oltre che di tipo industriale. Il Gruppo FS Italiane conta circa 83mila dipendenti, oltre 10mila treni ogni giorno (circa 8mila in Italia e oltre 2mila all’estero), circa 750 milioni di passeggeri su ferro (600 in Italia, 150 all’estero), 300 milioni di passeggeri su gomma e 50 milioni di tonnellate di merci all’anno.

L’ESIGENZA

Il progetto “Smart Recruiting” di Ferrovie dello Stato ita­liane ha avuto inizio a fine 2019 per rispondere alle diverse esigenze nate negli ultimi anni. Innanzitutto, efficientare e velocizzare il processo di ricerca e selezione di nuovi can­didati, dematerializzando i diversi step e adottando nuove tecnologie e sistemi digitali a supporto. Altra necessità, quella di uniformare e coordinare gli iter selettivi delle di­verse società del Gruppo, migliorando la qualità e l’ingaggio dei candidati. Precedentemente il Gruppo prevedeva, infatti, 3 diversi format di selezione rispetto ai profili ricercati: uno per le figure manageriali, uno dedicato ai ruoli opera­tivi e uno più generico per le altre professionalità. Infine, la volontà di allineare il processo di Ricerca e Selezione alla strategia di adeguamento al GDPR e alle normative in materia di trattamento dei dati delle persone, a cui Ferrovie sta dando seguito per la totalità dei processi aziendali e in tutte le diverse Direzioni organizzative. La ridefinizione del processo è stata accompagnata da un cambiamento di logica e approccio, passando da iter complessi e molto strutturati, in cui spesso veniva chiesto al candidato di produrre dati e informazioni in più passaggi diversi, allo snellimento delle procedure e alla facilità di utilizzo dei diversi applicativi. Al fine di rispondere a tutte queste esigenze sono stati orga­nizzati dei tavoli di lavoro tra le diverse società del Gruppo, per valutare insieme i bisogni percepiti e identificare, grazie al supporto della funzione Servizi Informativi, le soluzioni tecnologiche più adatte.

