L’ORGANIZZAZIONE

Fondata nel 1978, GRENKE è specializzata nel noleggio operativo di una vasta gamma di beni strumentali e tecnologie per il business, a supporto della crescita delle PMI grazie a soluzioni pay-per-use. L’azienda ha tre aree di business (Leasing, Banking e Factoring) e sedi in 33 Paesi. Oltre alla locazione di attrezzature informatiche e altre tecnologie, GRENKE offre il noleggio di ogni tipo di beni strumentali e servizi di factoring. Il Gruppo conta più di 2.000 persone in tutto il mondo e circa 210 in Italia, di cui 100 che lavorano presso l’Head Quarter di Milano (Resident) e 110 su tutto il territorio italiano (Nomad). L’innovazione, relativamente al business e agli approcci al lavoro, è guidata da una filosofia di centralità della persona che si esplicita concretamente nel caring e wellbeing, insieme a inclusività, valorizzazione della diversità e del talento.

LE ESIGENZE

Il progetto di Smart Working “GRENKE Next” è nato nel contesto di un più ampio riposizionamento dell’azienda in termini di innovazione del business, dei processi e della cultura. GRENKE Next deriva dalla volontà di introdurre un modello organizzativo più snello, in grado di conciliare efficienza e centralità della persona, oltre ad accelerare il percorso di digitalizzazione già in atto, favorendo un approccio partecipativo alla produttività e ai risultati. Attraverso il co-design di una nuova people-work experience personalizzata l’obiettivo primario è stato quello di ripensare e reinterpretare il bilanciamento della presenza in ottica di senso e di promuovere un alto grado di wellbeing attraverso la work-life integration per tutte le persone in azienda.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

“GRENKE Next” è stato avviato a novembre 2021 e rappresenta un’evoluzione delle precedenti esperienze di Smart Working dell’azienda (che ha introdotto le prime azioni già dal 2018) verso un modello “tailor made”, partecipativo e integrato con la cultura aziendale e gli obiettivi di business. Il progetto, realizzato con la sponsorship del Board of Directors GRENKE AG, Board GRENKE Italia e HR International e Procurement International, è rivolto all’intera popolazione aziendale.

Si è voluto operare tramite un approccio partecipativo per co-progettare i nuovi spazi di lavoro, disegnandoli con un concept più responsive alle esigenze dell’organizzazione e dei nuovi modi di lavorare, affinché fossero in grado di garantire una maggiore collaborazione e coinvolgimento delle persone, aumentare la soddisfazione delle stesse e impattare positivamente sulle loro performance, sull’innovazione e sul benessere in azienda, oltre a costituire un elemento di posizionamento distintivo verso l’esterno. Secondo questo modello, le prime fasi hanno previsto la mappatura delle esigenze sui cui orientare la progettazione, l’istituzione di un Project Team interfunzionale, comprensivo di tutte le aree impattate dal progetto (Board, Digital & Innovation, Procurement&Facility, Finance & Accounting, Quality Management, Sales Operations & Customer Journey, Marketing & Communication, HR, Sales Management) e la scelta degli Ambassador del cambiamento (i “Nexter”). Questi sono stati scelti dalla popolazione aziendale e dal Project Team, per rappresentare i vari ruoli e le diverse sedi aziendali, coinvolgendo sia i Resident che i Nomad, con l’obiettivo di facilitare il percorso di evoluzione e favorirne la diffusione, riducendo le resistenze e garantendo l’ascolto continuo e una maggior reattività e responsabilità distribuita nel prendere decisioni”.

Analizzando le specifiche esigenze di ciascun team sono stati creati degli accordi non standardizzati per l’intera organizzazione, prevedendo 2 profili con flessibilità e orari di reperibilità differenti che tenessero conto del tipo di ruolo ricoperto e svolto in azienda. Per chi non ha vincoli di orario, sono richieste due fasce di reperibilità, dalle 10 alle 12 e dalle 15 alle 17. Per chi ricopre ruoli che hanno un contatto diretto con il pubblico e devono garantire un servizio di risposta al cliente esterno la fascia è dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 18, con possibilità di ampia flessibilità per le persone gestita quotidianamente dai manager, purché l’obiettivo del servizio venga garantito. È possibile lavorare da remoto fino a 4 giorni alla settimana, da luoghi a propria scelta purché compatibili con i requisiti di sicurezza e privacy, in accordo con il proprio responsabile e il team. Ogni persona ha ricevuto un “kit smart worker”, con gadget personalizzati e in materiale riciclato (zaino, borraccia, mousepad, cuffie insonorizzanti, ombrello). Per le persone che frequentano i co-working è stato previsto un ulteriore kit dedicato con schermo portatile, alzatine ergonomiche e tastiere portatili. Questa iniziativa è stata studiata per rispettare il valore PERSONAL, in un contesto in cui le scrivanie non vengono più assegnate.

