L’ORGANIZZAZIONE

Nhood Services Italy (“Nhood”) è una società immobiliare internazionale specializzata nel commercial real estate e nella rigenerazione urbana che ha la missione di generare luoghi di vita. Opera in 11 Paesi, tra Europa e Africa. In Italia, l’Head Quarter milanese coordina 130 “Nhooders”, di cui il 70% operativo dalla sede di Milano e il 30% attivo nei progetti che gestisce, tra progetti di sviluppo e servizi di gestione dei centri commerciali a portafoglio.

LE ESIGENZE

Dall’avvento del Covid, Nhood ha accelerato la sua spinta allo Smart Working. Inizialmente, la situazione pandemica ha indotto l’azienda a adottare il lavoro da remoto in via emergenziale, dotandosi di strumenti per garantire la prosecuzione delle attività professionali in sicurezza, sia per i clienti che per i propri collaboratori. Superata questa fase, l’organizzazione ha intervistato i “Nhooders” e ha rilevato un cambiamento nelle esigenze e nelle abitudini delle persone tale per cui il ritorno al 100% in ufficio sarebbe risultato anacronistico e poco rispondente alle nuove esigenze. Elaborate queste motivazioni, sviluppate sul principio della responsabilità individuale e dell’organizzazione cross funzione, Nhood ha inaugurato “Lavoro Agile”, un innovativo approccio allo Smart Working, in linea con le preferenze e le reali necessità delle sue persone.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Originariamente, in Nhood, lo Smart Working era unicamente rivolto ai responsabili, che possedevano un computer portatile e un cellulare aziendale, e prevedeva una fruizione di massimo due giorni al mese, senza peraltro che fosse una modalità lavorativa particolarmente sfruttata.

Poiché lo scoppio della pandemia ha reso necessario per le persone abitualmente in sede di lavorare da casa, le competenze digitali di lavoratrici e lavoratori sono incrementate, e in generale si è osservato un crescente processo di digitalizzazione di alcuni processi per renderli adatti alla distanza. Terminato il periodo emergenziale, Nhood ha riflettuto sul futuro dello Smart Working, riconoscendo che un ritorno al precedente modello di lavoro totalmente in presenza non fosse più praticabile. L’azienda ha quindi deciso di coinvolgere i propri collaboratori in questa scelta. Da un’indagine condotta tra i Nhooders è emerso come lo Smart Working abbia assunto un ruolo fondamentale nell’organizzazione della vita delle persone, garantendo un equilibrio essenziale tra vita professionale e personale. Inoltre, ha offerto maggiore autonomia e flessibilità nello svolgimento del lavoro. Nel tempo, il progetto di Smart Working “Lavoro Agile”, sviluppato sulla base delle esigenze espresse dai collaboratori, si è evoluto, integrandosi con l’approccio aziendale basato sul lavoro per obiettivi. Questo modello, soprattutto dopo il periodo pandemico, ha promosso la responsabilità e l’autonomia individuale.

Attualmente, il Lavoro Agile in Nhood contempla due differenti modelli. Il primo, strutturato per i collaboratori della sede, prevede 130 giorni all’anno di lavoro da remoto programmabili con il proprio manager a seconda delle necessità personali e professionali. Il secondo, pensato per coloro che presidiano i centri commerciali, consente 2 giorni di lavoro da remoto al mese. La scelta è stata presa a fronte dell’analisi delle caratteristiche delle attività svolte da quest’ultima categoria di collaboratori (che include i Shopping Center Manager, i Deputy Shopping Center Manager e i Facility Manager), per i quali la presenza fisica è richiesta in modo più continuativo per garantire costanza nel servizio ai clienti.

Rispetto a queste modalità vi sono alcune eccezioni: le donne in gravidanza, ad esempio, possono usufruire del Lavoro Agile in maniera illimitata, in ottica di supporto alla genitorialità.

La nuova policy ha inoltre esteso, attraverso una copertura assicurativa ad hoc, i luoghi da cui può essere svolta l’attività lavorativa, con limitazioni che riguardano unicamente la possibilità di accesso sicuro alla rete per garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati. È possibile lavorare dall’estero previa verifica con il proprio responsabile della fattibilità in relazione alle proprie attività. 

Sia in sede che nei centri commerciali è prevista una flessibilità oraria in entrata, dalle 7:30 alle 10:00 del mattino. È richiesta una fascia di reperibilità per garantire ai colleghi presenti nelle sedi dei centri commerciali un adeguato livello di supporto. Inoltre, l’azienda ha previsto a livello contrattuale 38 ore di lavoro settimanali: le persone lavorano 8 ore al giorno, a eccezione di un giorno a settimana (che tendenzialmente è il venerdì, ma che può essere cambiato in base alle necessità personali) in cui si lavora per 6 ore.

