L’AZIENDA  

Rekeep è il primo gruppo italiano nel campo dell’Integrated Facility Management, ovvero la gestione e l’erogazione di servizi integrati, alla clientela pubblica e privata, rivolti agli immobili, al territorio e a supporto dell’attività sanitaria. Con oltre 80 anni di storia, Rekeep è una realtà internaziona­le che conta oltre 27.000 dipendenti e 90 sedi nel mondo, con head quarter a Zola Pedrosa (BO).  

LE ESIGENZE  

L’esigenza di avviare un progetto di Smart Working in Reke­ep nasce nel 2018 nell’ambito di un programma di valoriz­zazione dei talenti attraverso la realizzazione di un project work sviluppato sui temi del benessere organizzativo e delle persone. Tale progetto ha messo in luce la rilevanza del tema della conciliazione vita-lavoro per i dipendenti e i benefici che ne possono derivare per l’organizzazione e per i lavora­tori e portato all’avvio di una sperimentazione nel 2019.  In seguito allo scoppio della pandemia e all’aumento delle persone coinvolte, sono emerse nuove esigenze come la revi­sione delle policy di Smart Working, la digitalizzazione e de­materializzazione dei processi e la necessità di agire in modo più strutturato sull’intera cultura aziendale, promuovendo comportamenti che abilitassero un modo di lavorare smart in tutta l’organizzazione. Tale esigenza si è concretizzata con l’avvio a settembre 2020 del progetto ReSmart “Strumenti, know how e azioni per una nuova era del lavoro”.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Il progetto di Smart Working in Rekeep ha preso avvio a maggio 2019 con una sperimentazione della durata di tre mesi che ha coinvolto circa 50 dipendenti, afferenti alle Business Unit della Direzione Risorse Umane e dei Sistemi Informativi. La sperimentazione prevedeva la possibilità di svolgere le proprie attività lavorative per un giorno a set­timana in un luogo diverso dalla sede di lavoro. Il progetto prevedeva oltre 700 ore di formazione su diverse tematiche inerenti le nuove modalità di lavoro smart, sia in termini tec­nici/pratici, sia culturali. Al termine della sperimentazione, si è deciso di estendere progressivamente la platea del pro­getto. Su circa 800 lavoratori con mansioni compatibili, ne sono stati coinvolti circa 200, con i quali sono stati stipulati gli accordi e sono state condivise le policy del progetto.  Poco prima dell’inizio della seconda fase di estensione del progetto di Smart Working, la pandemia ha imposto una totale riorganizzazione del lavoro. Durante il lockdown a marzo 2020, il lavoro da remoto è stato esteso al 100% dei dipendenti con mansioni compatibili, che hanno lavorato da casa in modalità full remote. Con la riapertura della sede, le norme di distanziamento fisico hanno permesso a un mas­simo di 100 persone al giorno di frequentare la sede. Per tutelare la salute delle persone, sono stati stabiliti turni e programmati tamponi frequenti per coloro che frequentano la sede.  In questa fase i dipendenti sono stati accompagnati da diver­se iniziative formative e informative, che avevano l’obiettivo di specificare la differenza tra il remote working (il lavoro da casa svolto in emergenza) e lo Smart Working (il progetto precedente alla diffusione del Covid-19) e che hanno cercato di supportare il più possibile i lavoratori, sotto diversi punti di vista. Per fronteggiare le criticità del prolungato lavoro da remoto, tra cui l’isolamento dei lavoratori, la Direzione Risorse Umane ha infatti riconvertito a distanza e potenziato le attività di formazione. In particolare è stata mantenuta e digitalizzata tutta l’offerta formativa linguistica, in quanto si tratta di un tipo di corso che crea aggregazione e potenzia le occasioni di incontro anche con colleghi esterni al proprio team. Inoltre, è stata messa a disposizione dei dipendenti una piattaforma formativa per la fruizione di corsi su svariati argo­menti: per allenare la cultura e le competenze digitali, su temi relativi alla digital trasformation, alla cybersecurity, il galateo dello smart working, la differenza tra remote e smart etc.  Queste iniziative sono state poi strutturate a settembre 2020 all’interno del progetto ReSmart, iniziativa nata per cogliere gli aspetti positivi dei modi di lavorare imposti dall’emer­genza e rielaborare gli apprendimenti che sono derivati da questo periodo. Il progetto include 4 cantieri:  

• la revisione dei processi organizzativi andando verso una maggiore digitalizzazione e dematerializzazione degli stessi anche attraverso l’introduzione di nuovi strumenti tecnologici;
• La formazione per creare una cultura organizzativa più coerente con i principi dello Smart Working;
• Il ripensamento delle policy relative alla flessibilità di luogo e orario;
• La revisione degli spazi fisici.