IL PROGETTO

Il progetto ha portato all’introduzione di un Applicant Tra­cking System collegato alla pagina web “Lavora con noi”, in grado di raccogliere ed elaborare le diverse informazioni e dati dei candidati. Quest’ultimi possono registrarsi al portale del Gruppo, creando un proprio account in maniera semplice e veloce, con la possibilità di effettuare un “social log in”, ossia di recuperare le informazioni dai propri profili sui so­cial network e inserirle in automatico nel sistema. Una volta creato l’account il candidato potrà candidarsi per una posi­zione aperta e/o rimanere in contatto con l’azienda attraver­so un sistema di alert via mail qualora venga pubblicato un annuncio in linea rispetto al suo profilo professionale. Tutti gli annunci pubblicati sull’ATS vengono condivisi su 130 Job Board esterni, al fine di amplificarne la ricerca. La piattafor­ma di ATS è inoltre dotata di un motore di matching, istruito per supportare il recruiter nel processo selettivo dei profili professionali ricercati. Si tratta di uno strumento basato su servizio automatico di ricerca ottimizzata (motore semanti­co) che permette di avere l’estrazione dei candidati. Il siste­ma non utilizza meccanismi discriminatori e non è basato sull’utilizzo di categorie particolari di dati personali, ma sulla base di un vocabolario di parole, un mansionario pro­fessionale, identificato ad hoc dalla Direzione HR del Grup­po, nel quale sono stati inseriti vocaboli e termini propri del mondo ferroviario. Successivamente alla registrazione da parte del candidato, il sistema assegna alle diverse esperien­ze professionali inserite nel CV i corrispettivi tag (sulla base delle descrizioni dei ruoli del Gruppo) e mostra alla persona le associazioni effettuate per una sua conferma. In questa maniera, il candidato può ricalibrare le diverse informazioni inserite e modificare i tag assegnati in automatico, aggiun­gendone di nuovi o eliminando quelli non in linea. Il motore elabora solamente i dati relativi alle esperienze professio­nali al fine di creare una classifica dei profili più in linea alla posizione ricercata, in cui compare il nome della persona, il CV con i tag assegnati e la percentuale di compatibilità. A questo punto, il recruiter decide quali candidati invitare a svolgere i test online, anch’essi integrati nella piattaforma dell’ATS per facilitarne l’accesso e al candidato arriva una notifica sia via mail che sul proprio profilo personale nella piattaforma. I test somministrati sono stati definiti e costru­iti durante il tavolo di lavoro iniziale con gli HR delle società del Gruppo, al fine di personalizzarli rispetto alla professio­nalità a cui sono dedicati. Si tratta di questionari comporta­mentali, di personalità, basati sulle capacità cognitive (ragio­namento numerico, verbale, induttivo e deduttivo) e prove linguistiche, fruibili anche da mobile, alcuni dotati di logiche di gioco e sfida. Tutti i test, così come la piattaforma e lo strumento di match, sono disponibili in sette lingue diverse, al fine di garantire l’accesso e la stessa esperienza di frui­zione da parte di tutti i candidati, anche all’estero o in zone del Paese in cui si parlano altre lingue. Al termine dei test, i candidati ricevono l’esito della prova, trasmesso sotto forma di logiche social, con un pollice verde, in caso di risultato po­sitivo, o al contrario un pollice rosso. Gli HR ricevono diret­tamente dalla piattaforma i report con i punteggi e decidono quali candidati invitare a colloquio. A tal fine, la piattaforma permette ai diversi referenti HR e ai responsabili di linea che partecipano alla selezione di visionare i CV, dare feedback ai candidati, scambiare documenti, in maniera integrata e sicura. Successivamente al colloquio, i reclutatori inseri­scono la valutazione nella piattaforma che stila la lista dei possibili nuovi assunti. La piattaforma comprende anche un chat bot, in grado di dare supporto ai visitatori della pagina online “Lavora con noi” e a tutti gli utenti della piattaforma, trasmettendo informazioni e risposte ai vari quesiti. L’intro­duzione dei diversi strumenti è stata affiancata da azioni for­mative e di change management dell’Accademy del Gruppo, che ha supportato le varie figure HR delle società dislocate sul territorio aziendale. Alcune tra le tematiche formative, le nuove modalità e funzionalità della piattaforma, le strategie di Employer Branding, la protezione dei dati, le politiche antidiscriminatorie. In aggiunta, anche dei percorsi formativi specifici sui test online dei candidati. La formazione è stata erogata attraverso diversi format, come le aule virtuali (che hanno sostituito quelle in presenza), le pillole formative, i tutorial e i webinar.

I RISULTATI

Il progetto “Smart Recruiting” di Ferrovie ha permesso di raggiungere molti risultati positivi, tra cui un sostanziale miglioramento della ricerca e selezione del Gruppo, riducen­do il tempo di attraversamento e semplificando il processo. I ritorni e i feedback positivi mettono in luce anche i risultati in termini di engagement e di coinvolgimento dei candidati. Grazie alla messa a disposizione della piattaforma in diverse lingue è stato possibile raggiungere una platea di candidati più ampia, anche al di fuori dei confini nazionali. Apprezzate le possibilità di effettuare il “social login” in tempi brevis­simi (circa 30 secondi) e la visualizzazione dei tag assegnati dallo strumento, che permette di rendere più trasparenti le associazioni effettuate. Inoltre, la predisposizione dei test online, accessibili ovunque e in ogni momento, ha permes­so di allargare il target di candidati che vi partecipano. In precedenza, quando le prove venivano svolte in presenza, era invece necessario ridimensionare il numero di candidati, con la possibilità di escludere dall’iter di selezione candidati mo­tivati e talentuosi. Dall’inizio del progetto ad oggi il Gruppo ha aperto la partecipazione ai test a più di 12 mila persone. Le uniche criticità percepite sono state quelle connesse alla difficoltà di cambiare in maniera radicale e veloce prassi e comportamenti molto diffusi all’interno delle società per far posto a processi totalmente digitali.

GLI SVILUPPI FUTURI

In futuro la Direzione HR del Gruppo tornerà a mettere mano al progetto, aggiungendo nuove funzionalità dello strumento e ridefinendo alcune pratiche. Una delle novità sicuramente più interessanti dal punto di vista dell’evolu­zione del prodotto è la previsione di integrare applicativi aggiuntivi per prenotare automaticamente i colloqui con i referenti HR da parte dei candidati selezionati. In merito alla gestione dei colloqui, la Direzione HR non appena possibile tornerà ad affiancare ai colloqui online, anche dei momenti in presenza per conoscere i candidati.