AZIENDA

Gefran è una multinazionale italiana, specializzata nella progettazione e produzione di sensori, sistemi e componenti per l’automazione ed il controllo dei processi industriali. Competenza, flessibilità e qualità dei processi sono i fattori distintivi di Gefran nella realizzazione di strumenti e sistemi integrati per specifiche applicazioni in diversi ambiti industriali, con un know-how consolidato nei settori di plastica, metallo, trattamento termico e idraulica mobile. L’azienda conta oggi oltre 660 dipendenti e consolidate collaborazioni con centri di ricerca e università nazionali ed internazionali. Gefran opera sui principali mercati internazionali attraverso otto stabilimenti produttivi (in Italia, Svizzera, Stati Uniti, Brasile e Cina), 13 organizzazioni commerciali (tra cui Germania, Francia, Regno Unito, Belgio, India e Singapore) e oltre 80 distributori nel mondo. Gefran è quotata alla Borsa Valori di Milano nel segmento FTSE Italia STAR.

L’ESIGENZA

Nel 2019 Gefran ha sviluppato un nuovo modello, chiamato “SCOp2E”, per definire il proprio design organizzativo nel processo di progettazione del Business Plan. Il modello esplicita l’interconnessione tra Strategia, Organizzazione e Cultura all’interno dell’azienda. Applicando “SCOp2E”, la funzione People & Organization contribuisce dunque alla definizione della Strategia ed è responsabile di disegnare l’Organizzazione e di far evolvere la Cultura, entrambe necessarie all’esecuzione della Strategia anche attraverso processi più innovativi e sostenibili. In questo contesto, disegnare un’organizzazione efficace ed efficiente significa anche individuare le competenze chiave per il raggiungimento degli obiettivi strategici dell’azienda. La capacità di attrarre e assumere talenti diventa quindi un elemento critico su cui investire. Negli ultimi anni, la funzione People & Organization si è trovata di fronte alle nuove sfide del mercato del lavoro, generate anche a seguito della pandemia. La rivalutazione del concetto di work-life balance e di benessere al lavoro da parte delle persone, così come la scarsità sul mercato del lavoro delle competenze più richieste dalle organizzazioni, hanno fatto emergere una serie di criticità, in termini di capacità di attrarre, fidelizzare ed ingaggiare i talenti. Questi fenomeni hanno avuto ricadute anche sulle attività di ricerca e selezione di Gefran: nonostante il numero di candidature pervenute all’azienda sia rimasto consistente rispetto al passato, le ricerche si sono prolungate in termini di tempo e gli inserimenti sono diventati più difficili da gestire. I responsabili che prendevano parte alle selezioni, infatti, richiedevano come requisiti fondamentali alti livelli di esperienza specialistica e conoscenze tecniche verticali e di settore. La ricerca del candidato ideale comportava alcune criticità: si riscontrava la presenza di posizioni vacanti per un lungo periodo; aumentavano i fenomeni di carenza di personale, mancavano le competenze chiave con il rischio di una potenziale perdita di competitività sul mercato e di ritardi nella realizzazione della strategia; la competizione sul mercato del lavoro era sempre più stringente. Tutte ragioni che hanno reso necessario mettere in atto un insieme di iniziative per attrarre i potenziali candidati e, in parallelo, facilitare le attività dei selezionatori.