Sono stati inoltre introdotti la “special support leave”, un congedo retribuito per i colleghi che abbiano esaurito riposi o permessi per far fronte a rilevanti necessità personali, e la Banca Ore solidale, che consente la cessione, a titolo gratuito, del diritto a ferie, ex festività e/o ore di ROL non godute a favore di altri colleghi che si trovino in necessità di conciliazione vita-lavoro complesse. L’azienda ha inoltre accolto tutte le richieste di part- time avanzate in ottica di conciliazione vita-lavoro e anche di flessibilità nella gestione smart; ad esempio, in casi di necessità si è offerta la possibilità di essere esonerati dalla presenza minima di un giorno a settimana, in favore di una presenza calcolata in giorni al mese.
A partire dal 2022 è stato previsto un “Temporary remote working fee” di 50€ al mese, sostituito nel 2023 da un più vantaggioso accordo di detassazione sui premi di risultato, esteso a tutti i dipendenti e dall’aumento dei buoni pasto a 10€ per tutti i giorni lavorati, a prescindere che si operi in modalità smart. Inoltre, per compensare l’inflazione, a fine 2022 è stato accordato un aumento straordinario del 3,5% a tutta la popolazione, oltre a un bonus una tantum di 500€ in buoni spesa e benzina.

Il progetto GRENKE Next ha seguito tre direttrici sinergiche di sviluppo del modello: Behaviours (comportamenti e cultura), Bites (tecnologie) e Bricks (riprogettazione degli spazi).
Per quanto riguarda i Behaviours, la popolazione aziendale è stata coinvolta attivamente nel progetto. In particolare, è stato creato un Team Agreement per l’organizzazione del lavoro e mappatura dei feedback per ottimizzare la nuova work experience. Inoltre è stato predisposto un file collaborativo per la segnalazione di servizi nelle zone limitrofe a HQ/Coworking, “GRENKE Advisor”. Tramite focus group, è stato codificato un “GRENKE galateo” con buone pratiche per una collaborazione ibrida efficace, consultabile tramite QR code su desktop e negli spazi, oltre a infografiche per l’utilizzo della tecnologia e i comportamenti adeguati per ciascuno spazio all’interno delle sedi di lavoro. Ogni team ha poi codificato al proprio interno dei veri e propri “Agreement” relativi alle modalità di lavoro, ai rituali condivisi e ai tool di collaborazione volti a tener conto delle esigenze di ogni membro del gruppo.

A livello formativo è stata creata una Academy S.M.A.R.T.E.R. (Specifica, per allenare le persone a un’ottimale collaborazione da remoto, Misurabile con pre e post-work di autovalutazione comportamenti attuativi di competenze e attitudini legate allo smart working, Accessibile tramite tool digitali e ingaggiante grazie alla gamification, Rilevante per il futuro dell’organizzazione e il benessere delle persone, Tempificata in un semestre, per agevolare il work-life balance, Ecologica perché allineata coi valori aziendali e promossa da Ambassador, Registrata perché accessibile anche on-demand in ottica di agile & digital mindset) per tutta la popolazione, la “GRENKE Training Gym”, per sviluppare competenze legate alle New Ways of Working e allenare i nuovi comportamenti in ottica di digital mindset e di utilizzo degli spazi. I contenuti, gamificati e fruibili digitalmente (webinar, workshop e video pillole on demand), si sono focalizzati per tutti su: trust & accountability, gestione del lavoro da remoto, collaborazione digitale, Activity Based Working. L’obiettivo è essere supportati dalla giusta tecnologia e cultura per svolgere queste attività nel modo più efficace. Per i manager sono stati inoltre previsti percorsi ad hoc su digital leadership, team agreement e feedback. A tutti è stato fornito un piano formativo individuale e la popolazione è stata ingaggiata attraverso un contest; per misurare l’efficacia di tutti i corsi, sono state erogate survey di auto-valutazione pre-work e post-work prima e al termine del percorso. A corredo del percorso sullo Smart Working, è stato avviato un ulteriore e complementare progetto formativo sull’intelligenza emotiva per favorire la creazione di ambienti psicologicamente sicuri ed emotivamente intelligenti nei quali tutti i ruoli di vita possano essere espressi e integrati. È stato inoltre organizzato un percorso dedicato al continous feedback per sostenere l’implementazione di un nuovo modello di Performance Management.

La comunicazione ha rappresentato un elemento cruciale e strategico e ha accompagnato l’intero percorso con iniziative differenti, customizzate per i diversi target e rivolte sia all’interno che all’esterno e che sta proseguendo tuttora.
Sul versante Bytes sono stati introdotte – approfondendone l’utilizzo corretto – diverse piattaforme, applicativi e tecnologie: doppio schermo e docking station per il lavoro da remoto, schermo panoramico su ogni desk condiviso dell’ufficio con connessione diretta al notebook, lavagne interattive per la gestione ibrida dei meeting, tool di prenotazione risorse (desk, sale, parcheggi) e una piattaforma per la gestione degli accessi agli spazi di coworking convenzionati. In tema di tecnologie innovative, è in uso un tool basato su AI (Natural Language Processing) per la comprensione e la categorizzazione delle mail in ingresso e un tool RPA attivo in vari ambiti per l’automazione di parti di processo. È inoltre in fase di sperimentazione l’uso di visori AR per il wellbeing e il potenziamento della performance, in aggiunta a percorsi di training immersivo e interattivo nel Metaverso per figure sales. In fase di analisi, inoltre, l’introduzione di un assistente virtuale evoluto per il supporto del primo livello di customer care.

