L’ORGANIZZAZIONE  

Il Comune di Bologna è un comune italiano di 391.412 abitanti, capoluogo dell’omonima città metropolitana e dell’Emilia-Romagna. Conta 4.184 dipendenti in servizio al 30/6/2021. Il Comune di Bologna, da alcuni anni, nonostante il quadro normativo estremamente restrittivo in materia di personale nella Pubblica Amministrazione, ha maturato la forte convinzione che, dal coinvolgimento e dalla valoriz­zazione delle persone e dalla loro percezione di benessere organizzativo, dipenda la performance individuale e quindi l’efficace realizzazione della missione istituzionale e degli obiettivi strategici dell’Ente.  

LE ESIGENZE  

Il Comune, attraverso l’introduzione del lavoro agile, si pro­pone di promuovere l’adozione delle tecnologie digitali in un’ottica di innovazione degli attuali processi, razionalizzare le risorse e ripensare gli spazi di lavoro e promuovere la so­stenibilità. In altri termini: realizzare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa; stimolare la produttività e sup­portare la crescita delle persone anche grazie al collegamen­to tra queste, i processi, i dati e le informazioni. A partire dall’introduzione del lavoro agile in forma sperimentale alla fine del 2018, si sono manifestate le esigenze di maggiore diffusione di un approccio digitale al lavoro. In particolare, con l’attivazione del progetto Oibò si è inteso affiancare la diffusione del lavoro agile, amplificandone i benefici anche sull’organizzazione nel suo complesso, incidendo anche sui servizi che, per loro natura, non sono suscettibili di essere prestati a distanza. Oibò quindi intende potenziare le carat­teristiche insite nel lavoro agile, ovvero una cultura orien­tata ai risultati e una valorizzazione delle competenze delle singole persone. In questo modo sarà possibile per aumenta­re il loro benessere, il raggiungimento di un migliore equi­librio tra la vita privata e professionale e il miglioramento dell’inclusione di persone in situazioni di fragilità.  A fronte di tale consapevolezza, negli strumenti di program­mazione per il triennio 2020-2022¹ è stata inserita come obiettivo strategico la necessità di innovare i processi, gli strumenti e non da ultimo la cultura organizzativa, puntan­do sulla digitalizzazione. A questo si affianca la necessità di definire una solida strategia IT in grado di sostenere gli obiettivi, con un piano di azioni realizzato e condiviso con il gruppo dirigente dell’Ente.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Il Comune di Bologna ha introdotto il lavoro agile nel 2018 con una sperimentazione che ha coinvolto 106 persone. Nel 2019, si è proseguito con l’estensione dell’iniziativa e con la sua strutturazione, prevedendo la possibilità di lavorare da remoto per un giorno a settimana e portando il numero degli sperimentatori a 202. Questo numero già nei primi giorni della situazione pandemica è arrivato a 1.929 persone.  È stato fin da subito evidente che l’introduzione di una nuova modalità di lavoro non poteva basarsi su strumenti tradizionali, ed era necessario approfondire la penetrazione nell’organizzazione di processi pensati in modo digitale. La necessaria premessa alla digitalizzazione dei processi è la diffusione di competenze digitali e il completamento di tali competenze con ulteriori soft skill, attraverso un piano formativo diffuso e continuo. A questo scopo è stata messa a disposizione una piattaforma per favorire la collaborazione tra i dipendenti e la creazione di una community in cui le persone sono state coinvolte anche nella scelta del nome del progetto “OIBO, Tutto un altro modo di lavorare”.  Dal punto di vista delle dotazioni tecnologiche, la sperimen­tazione del lavoro agile ha portato all’avvio di un piano di sostituzione su base pluriennale delle postazioni fisse con dotazione mobile e l’utilizzo del VDI per l’accesso da remoto. Solo grazie alla normativa per il periodo emergenziale è sta­to possibile autorizzare il personale ad utilizzare le dotazioni tecnologiche personali con la logica del BYOD.  Il progetto “OIBO, Tutto un altro modo di lavorare” è stato realizzato in tre fasi da ottobre 2019 a dicembre 2020 ed è stato coordinato da un team di progetto composto dall’Am­ministrazione del Personale, dalla Direzione Formazione, dall’Ufficio Comunicazione Interna e Innovazione Organiz­zativa e dalla Direzione Sistemi Informativi, con la collabo­razione di fornitori esterni.  La prima fase, iniziata ad ottobre 2019 e terminata a dicem­bre 2019, ha permesso di individuare alcune figure deno­minate “Facilitatori Digitali”, ovvero circa 145 lavoratori afferenti a diversi profili professionali, con le competenze di base necessarie in termini di preparazione, attitudine, motivazione e digital mindset, con il compito di supportare i colleghi e accompagnare l’ente verso la trasformazione digi­tale. Per la selezione, è stato erogato un questionario rivolto a tutto il personale a tempo indeterminato, focalizzato su quattro ambiti principali: attitudine al digitale, propensione al cambiamento e all’innovazione, proattività e attitudine alla relazione. Rispetto al totale dei dipendenti, il 52,4% ha risposto al questionario, e tra queste sono state identificate 429 persone con queste caratteristiche. I risultati ottenuti sono stati inoltre utilizzati per programmare le successive attività formative.  La seconda fase, tra febbraio e novembre 2020, avrebbe dovuto prevedere la formazione in presenza per i facilita­tori digitali; tuttavia, essendo coincisa con la diffusione della pandemia, le azioni previste sono state rapidamente modificate in modalità online mediante attività sincrone, tra cui workshop e webinar, per assicurare la sicurezza dei lavoratori e la continuità dei servizi. La platea dei lavoratori agili coinvolti, nel periodo pandemico, è salita velocemente a 2.181 ovvero al 96% degli aventi diritto e la decisione di non sospendere le attività formative, ma di modificarle per adattarle al contesto è stata una scelta organizzativa volta a mandare un messaggio di vicinanza a tutti i lavoratori.  Il percorso formativo erogato a distanza ha riguardato:

• Soft skill e nuove metodologie, quali principi di change management;
• Autoconsapevolezza cognitiva per l’innovazione ed ele­menti di design thinking;
• Laboratori su competenze digitali tecniche, quali gestio­ne documentale digitale e strumenti collaborativi.

