L’ENTE

Nel Comune di Firenze lavorano circa 4.107 dipendenti, articolati in 66 strutture organizzative (Direzioni e Servizi). Le sedi territoriali sono attualmente 162, dislocate in tutto il territorio comunale.

LE ESIGENZE

Gli obiettivi che il Comune di Firenze intende perseguire attivamente con il lavoro agile sono diversi. In ordine di priorità, l’Ente vuole promuovere una nuova visione dell’organizzazione del lavoro volta a stimolare l’autonomia, la responsabilità e la motivazione dei dipendenti in un’ottica di incremento della produttività e del benessere organizzativo e di miglioramento dei servizi ai cittadini; il secondo obiettivo è di agevolare la conciliazione vita-lavoro, ed infine favorire la mobilità sostenibile tramite riduzione degli spostamenti casa-lavoro-casa anche nell’ottica di una politica ambientale sensibile alla diminuzione del traffico urbano in termini di volumi e percorrenza.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto ha avuto avvio nel giugno del 2019. Durante la fase di sperimentazione, il primo step è stata la costituzione di un Gruppo di lavoro tematico e interdirezionale, in supporto alla Direzione Generale. Una volta approvata la prima regolamentazione interna in materia, sono state individuate alcune direzioni pilota, per un totale iniziale di 17 lavoratori agili ad inizio progetto. Dopo la fase sperimentale, e tenuto conto del quadro normativo/contrattuale, l’Amministrazione ha costituito anche l’Osservatorio per l’attuazione del lavoro agile nel Comune di Firenze, al fine di coinvolgere su tale tematica anche la parte sindacale e il Presidente del Comitato unico di garanzia, per le pari opportunità, la valorizzazione del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni (CUG). Per l’Amministrazione hanno collaborato, oltre alle figure di vertice (Segretario Generale e Direttore Generale), il Direttore delle risorse umane ed il Direttore dei sistemi informativi. Gli esiti del primo monitoraggio hanno portato ad una prima revisione del progetto, con l’obiettivo di prorogare la fase di sperimentazione per un feedback accurato e significativo, e all’ampliamento della platea dei lavoratori, incrementando i profili compatibili con il lavoro agile. Successivamente, durante il periodo di emergenza sanitaria, l’organizzazione dello Smart Working è stata disciplinata attraverso una serie di direttive e circolari interne, in modo da semplificarne e agevolarne la gestione. Questa fase è stata sfruttata per trarre spunti utili per il lavoro agile ordinario, elaborando proposte di integrazione e modifica al Regolamento, tenendo incontri del Gruppo di lavoro interdirezionale e somministrando questionari a dipendenti e dirigenti sull’esperienza maturata. Dopo una prima modifica al Piano Organizzativo del Lavoro Agile (P.O.L.A) nel marzo del 2021, il Comune di Firenze nel 2022 ha approvato le “Linee di indirizzo per la strategia in tema di sviluppo di modelli innovativi di organizzazione del lavoro da remoto” ed il nuovo “Regolamento sul lavoro a distanza”, che costituiscono attualmente le basi per il lavoro agile in modalità ordinaria nell’Ente. Le maggiori novità introdotte sono rappresentate dal ripensamento del lavoro agile come oggetto di programmazione annuale, in stretto collegamento con gli obiettivi strategici e operativi dell’Ente; l’istituzione di una fascia di contattabilità omogenea per garantire il coordinamento, l’efficienza e l’efficacia dei gruppi ibridi; la previsione di spazi di co-working aziendale a disposizione dei lavoratori agili; l’apertura all’utilizzo di dotazione tecnologica personale (solo per lo Smart Working), con costante attenzione alla sicurezza dei sistemi informatici e alla protezione dei dati trattati. Attualmente, i lavoratori agili ordinari all’interno del Comune di Firenze sono 1.289, ovvero il 60% dei lavoratori agili potenziali e il 31,4% del totale del personale. L’adesione al lavoro agile ha natura consensuale e volontaria. Le regole del Comune di Firenze che lo disciplinano attualmente stabiliscono che la prestazione del lavoro agile può essere così articolata in una della seguente modalità: fino ad un massimo di 4 giornate mensili (ripartite su mese o settimana); uno o due giornate a settimana o con la possibilità di usufruire del lavoro agile in modo più esteso durante