Il ripensamento degli spazi ha preso avvio nel 2020, per comprendere come renderli accoglienti e abilitanti nuove esperienze di collaborazione e senso. Nel 2022 è stato inaugurato il nuovo HQ di Milano, con una nuova sede in una zona più centrale e maggiormente servita della città. Grazie alla collaborazione con Il Prisma, i nuovi spazi spazi sono stati ripensati con un approccio olistico attraverso elementi di psicologia ambientale e architettonica (biofilia, colori, suoni, luce, aria) con l’obiettivo di promuovere il benessere e quindi migliorare la qualità del lavoro e la soddisfazione. Sono inoltre stati applicati i principi dell’Activity-Based Working. Infine, sono stati ripensati gli uffici affinché facilitassero il supporto sociale per mantenere il senso di cooperazione e appartenenza. L’attenzione alla sostenibilità ha guidato la scelta di impianti di illuminazione e condizionamento, arredi e l’installazione di erogatori d’acqua e purificatori d’aria. Il ripensamento di luoghi si è concretizzato inoltre nel superamento del concetto di filiale tramite l’implementazione progressiva di una piattaforma per prenotare la propria postazione di lavoro in coworking selezionati.

Poiché uno degli elementi caratterizzanti la soddisfazione degli ambienti di lavoro è la territorialità, è stato dato avvio al progetto #Sustainability, attraverso il quale i talenti delle persone vengono valorizzati e messi a disposizione dell’ecosistema azienda, consentendo loro di dare la propria impronta agli spazi e favorendo engagement e senso di appartenenza. Si è così dato avvio alla GRENKE Bookshelf, per la condivisione di libri, una collega ha dipinto un quadro che è stato appeso negli uffici di Milano e Roma e un altro collega ha creato un trittico fotografico per rappresentare la sua personale visione del concept degli uffici.

L’azienda ha messo in atto diverse iniziative per il benessere delle persone e l’inclusion. È stata attivata la possibilità di sottoporsi a trattamenti osteopatici, fisioterapici e massoterapici in orario di lavoro e presso la sede. Per filiali/coworking, sono state attivate convenzioni per l’utilizzo di servizi legati al benessere con l’obiettivo di promuovere il wellbeing in maniera diffusa sul territorio. Per i colleghi con disabilità sono state predisposte delle postazioni di lavoro potenziate secondo le loro esigenze per i giorni in ufficio e all’interno degli spazi sono stati introdotti dei cubi sensoriali per l’ascolto di musica da parte anche di persone non udenti. Alle future mamme è stata data facoltà di totale lavoro da remoto (eliminando il giorno di presenza in ufficio) a partire dal 7° mese. Genitori e caregiver sono valorizzati certificando le loro competenze di vita e ai genitori viene riconosciuto un sostegno economico mensile (Childcare) per le spese sostenute per asili o baby sitting.

L’azienda è attenta alla valorizzazione del territorio e alla sostenibilità, collaborando con associazioni benefiche attraverso progetti sociali che offrono opportunità di lavoro a soggetti svantaggiati, oltre a promuovere l’uso di mezzi sostenibili.

I BENEFICI

Il progetto è stato attentamente monitorato. Sono state somministrate a tutta la popolazione due Satisfaction Survey annuali, una Mobility Survey, e due survey riguardanti il progetto nel suo complesso (pre e post avvio). Il monitoraggio ha fornito diversi dati sui benefici ottenuti dal cambio del modello di lavoro. A livello organizzativo, rispetto al 2021 è stato osservato un miglioramento delle performance (+ 40%) e una riduzione dei costi riguardanti i canoni di locazione (- 21%) e delle spese riguardanti l’affitto della sede (-76%), ottenendo anche un risparmio energetico (- 21%).

Le persone sono molto soddisfatte del progetto (4,4/5) e dei nuovi spazi, e hanno riportato di osservare un impatto positivo degli spazi su benessere e performance. Rispetto al 2021, è stato riscontrato un miglioramento dell’engagement (+7% rispetto al 2021), della collaborazione ibrida (+5%) e del work-life balance (+ 6,5%).

Il monitoraggio riguardante il training sulle competenze ha mostrato alta efficacia medie delle persone (4.7/5) e ha migliorato l’employability delle persone (+20%).
Anche in termini di sostenibilità il progetto ha avuto un impatto, con una riduzione, rispetto al pre-pandemia, del commuting (-80%) e dell’uso della carta (-70%).