L’ORGANIZZAZIONE

Design è un’agenzia creativa indipendente fondata nel 2006 a Varese, che

oggi conta circa 50 dipendenti oltre a un consolidato network di professionisti con cui

collabora in base al progetto. L’azienda si occupa di sviluppare idee, definire strategie di

comunicazione, campagne di advertising sui social media, video e copywriting in oltre 10

lingue diverse per grandi clienti italiani e internazionali.

LE ESIGENZE

Le esigenze che hanno guidato lo sviluppo dell’attuale iniziativa di Smart Working sono la

volontà di mettere al centro l’attenzione e la cura del benessere dei collaboratori e delle loro

aspirazioni e, allo stesso tempo, risultare attrattivi nel recruiting e nella selezione di nuovi talenti.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’iniziativa di Smart Working (Moskito SMW 2.0) prevede che tutti i collaboratori dipendenti,

dopo la sottoscrizione dell’accordo individuale, abbiano completa autonomia rispetto

alla scelta di lavorare dall’ufficio. L’unico vincolo è la richiesta di presenza in sede per 5

giorni al mese, di cui almeno uno dedicato alla riunione con il proprio team. Il modello

attuato non è stato definito a priori ma a seguito della discussione con i responsabili dei

risultati di un’intervista individuale a tutte le persone, fatta per comprenderne le esigenze

e aspettative al termine della situazione emergenziale.

Le policy definite sono state comunicate a tutti i collaboratori contestualmente alla

presentazione dei risultati delle interviste qualitative semi-strutturate a cui avevano

partecipato. È poi partita una fase sperimentale di 6 mesi al termine della quale, a febbraio

2023, il modello è entrato in vigore.

Tale flessibilità viene sfruttata molto e permette ad alcuni collaboratori di vivere anche in

luoghi molto lontani dalla sede dell’azienda, potenzialmente anche all’estero seppure con

alcuni vincoli temporali dovuti ad aspetti di natura fiscale.

L’azienda ha integrato la dotazione tecnologica delle persone per rendere efficace il lavoro

fuori e dentro la sede aziendale. Ad oggi le persone, oltre al pc portatile, dispongono

di cuffie con cancellazione del rumore, centralino telefonico intelligente via web per

telefonate, e sono stati potenziati i server e i servizi per il supporto tecnico da remoto. A

questi strumenti si aggiungono quelli relativi agli ambienti di lavoro: schermo 27 pollici, tool

per la prenotazione della postazione, strumenti per le videochiamate nelle sale riunioni.

L’introduzione dell’attuale iniziativa di Smart Working è stata preceduta, durante il periodo

pandemico, da attività di accompagnamento che si sono rivelate fondamentali per

l’evoluzione del modo di lavorare di Moskito Design. Tali iniziative si ponevano l’obiettivo di

capire come fare evolvere in modalità ibrida alcune attività che erano molto efficaci quando

venivano svolte in presenza, mantenendo lo stesso livello di efficacia. In particolare, ci si è

focalizzati sulla gestione dei processi creativi e le tecniche di brainstorming, fondamentali

per Moskito Design, considerando il settore in cui opera. La formazione ha riguardato

sia l’utilizzo di strumenti digitali sia metodologie e tecniche per capire come rivedere il

processo, avvalendosi del supporto di uno psicologo del lavoro.

L’iniziativa di Smart Working vuole favorire la responsabilizzazione delle persone e

la capacità dei responsabili di incentivare il lavoro per obiettivi, per questo a seguito

dell’introduzione del modello sono stati erogati anche dei corsi di formazione specifici su

questi temi rivolti ai responsabili.

Moskito Design sta inoltre lavorando anche a un cambio di sede che sia coerente con i

valori dell’azienda e la nuova organizzazione del lavoro ibrido sia in termini di dimensione

sia di tipologia di ambienti, con più spazi per le riunioni e gli incontri, dando anche maggiore

attenzione agli aspetti ESG. Anche per questo progetto si stanno ascoltando le esigenze e

aspettative delle persone, coinvolte attraverso una survey.

Per valorizzare gli attuali spazi rendendo più piacevole la permanenza in ufficio, rafforzare

il senso di appartenenza e soddisfare le esigenze delle persone, sono state sviluppate

alcune iniziative collaterali al progetto di Smart Working: la possibilità per i colleghi che

abitano lontano di utilizzare la cucina aziendale per la cena, la possibilità di portare il

proprio cane in ufficio, la partecipazione alla Varese Design Week ospitando una mostra

temporanea d’arte negli uffici.

I BENEFICI

Per comprendere l’effettivo impatto dell’iniziativa di Smart Working sulle performance,

l’organizzazione ha affidato ai responsabili il monitoraggio di alcuni aspetti:

• rispetto degli obiettivi giornalieri definiti in planning con il proprio responsabile e rendicontazione di eventuali criticità se riscontrate
• rispetto delle deadline di consegna dei progetti con il cliente, i fornitori e con gli stakeholder interni (colleghi anche di altri team)
• reperibilità durante la prestazione di lavoro
• organizzazione della giornata lavorativa tenendo conto anche delle esigenze degli altri soggetti che lavorano sui singoli progetti

L’organizzazione attraverso il confronto con i responsabili dispone anche di feedback

qualitativi sull’andamento dell’iniziativa da parte delle persone.

Altri benefici riscontrati sono il miglioramento dell’engagement e il rafforzamento delle

relazioni, dovuto al diretto coinvolgimento delle persone nella revisione dei processi

lavorativi.

Il modello implementato ha inoltre permesso, fino ad ora, di attrarre 4 talenti provenienti

da zone geografiche diverse e di assecondare il trasferimento di altre 3 persone in altre

aree d’Italia per rispondere a esigenze personali.