IL PROGETTO

Uno degli elementi portanti delle attività della funzione People&Organization è il “Modello delle Competenze”, nel quale vengono definite le capacità rilevanti per l’organizzazione con i relativi comportamenti: esso è condiviso a tutti i livelli ed è la base per definire job description, percorsi formativi e Performance Management. Il progetto “Talent questing: recruitment agile” di Gefran prende avvio da un’iniziativa già in essere in azienda. Nel 2021 le figure manageriali, dalla prima linea a cascata sui vari livelli dell’organizzazione, sono state coinvolte nel progetto “FLY Performance”, per abilitare lo scambio continuo di feedback tra manager e collaboratori. Nello specifico, le persone in posizioni manageriali sono state preparate, con workshop dedicati, alla conoscenza delle competenze di ruolo, all’allenamento della capacità di porre domande e all’analisi delle competenze espresse dalle persone del loro team, al fine di condividere feedback costruttivi in ottica di sviluppo. Alcuni manager, apprezzando particolarmente l’iniziativa, hanno chiesto alla funzione People&Organization di poter approfondire quanto appreso, focalizzandosi in particolar modo sulle domande utili per esplorare le competenze di ruolo, oggetto delle interviste di selezione. L’iniziativa nasce quindi con l’obiettivo di rafforzare le competenze dei manager che partecipano ai colloqui di selezione insieme agli HR Business Partner, per metterli in condizione di identificare potenziali talenti da far sbocciare e valorizzare all’interno di Gefran. In particolare, nei colloqui diventa cruciale esplorare, oltre alle conoscenze tecniche, anche le diverse abilità, in particolare la capacità di apprendimento continuo. Una volta individuate le qualità distintive dei candidati e gli eventuali gap nelle esperienze e nelle conoscenze, l’obiettivo è disegnare un percorso di inserimento che sfrutti le capa cità trasversali e di apprendimento per formare rapidamente la persona sotto il profilo tecnico. Il progetto ha preso avvio nel 2023 e ha affrontato diverse fasi. Si è partiti con un’analisi delle interviste del processo di selezione, facendo emergere le pratiche attuali e i punti critici da affrontare. Grazie all’output di questa fase è stata definita la struttura del processo di selezione e ridisegnata l’esperienza del candidato. Nella seconda fase, è stato formalizzato un nuovo modello di analisi del candidato, su tre aree: aspetti personali, competenze e motivazioni. A questo punto, la funzione People&Organization ha introdotto lo schema “Ask&Drive”, per un utilizzo consapevole delle diverse tipologie di domande durante il colloquio, organizzando delle sessioni formative per i selezionatori, ad esempio sull’utilizzo delle domande aperte, chiuse, di specificazione, ricapitolative, retoriche, alternative e sull’uso consapevole del silenzio. Successivamente, è stata inserita la metodologia STAR (Situation Task Action Result), un modello da utilizzare durante i colloqui di lavoro per porre domande targettizzate all’approfondimento dei comportamenti, fornendo quindi uno strumento di supporto per esplorare situazioni specifiche e valutare alcune competenze dei candidati. Nella fase successiva, la funzione People&Organization ha predisposto un manuale “Metodologia e domande per esplorare le capacità”, una raccolta di tutte le tecniche e gli strumenti sviluppati durante il progetto, insieme al Modello delle Competenze di Gefran. A questa fase è seguita la realizzazione di un workshop di tre giornate, dedicato ai manager di prima e seconda linea, con l’obiettivo di farli lavorare insieme e allenare le loro capacità di selezionatori e di conduzione delle interviste. Infine, le ultime fasi hanno visto la pubblicazione e la diffusione del manuale e dei toolkit sviluppati, nonché l’applicazione pratica delle metodologie, con il supporto e il mentoring degli specialisti della funzione People&Organization. La diffusione del progetto è stata facilitata lungo il percorso da figure ambassador che hanno agito da sponsor dell’iniziativa. Gli ambassador sono stati individuati con riferimento a due diverse esperienze. I primi sono i manager che hanno vissuto l’esperienza del feedback di “FLY Performance” in modo arricchente. I secondi sono i manager che hanno accettato di inserire candidati, che non avevano una esperienza o conoscenza tecnica perfettamente allineata, ma forti capacità di apprendimento e spirito di iniziativa.

I RISULTATI

L’iniziativa ha prodotto una serie di benefici significativi, sia per la funzione People&Organization, sia per i manager coinvolti nei processi di recruiting. In primis, Gefran ha registrato una riduzione delle tempistiche necessarie per l’inserimento di nuove risorse. Prima del progetto, spesso venivano scelti i candidati della terza shortlist (dopo un periodo di circa 12 settimane), oggi l’inserimento avviene già dalla prima shortlist (dopo circa 4 settimane). Le tempistiche indicate riguardano il tempo che trascorre fra il primo colloquio e la firma dell’offerta di lavoro. Inoltre, si è assistito a un miglioramento tangibile della collaborazione tra la funzione People&Organization e i suoi clienti interni all’organizzazione, facilitando così la gestione dei processi di selezione e inserimento. La candidate experience è stata ottimizzata, rispecchiando appieno la cultura aziendale e contribuendo così al rafforzamento del brand. Sul piano delle figure manageriali coinvolte, si è registrato un notevole aumento delle competenze di linguaggio e sulle diverse tipologie di domande del colloquio di selezione. Questo miglioramento delle competenze di linguaggio ha avuto ricadute positive anche in termini di miglioramento dei colloqui di feedback e di valutazione delle prestazioni dei collaboratori già presenti in azienda. Tra gli elementi di successo dell’iniziativa, emerge la proattività nel rispondere ad una criticità emersa e riscontrata da diverse funzioni dell’organizzazione. La collaborazione con i manager e la condivisione del know how della funzione People&Organization ha permesso di instaurare un rapporto di fiducia tra le parti, che ha agevolato la buona riuscita del progetto.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo gli sviluppi futuri, la funzione People&Organization nel 2024 sarà impegnata nell’espansione del progetto alle filiali estere di Gefran, in quanto ad oggi l’ambito di applicazione è limitato al contesto italiano. In aggiunta, l’intenzione è quella di mappare i livelli delle competenze analizzate e, nel rispetto della privacy, produrre dati utili nelle prossime ricerche. Inoltre, c’è l’intenzione di creare uno strumento di benchmark sui livelli di capacità analizzati per confrontarli con le capacità richieste e predisporre sia piani di sviluppo interni, sia di sensibilizzazione presso le Organizzazioni Universitarie e gli Istituti Scolastici con cui l’azienda collabora. Infatti, un’importante evoluzione dell’iniziativa è la realizzazione, con la Fondazione Francesco Soldano, di un altro progetto studiato da Gefran per le Scuole Secondarie di Secondo Grado del territorio in cui ha sede l’headquarter del Gruppo, che si intitola “You and AI: scopri il tuo talento”. Si tratta di un percorso che coinvolge circa 500 studenti e i loro insegnanti che, guidati dai “coach” di FLY Gefran Talent Academy, lavoreranno per identificare le proprie attitudini e il proprio potenziale di capacità al fine di avere gli strumenti utili per progettare la propria strada nel panorama universitario e nel mondo del lavoro.