L’ORGANIZZAZIONE

ShopFully è una tech company attiva nel Drive to Store che connette i consumatori con

i negozi intorno a loro. L’azienda è proprietaria di quattro marketplace online utilizzati da

oltre 45 milioni di utenti che aggregano tutte le informazioni, le offerte e i servizi dei negozi.

Attraverso la propria piattaforma di hyperlocal marketing basata sull’intelligenza artificiale,

aiuta oltre 400 grandi retailer e brand globali a raggiungere i consumatori lungo tutte le

fasi del processo di acquisto, dalla ricerca di informazioni online a casa all’acquisto in

negozio. Nel 2023 ShopFully si unisce a MEDIA Central Group per creare una piattaforma

di marketing drive-to-store diffusa in tutta Europa.

LE ESIGENZE

L’introduzione dello Smart Working in ShopFully nasce da una decisione strategica volta a

supportare la crescita e lo sviluppo dell’azienda a partire dalle modalità di organizzazione

del lavoro. L’obiettivo del progetto, infatti, è promuovere un contesto lavorativo attrattivo

e in grado di trattenere i talenti, favorendo la delega, il decentramento decisionale,

l’autonomia, la responsabilità individuale e la collaborazione. Questi principi sono sempre

stati parte integrante della cultura aziendale e ShopFully li ha utilizzati come pilastri per

trasformare l’esperienza pandemica in un’opportunità, sperimentando nuove pratiche di

lavoro che hanno consolidato il proprio modello di Smart Working.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Per l’azienda fare Smart Working significa garantire alle proprie persone l’autonomia nel

decidere quando e da dove lavorare. Questa politica è parte del progetto più ampio “Be

at Your Best”, che ShopFully ha lanciato nell’aprile 2022. L’iniziativa coinvolge la totalità

dei dipendenti aziendali e si fonda sulla consapevolezza che ogni gruppo di lavoro ha

esigenze diverse da soddisfare per esprimere al meglio il proprio potenziale.

A ciascun team è così demandata l’organizzazione delle proprie modalità di lavoro,

ad eccezione di alcuni gruppi per i quali, a causa della natura delle attività svolte, è

raccomandata la presenza in ufficio almeno un giorno alla settimana. Ad esempio, l’area

Tech e Prodotto adotta un modello full remote, mentre le aree di Staff preferiscono un

modello ibrido che combina la presenza in ufficio con il lavoro da remoto. ShopFully

riconosce l’importanza dei momenti di incontro de visu, considerati fondamentali per

gli scambi creativi, la crescita personale e la coesione all’interno e fra i gruppi di lavoro.

Per questo motivo, in tutti i team vengono organizzati degli incontri periodici. L’azienda

ha scelto inoltre di non porre un controllo sugli orari di lavoro: le persone hanno così

la flessibilità di organizzare il proprio tempo per lavorare quando sono maggiormente

produttive e per raggiungere gli obiettivi assegnati.

Per quanto riguarda i luoghi di lavoro, ciascun individuo ha la possibilità di scegliere tra

diverse opzioni. Queste includono la propria abitazione, i 9 uffici che l’azienda possiede

in tutto il mondo e anche qualsiasi altro luogo di concentrazione o di collaborazione in

cui la persona può trovare le condizioni migliori per svolgere le proprie attività. Per offrire

modalità di lavoro ancora più flessibili e promuovere il benessere delle persone, ShopFully ha stretto inoltre una rete di partnership con aziende che si occupano di incentivare il

lavoro presso club sportivi o borghi italiani affinché le persone possano combinare l’attività

lavorativa con lo svago e l’attività fisica.

Proprio in virtù delle nuove modalità di lavoro, l’azienda ha scelto di ridurre il numero di sedi

prese in affitto, considerate troppo grandi e scarsamente utilizzate, per favorire l’utilizzo di

spazi più agili e funzionali alle esigenze delle persone: tre degli uffici ubicati in altrettante

città d’Italia sono stati quindi sostituiti da spazi di coworking con l’obiettivo di rendere

quello che era un costo fisso, un costo flessibile.

L’azienda ha inoltre rinnovato gli spazi interni alla sede di Barcellona, diminuendo il numero

di scrivanie e ampliando gli spazi comuni (sale riunioni, salette per gli scambi informali,

cucina e area pranzo), creando così ambienti di lavoro che favoriscano la collaborazione,

la condivisione, il confronto e la convivialità. Questa scelta ha permesso a ShopFully non

solo di ottimizzare gli spazi e di ridurre i costi fissi, ma anche di allocare parte del budget

precedentemente dedicato al real estate all’organizzazione di momenti di “off site” per

promuovere le relazioni e la collaborazione fra le persone di team diversi.