Per i facilitatori digitali è stato previsto un percorso ad hoc su ambiti quali: competenze tecniche relative agli strumen­ti digitali, focus sulle relazioni, sulla collaborazione e sulla capacità di lavorare in gruppo. Ogni percorso formativo ha previsto l’utilizzo di strumenti di rilevazione del gradimen­to dell’apprendimento per poter migliorare la gestione e la fruizione dei corsi.  L’ultima fase, che si è svolta tra giugno e dicembre 2020, è stata necessaria per identificare, migliorare e semplificare i processi di lavoro maggiormente impattati dal digitale. Sono state ideate delle proposte da parte dei facilitatori, che riguardano ad esempio la collaborazione interfunzionale e i servizi ai cittadini, attraverso una piattaforma per la digital discussion, aperta, in seguito, all’intera platea dei dipenden­ti. Dalle 28 proposte emerse sono stati selezionati 5 temi da approfondire attraverso l’organizzazione di workshop ad hoc.  Nel corso del 2021 sono previsti nuovi corsi relativi al lavoro agile, tra cui alcuni rivolti ai manager per lo sviluppo di una leadership smart, e altri per gli smart worker, per lo sviluppo di abitudini e comportamenti adeguati al lavoro da remoto.  In generale, rispetto alla diffusione del lavoro agile nel corso dell’anno 2020, nel Piano organizzativo del lavoro agile (POLA) per il 2021 approvato nel dicembre 2020, vengono ri­portate alcune informazioni che danno la misura dello sforzo di implementazione: nel 2020, sono state destinate risorse al lavoro agile e in particolare: supporti hardware ed infrastrut­ture digitali per un valore di 2.000.000€, digitalizzazione di servizi, progetti e processi per un valore di 10.000.000€. Più strettamente connessi al progetto Oibò troviamo: acquisi­zione della piattaforma collaborativa e di servizi informatici di assistenza per un valore di 243.000€, realizzazione del progetto di formazione per un valore di 37.500€ ed infine acquisizione di un servizio di accompagnamento e formazio­ne per i dipendenti nell’ambito della revisione dei processi in chiave digitale per l’importo di 119.900€.  In futuro l’ente prevede di proseguire il proprio percorso per favorire le condizioni organizzative per far emergere il potenziale dell’innovazione digitale, focalizzandosi su tutti i destinatari dei servizi. È quindi prevista la programmazione di nuove attività di formazione per lo sviluppo delle com­petenze digitali così da consolidare la rete dei facilitatori digitali. Si intende inoltre integrare alle già esistenti tecno­logie digitali il cloud computing così da riuscire a rispettare gli standard di qualità richiesti dagli utilizzatori dei servizi.  

I BENEFICI  

Avere attivato la sperimentazione del lavoro agile in un periodo precedente all’emergenza Covid-19 ha permesso di affrontare l’emergenza sanitaria con efficacia, continuando a garantire l’erogazione dei servizi offerti.  Per poter misurare i benefici del progetto, ci si è basati su alcuni indicatori tra cui il tasso di adesione al progetto, il numero di giornate lavorative da remoto fruite e la varia­zione di produttività riscontrata. In particolare, nel 2020, di 82.765 giornate complessive lavorate dai dipendenti nel mese di maggio, 30.500 sono state lavorate in modalità agile, di 81.353 del mese di giugno, 25.794 sono state lavorate a distanza, di 68.795 del mese di luglio, il totale delle giorna­te in modalità agile è stato di 17.799, di 45.200 del mese di agosto, 10.394 sono state fruite a distanza ed infine di 43.851 giornate dal 1 al 15 di settembre, 7.593 sono state svolte in modalità agile. Per quanto riguarda la produttività, si è riscontrato un incremento dell’indicatore al 99,36% che nel 2019 era del 98,36%.  Il progetto ha permesso la creazione di collaborazione tra diverse strutture organizzative. L’amministrazione ha potuto fornire un aiuto a livello strategico di innovazione dei pro­cessi, degli strumenti e della cultura organizzativa, consen­tendo ad alcune delle persone coinvolte di diventare “faci­litatori digitali” e ad altre di contribuire alla revisione dei processi. La capacità di comprendere la valenza strategica dell’innovazione digitale più che la sola applicazione opera­tiva sarà utile anche per individuare e anticipare le esigenze degli utenti finale in chiave digitale.  Tra le criticità rilevate nell’implementazione del progetto Oibò, oltre a una seppur moderata resistenza al cambiamen­to, è opportuno evidenziare la disomogeneità delle compe­tenze digitali presenti nell’organizzazione, che in alcuni casi ha evidenziato un digital gap che ha rallentato l’adozione della piattaforma collaborativa. Per questo è importante di­mostrare nel lungo periodo l’efficacia del progetto, mediante il costante monitoraggio delle attività e del raggiungimento degli obiettivi prefissati.   

1. Documenti di guida strategica e operative dell’attività dell’Ente.