il periodo estivo. Per quanto riguarda la flessibilità di luogo, il dipendente può svolgere l’attività in uno o più luoghi prevalenti ma non esclusivi, indicati nell’accordo individuale. È possibile lavorare solo in ambienti al chiuso e all’interno del territorio nazionale. Le attività possono essere svolte in autonomia dalle 7:30 alle 20, garantendo la disponibilità nelle fasce di contattabilità e rispettando le pause previste. È prevista la possibilità di fruire degli stessi titoli di assenza giornaliera previsti per la prestazione lavorativa in presenza, con medesimo trattamento giuridico ed economico. Il passaggio al lavoro agile ha spinto l’ente a lavorare anche sulla leva tecnologica. Per quanto riguarda le componenti hardware, sono stati messi a disposizione dei dipendenti: computer aziendale, cellulare di servizio, cuffie, webcam e collegamento anche attraver so modem. Il Comune ha investito in soluzioni VPN e Remote Desktop, per consentire l’accesso da remoto ai lavoratori agili in sicurezza. Per quanto riguarda la componente software, le soluzioni messe a disposizione degli utenti sono state sviluppate, per la quasi totalità, internamente. In particolare, per permettere la rendicontazione delle attività effettuate da remoto dai dipendenti è stato realizzato un sistema gestionale open source, di cui è in corso la sperimentazione, che consente ai dipendenti di rendicontare le attività giornaliere e ai responsabili di monitorare il loro andamento. Inoltre, l’intero processo relativo all’assegnazione del lavoro agile – dalla fase di domanda di accesso del dipendente a quella di archiviazione degli accordi individuali – è stato completamente digitalizzato. Per consentire un’adeguata interazione tra utenti in presenza e quelli collegati da remoto, le sale multimediali esistenti sono state aggiornate in termini di disponibilità di dispositivi tecnologici e informatici, e ne sono state allestite di nuove. La dotazione di queste sale consiste generalmente in monitor 65 pollici, computer dedicato e sistema di videoconferenza (videocamera, casse, microfono di sala). In aggiunta, la Direzione Patrimonio ha avviato uno studio per la realizzazione di spazi di co-working per i lavoratori a distanza. Per accompagnare il progetto di adozione del lavoro agile, l’ente ha puntato fortemente su comunicazione e formazione fin dall’inizio del progetto. In questa fase si è scelto di puntare in particolare sulla formazione inerente alle competenze digitali, valorizzata quale elemento imprescindibile per garantire il passaggio dal lavoro in presenza al lavoro a distanza. Sul piano dell’informazione e della partecipazione, è stata creata una sezione apposita nel Portale delle Risorse Umane, accessibile da ogni dipendente attraverso la intranet aziendale del Comune e periodicamente aggiornata. Successivamente, è stata attivata una mailing list con lo scopo di diffondere le opportune comunicazioni di servizio. Questa iniziativa sarà seguita dallo sviluppo di una newsletter settimanale con lo scopo di accompagnare il dipendente agile nell’approfondimento e nell’accrescimento delle sue competenze. Inoltre, il Comune di Firenze ha promosso e avviato una serie di questionari sullo svolgimento del lavoro agile nell’ente, rivolti sia ai dipendenti che ai dirigenti, con l’elaborazione finale di report di sintesi. I risultati dei questionari sono stati oggetto di discussione nell’ambito delle riunioni del Gruppo di lavoro interdirezionale, per orientarne le decisioni future.

I BENEFICI

Complessivamente, l’esperienza di lavoro agile è stata valutata positivamente dai dipendenti del Comune di Firenze: complessivamente, l’83,4% dei dipendenti si dichiara “molto soddisfatto” o “soddisfatto” dell’esperienza di alternanza di lavoro agile e di lavoro in presenza, mentre solo il 2,2% si dichiara “molto insoddisfatto”. Il 73,71 % dei rispondenti dichiara di avere meno difficoltà nella conciliazione vita-lavoro rispetto a prima, mentre solo il 7, 49 % lamenta più difficoltà. Il 60,82 % si ritiene più facilitato nella gestione del lavoro dal lavoro agile, a fronte di un piccolo 5,59% di insoddisfatti. A questi aspetti, si aggiungono i benefici in termini di sostenibilità ambientale grazie alla riduzione del commuting casa-lavoro con mezzo di trasporto privato da parte dei lavoratori agili.