Per garantire a tutti la possibilità di lavorare efficacemente, le persone sono state dotate

di strumenti per il lavoro in mobilità (PC portatili, smartphone, …) e per la creazione di una

postazione domestica (sedia ergonomica, supporto per laptop, …), oltre che di tool che

supportano la gestione delle priorità lavorative e l’utilizzo del tempo in maniera flessibile.

È stato introdotto dunque uno strumento di virtual office per la messaggistica di team

che supporta la collaborazione, la condivisione di informazioni e conoscenza in tempo

reale, che si è affiancato al già presente tool di collaborazione asincrona e storage dei documenti. L’azienda ha adottato inoltre un software per la pianificazione, la gestione

trasparente e collaborativa dei progetti, per l’assegnazione dei task e il monitoraggio delle

attività con l’obiettivo di incrementare l’efficacia e l’efficienza del lavoro in team, qualsiasi

sia la modalità di lavoro scelta.

L’introduzione di questi strumenti e la diffusione delle nuove modalità di lavoro sono state

accompagnate da un piano di gestione del cambiamento basato su tre obiettivi chiave:

la standardizzazione dei processi, la delega ai manager e l’ottimizzazione della gestione

del tempo delle persone. Con riferimento al primo tema, l’azienda ha introdotto dei

template condivisi e omogeneizzato i flussi di gestione dei progetti per garantire maggiore

coerenza ed efficienza in tutte le aree dell’organizzazione. Garantendo standardizzazione

nelle pratiche operative e chiarezza sulle priorità si è generato spazio per la delega e

l’autonomia decisionale.

Grande attenzione è stata infine dedicata al terzo obiettivo, la gestione del tempo:

ShopFully ha introdotto delle pratiche volte a ridurre la frequenza e la durata delle riunioni

e ad aumentarne la qualità, incentivando il lavoro asincrono, che consente alle persone

di avere maggiore flessibilità nella gestione del proprio tempo e di lavorare con maggiore

concentrazione. Sebbene le riunioni siano fondamentali per il coordinamento delle

attività, anche e soprattutto quando le modalità di lavoro diventano ibride, il loro sovrautilizzo,

l’inefficienza e l’inefficacia di alcuni meeting rappresentavano un problema per le

persone dell’azienda. È stato così progettato un piano di formazione alla gestione degli

incontri basato su best practice quali la condivisione anticipata dell’agenda e la creazione

di documenti di allineamento da leggere prima della riunione, che si è tradotto in una modalità completamente nuova di preparazione dei meeting. Queste best practice sono

state sperimentate dapprima con un pilota all’interno del leadership team e si sono diffuse

poi, per emulazione, a tutto il resto dell’organizzazione. ShopFully sta inoltre cercando di

sfruttare le potenzialità dei dati per identificare punti di miglioramento nella gestione del

tempo delle persone. Da alcuni mesi, infatti, è stata avviata una sperimentazione che ha

visto l’integrazione delle informazioni che provengono dal software dedicato alla gestione

dei progetti con quelle estratte dai tool che supportano il lavoro sincrono e asincrono delle

persone. I dati sul tempo di completamento dei task/chiusura dei progetti, combinati con

il numero e la durata delle riunioni e le modalità di collaborazione, vengono poi discussi

con le persone in incontri one-to-one o triangolati con informazioni che derivano da brevi

survey giornaliere sulla qualità della giornata lavorativa delle persone. Queste informazioni

permettono all’azienda di capire quando e sotto quali condizioni le persone si sentano

maggiormente produttive con l’obiettivo di identificare best practice che migliorino il

lavoro di tutti.

I BENEFICI

L’implementazione dello Smart Working per ShopFully si è tradotta in una serie di

vantaggi che hanno toccato tanto le singole persone, quanto l’azienda nel suo complesso.

La maggiore flessibilità offerta, insieme alle iniziative di formazione e gestione del

tempo lavorativo, hanno portato a un aumento della produttività e un maggior senso

di appartenenza all’organizzazione. A dicembre 2022 l’azienda ha infatti registrato un aumento dell’11% di persone che consiglierebbero ShopFully come realtà nella quale

lavorare, rispetto allo stesso periodo del 2021. L’azienda ha registrato inoltre una riduzione

del turnover, che in Italia è passato dal 6% nel primo quadrimestre del 2022, al 4,7% nello

stesso periodo del 2023. Il nuovo modo di lavorare e le conseguenti scelte operate in

riferimento alla riduzione degli spazi fisici hanno infine portato a una riduzione dei costi di

gestione degli spazi fisici del 30%.