Nel cantiere che ha riguardato la revisione dei processi, la tecnologia digitale ha avuto un ruolo rilevante: sono stati in­trodotti nuovi strumenti hardware e software per permettere a tutti i dipendenti di lavorare efficacemente in mobilità, è stata introdotta la firma digitale per favorire la digitalizzazione di alcune attività che prima erano prevalentemente cartacee. Tra i processi che hanno visto una revisione e una spinta innovati­va, molti sono relativi all’ambito HR come la rilevazione delle presenze, la gestione delle note spese, l’assunzione e l’onboar­ding dei nuovi assunti e le attività di formazione. In particola­re, la formazione è stata ripensata completamente per essere svolta a distanza, in modalità e-learning, tramite video-pillole o gruppi di lavoro in videoconferenza. Alcuni processi sono stati ripensati introducendo strumenti in una logica di ga­mification, come i test per la verifica degli apprendimenti al termine dei corsi di formazione o le attività di socializzazione online. Anche molti corsi di formazione tecnici e di natura pratica sono stati resi digitali, attraverso video-tutorial, eser­cizi di simulazione basati su tecnologie innovative e test di apprendimento basati su logiche di gamification.  Per quanto riguarda la formazione orientata allo sviluppo di una cultura aziendale coerente con lo Smart Working, il progetto ha previsto due percorsi formativi: la Smart Gym e la Managerial Gym.  La Smart Gym è un percorso formativo digitale, avviato a ottobre 2020, rivolto a tutti i dipendenti che lavorano da remoto. Il percorso approfondisce e allena le skill fondamen­tali per lavorare in maniera più produttiva, collaborare al meglio anche a distanza, utilizzare gli strumenti IT messi a disposizione dall’organizzazione e prendersi cura del proprio benessere in Smart Working. Attraverso brevi video-pillole e percorsi webinar live a numero chiuso e a cui le persone possono iscriversi volontariamente, viene posta l’attenzio­ne su differenti skill. Tra cui alcuni temi più tecnici come l’utilizzo dei software per la comunicazione a disposizione, come contattare l’Helpdesk, la sicurezza informatica, l’utiliz­zo della intranet. Altri temi riguardavano il modo di lavorare come la pianificazione dello Smart Working, il cambiamento delle abitudini lavorative, la gestione efficace del tempo, come favorire l’aumento della concentrazione, suggerimen­ti per comunicare efficacemente in digitale e soluzioni per mantenere la coesione e collaborare a distanza con i propri colleghi. Sulla piattaforma sono inoltre presenti esercizi per continuare ad applicare le tecniche imparate e una bibliogra­fia di riferimento per chi desiderasse fare degli approfondi­menti. Al termine di ogni sessione è richiesto il superamento di un test di apprendimento. Il completamento del percorso prevede di ottenere la certificazione di Smart Worker se­condo lo standard Open Badge, un sistema di certificazione digitale delle competenze riconosciuto in tutto il mondo.  Avviata a dicembre 2020, la Managerial Gym è invece il per­corso formativo digitale dedicato a tutti coloro che gestisco­no risorse all’interno del Gruppo Rekeep, che mira a fornire metodi e strumenti per agire in modo smart in tutte le sfere della managerialità. Il percorso nasce dalla consapevolezza di potenziare qualità manageriali e competenze trasversali che il lavoro smart rende necessarie e strategiche. Tra queste, la capacitàdi pianificazione, di gestione per obiettivi identifi­ cando KPI e risultati da conseguire, nonché la gestione delle emozioni e della motivazione dei collaboratori, valorizzando le differenze e traendo il meglio anche dai gap generazionali presenti nei team. Ogni tematica viene affrontata in un webi­nar virtuale di 3 ore, per un totale di 4 incontri da febbraio ad aprile 2021, condotti da docenti esperti, in cui è valorizzata la dimensione di gruppo per confrontarsi, allenarsi e scambiarsi punti di vista. La piattaforma formativa permette inoltre di approfondire i temi trattati. Anche in questo caso, al termine del percorso, viene riconosciuta la certificazione Open Badge.  I percorsi formativi sono stati promossi da diverse azioni di comunicazione interna, che hanno coinvolto anche i dipen­denti stessi in veste di ambassador.  Oltre alla formazione, Rekeep ha provveduto anche a intro­durre una nuova piattaforma per il welfare, che offre servizi differenti in base alle esigenze e preferenze del lavoratore (dai buoni spesa ai pacchetti vacanza, dai libri scolastici alle agevolazioni per il mutuo…).  Un terzo aspetto su cui ha insistito il progetto ReSmart ri­guarda gli spazi fisici e sul precedente modo di vivere l’uffi­cio, per questo è stato avviato un progetto pilota per il ridi­segno degli spazi in ottica smart, che ha coinvolto gli uffici della direzione HR dell’head quarter. Il progetto ha portato alla riduzione del numero di postazioni di lavoro e inserito la logica del desk sharing, inserendo la possibilità di prenotare digitalmente la propria postazione, eliminando le cassettiere e riorganizzando gli spazi nei corridoi.  Il progetto ReSmart ha permesso di iniziare a progettare una nuova policy relativa alla flessibilità di luogo, da attuare non appena le condizioni lo permetteranno. Al termine dell’e­mergenza, la nuova policy per il new normal prevedrà la pos­sibilità di lavorare in luoghi diversi dalla sede per tre giorni a settimana. Il progetto pilota sugli spazi fornirà spunti per la riprogettazione smart della sede per venire incontro alle nuove esigenze dei lavoratori.  

I BENEFICI  

Nonostante le resistenze culturali di chi ancora pensa che lo Smart Working sia solo lavorare da casa in emergenza, il progetto ReSmart sta riscuotendo un notevole successo tra i dipendenti, testimoniato sia dai molteplici feedback in­formali arrivati tramite diversi canali alla Direzione Risorse Umane, sia dai dati provenienti dalla nuova piattaforma di e-learning, che mostra una larga adesione al percorso, intra­preso su base volontaria dalla maggior parte delle persone.  A livello organizzativo, Rekeep sta identificando una serie di KPI legati ai risultati di business, per rilevare l’aumento dell’efficienza dell’organizzazione durante il periodo emer­genziale.