La possibilità di lavorare da remoto ha spinto l’azienda a adeguare la dotazione tecnologica,

favorendo la digitalizzazione dei processi e un utilizzo più consapevole di strumenti per la collaborazione e la condivisione di documenti in qualunque momento e da qualsiasi luogo. Nhood ha inoltre introdotto un software gestionale attraverso il quale i collaboratori indicano la modalità lavorativa (da remoto o in sede) scelta. Ciò permette di raccogliere dati utili all’organizzazione al fine di monitorare, tipicamente su base quadrimestrale, il livello di fruizione dello Smart Working e identificare possibili criticità per poi attuare azioni correttive.

La transizione verso il nuovo modello di Lavoro Agile è stata accompagnata da iniziative di change management ideate con lo scopo di responsabilizzare i collaboratori nel raggiungimento degli obiettivi prefissati. Per i manager sono stati organizzati corsi per implementare le competenze in termini di gestione di un team per obiettivi: come assegnare obiettivi ai collaboratori e stabilire i KPI da misurare per verificarne il raggiungimento. Nonostante la notevole accelerazione nell’acquisizione di nuove competenze digitali osservata durante l’emergenza sanitaria, l’azienda ha cercato di migliorare ulteriormente queste competenze attraverso corsi formativi e incontri online con l’IT Manager per agevolare la comprensione del corretto utilizzo degli strumenti di collaborazione introdotti.

Per arricchire la propria iniziativa, Nhood ha adottato ulteriori soluzioni. Nella primavera del 2023 ha introdotto i “walking meeting”, con i quale consente di svolgere alcune riunioni di brainstorming passeggiando nelle aree verdi intorno all’ufficio o visitando luoghi di interesse culturale. In aggiunta, per rafforzare il legame con il territorio e la comunità, Nhood ha firmato un patto con la città di Milano per svolgere attività di volontariato aziendale.

Infine, per quanto riguarda gli spazi di lavoro, nel 2019 Nhood ha deciso di cambiare sede spostandosi verso il centro di Milano. I vecchi uffici, ubicati nell’hinterland milanese, si trovavano in uno stabile ormai ritenuto obsoleto, non più in linea con i valori aziendali e con l’immagine che l’azienda voleva comunicare. Per supportare il cambiamento di sede, Nhood ha stipulato delle convenzioni per agevolare l’abbonamento ai mezzi pubblici dei dipendenti e ha erogato un bonus biciclette per incentivare l’utilizzo di mezzi più sostenibili per il tragitto casa-lavoro. La configurazione scelta per la nuova sede è quella dell’open space con postazioni prenotabili, ad eccezione dell’ufficio HR che continua ad avere un ufficio privato per motivi di privacy. Negli open space le scrivanie sono posizionate ad isole da 6 postazioni. In headquarter sono presenti anche due cucine, alcuni phone booth e diverse sale riunioni dotate di tecnologie di videoconferenza per svolgere riunioni ibride. Nhood dà ai propri fornitori o partner che si trovano in sede la possibilità di utilizzare gli spazi per lavorare a valle o a monte di meeting. Per migliorare il benessere delle persone, negli uffici sono stati inseriti elementi di design biofilico in legno e piante. Inoltre, l’organizzazione ha voluto dare testimonianza della propria missione – essere “generatori di luoghi di vita” – attraverso la rigenerazione degli spazi della propria sede. Nel 2024, dopo quasi due anni, si è concluso un accurato processo di riqualificazione, reso complesso da diversi fattori, come l’età dello stabile, la sua destinazione d’uso principale residenziale e l’affaccio su strada, a pochi passi da corso Buenos Aires. Grazie al progetto, la sede Nhood ha ricevuto la certificazione WELL Gold dall’International WELL Building Institute (IWBI).

I BENEFICI

Grazie all’introduzione del modello “Lavoro Agile”, Nhood riscontra tra i collaboratori maggiori livelli di engagement e di responsabilità nello svolgimento delle attività lavorative. La flessibilità generata dall’iniziativa ha permesso di creare momenti più efficaci di condivisione e di collaborazione. Lo Smart Working è molto apprezzato in azienda, in particolare dalle donne che lo utilizzano in maniera maggiore.

L’azienda monitora l’impatto del modo di lavorare prestando attenzione ad alcuni KPI legati alla qualità dei propri servizi come, per esempio, il rispetto dei processi e delle scadenze, l’assenteismo, l’engagement delle persone e la soddisfazione dei clienti.