L’ORGANIZZAZIONE  

La Regione Lombardia è un ente territoriale a statuto or­dinario dell’Italia settentrionale, che comprende la Città Metropolitana di Milano e 11 provincie (Bergamo, Brescia, Como, Cremona, Lecco, Lodi, Mantova, Monza, Pavia, Son­drio e Varese), per un totale di circa 10 milioni di abitanti. La Regione Lombardia si avvale della collaborazione di circa 8.000 dipendenti. Sono presenti uffici regionali su tutto il territorio, con sede principale a Milano.  

LE ESIGENZE  

Il progetto nasce dalla necessità di ripensare tutta la compo­nente infrastrutturale di Regione Lombardia, con lo scopo di integrare nei processi lavorativi funzionalità di collaborazio­ne, comunicazione video e condivisione documenti da usare sia internamente che esternamente e fruibili da mobile. La riprogettazione tecnologica punta ad abilitare il migliora­mento sia delle qualità che della quantità dei servizi resi al cittadino, nonché alla creazione di un’esperienza lavorativa migliore per i dipendenti pubblici.  

LA SOLUZIONE  

Il progetto infrastrutturale ha preso avvio prima dello scop­pio della pandemia, nel 2018 con il supporto di Avaya, che ha implementato una piattaforma di Unified Communication e Collaboration in grado di gestire tutte le utenze (8.000) e le sedi della Regione Lombardia, abilitando di fatto il personale alle funzionalità di lavoro da remoto, conferenza e condivi­sione di contenuti, grazie alla disponibilità di applicazioni software accessibili da diversi dispositivi quali Telefoni IP, Smartphone, PC e Tablet.  Il progetto ha previsto al contempo attività di formazione del personale per l’utilizzo degli strumenti e dell’infrastrut­tura introdotta. La formazione è stata fondamentale, in molti casi, per superare la diffidenza legata all’introduzione di nuovi device.  Ampiamente diffusi a quasi tutto il personale erano i pc por­tatili, ad eccezione di postazioni che non ne necessitavano quali infermeria, info-point etc., per un totale di circa 2.800 dipendenti. Nel 2019 sono stati introdotti strumenti per la collaborazione in tempo reale da remoto e archiviazione in cloud, e contestualmente attivate attività di formazione in parte erogata in digitale (video pillole formative presenti sulla intranet).  Prima della pandemia, dei circa 3.100 dipendenti totali dell’Ente, potevano lavorare da remoto circa 100 dipendenti in telelavoro ed erano attivi 300 accessi VPN che permette­vano al personale che già sperimentava lo Smart Working di accedere alle piattaforme lavorative.  Sin dalle prime fasi dell’emergenza sanitaria da Covid-19, l’Amministrazione è stata in grado di implementare in tempi rapidi lo Smart Working “straordinario” per oltre il 98% del personale, collocandosi tra le Regioni con il più elevato tasso di personale pienamente operativo in modalità agile¹. La Regione Lombardia non è stata colta impreparata dalla crisi sanitaria, anche grazie alle scelte fatte in precedenza in termini di dotazione tecnologica orientata al lavoro da remoto e alle scelte infrastrutturali. Con lo scoppio della pandemia, l’Amministrazione si è attivata per garantire il corretto funzionamento dell’ente e la riorganizzazione del lavoro in modo sicuro ed efficace. Nel giro di una settimana è stato possibile garantire a tutti i dipendenti di Regione e degli enti collegati (es. Consiglio Regionale, ARPA, ERSAF) la possibilità di connettersi contemporaneamente alla VPN, attivando così complessivamente 9.000 connessioni su tutto il territorio della regione. In un secondo momento, sono stati integrati anche una serie di strumenti per permettere ai dipendenti di essere ancora più produttivi da qualsiasi po­stazione di lavoro, sia da sede centrale che in ufficio dome­stico, e una serie di funzionalità incentrate sui dipendenti, fruibili anche da mobile. Oltre alla strumentazione adeguata a sostenere il lavoro e la collaborazione da remoto, è stato inoltre essenziale poter garantire ai collaboratori l’accesso a tutte le piattaforme da remoto, soprattutto per quanto riguarda la gestione documentale che è alla base del lavoro svolto dalla maggior parte dei dipendenti.  Per accompagnare tutti i dipendenti all’utilizzo dei nuovi strumenti, sin dalle prime fasi della pandemia, è stata creata una casella di posta aggiuntiva per l’IT adibita all’assistenza al lavoro smart e ai nuovi dispositivi tecnologici. In aggiunta, sono state introdotte iniziative quali pillole sulla intranet, manuali e webinar finalizzati all’apprendimento e condivi­sione di best practice per permettere a tutti i dipendenti di prendere familiarità con i nuovi dispositivi.  Durante il periodo della pandemia è stato fatto un utilizzo molto intensivo anche degli apparati di sala per video confe­renze spesso utilizzate per riunioni urgenti con le regioni o il governo. In questo caso la necessità di far dialogare sistemi diversi ha accentuato la spinta all’integrazione e fatto com­prendere la rilevanza dell’apertura dei sistemi.  Da sempre è elevata l’attenzione sulla sicurezza nell’utilizzo dei dati, per questo in vista di un accesso sempre più diffuso tramite le reti domestiche la Regione Lombardia ha ripreso e utilizzato alcuni contenuti formativi sviluppati in preceden­za con la polizia postale per sensibilizzare le proprie persone sui pericoli della rete. A questo si sono affiancate attività di monitoraggio per identificare eventuali situazioni critiche per poi gestirle.  Ad oggi la percentuale di dipendenti ritornati al lavoro in presenza è piuttosto limitata: il 20-30% del personale lavora in sede 2/3 giorni a settimana a rotazione, di conseguenza le riunioni sono svolte ancora quasi totalmente utilizzando sistemi di collaborazione da remoto. L’obiettivo di Regione Lombardia, in maniera coerente con le future disposizioni POLA² , sarà comunque di garantire ad una significativa per­centuale del personale la possibilità di continuare a utilizza­re questi strumenti anche qualora si potesse tornare in gran parte al lavoro in presenza.  Per quanto riguarda gli sviluppi futuri del progetto in vista di un progressivo rientro in sede, si sta pensando a iniziative che riguardano la gestione degli spazi fisici di lavoro e la loro prenotazione, utilizzando piattaforme digitali che permetta­no di integrare tali processi.  

I BENEFICI  

Sicuramente la pandemia ha accelerato un processo già avviato di utilizzo di strumenti di collaborazione da remoto, permettendo il coinvolgimento di quasi tutti i dipendenti che hanno potuto migliorare le loro competenze digitali e acquisirne di nuove nell’area della comunicazione digitale e della collaborazione a distanza.  Inoltre, la pandemia ha posto in evidenza la necessità di digitalizzare e dematerializzare diversi processi tra cui alcuni legati alla gestione del personale (aspettative, permessi etc.) i quali non erano priorità nel processo di innovazione pre-pandemia ma che è diventato urgente innovare.   

1. PA: lo smart working nelle Regioni, ecco i dati (funzionepubblica.gov.it) .  
2. “Piano organizzativo del lavoro agile” (DL 34/2020 art. 263), prevede che siano indicate le attività che possono essere svolte in lavoro agile, le misure organizzative compresi i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale e gli strumenti di rilevazione e verifica dei risultati