L’ORGANIZZAZIONE  

L’azienda nasce in Veneto nel 1878 con la fondazione del primo stabilimento di produzione di occhiali e montature da vista e si espande fino a divenire, nel 1934, il “Gruppo Safilo”. L’azienda è presente in tutto il mondo con sedi produttive, showroom, uffici e design studio a Padova, Milano, New York, Hong Kong e Portland, con filiali dirette in 40 Paesi e un network di oltre 50 partner distributivi qualificati in altri 70 Paesi. Ad oggi l’azienda è tra i più importanti player del mercato dell’eyewear per design, produzione e distribuzione di occhiali da sole, montature da vista, caschi e maschere per lo sport, e conta oltre 5.100 dipendenti a livello globale, di cui circa 2.200 in Italia.  

LE ESIGENZE  

Safilo ha deciso di introdurre lo Smart Working al fine di in­crementare la produttività e la competitività dell’azienda, e al tempo stesso di favorire la conciliazione vita-lavoro delle proprie persone, rendendo sempre più flessibile l’esecuzione delle attività in termini sia temporali che spaziali. La scel­ta pone le basi quindi sulla continua volontà del Gruppo di migliorare il benessere dei propri dipendenti, favorendo una gestione flessibile degli impegni personali e familiari e al contempo responsabilizzando e rendendo sempre più auto­nomi i dipendenti nel raggiungimento dei propri obiettivi lavorativi.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Il progetto di Smart Working in Safilo, avviato in via speri­mentale nel 2017 e regolato da un accordo individuale, dava la possibilità a 533 white collar di lavorare da casa per 1 giorno alla settimana. Il progetto è stato sponsorizzato dal CEO, dalla Direzione HR e dal Global Leadership Team, ed ha coinvolto i manager di diverse funzioni (ICT, Comunicazio­ne, Interior Design, Facility Management). Durante gli anni l’azienda ha cercato di ripensare il modello organizzativo per adattarlo alle nuove esigenze delle proprie persone. Con l’avvento della pandemia, l’azienda ha colto l’occasione per rivedere il progetto ed estenderlo a un maggior numero di funzioni aziendali.  A partire da marzo 2020 infatti, come disposto dal piano di business continuity a fronte dell’emergenza Covid-19, il lavoro da remoto da casa è stato attivato in maniera massiva per tutto il personale dipendente della sede di Padova (533 dipendenti), ad esclusione degli operai del magazzino e del reparto prototipia. In questa occasione si è pertanto superato il limite di un giorno a settimana di lavoro da luoghi diversi dalla sede aziendale. Durante il periodo emergenziale, nella sede di Safilo sono state anche attuate una serie di misure ah hoc per il contrasto del Covid 19. Ad aprile 2020, è stato definito un protocollo riguardante le modalità di accesso ed il comportamento in azienda. In seguito, a partire da giugno 2020, saltuariamente e per comprovate necessità lavorative, circa il 20% del personale in remoto ha ripreso a lavorare in presenza in azienda.  Alla fine dello stato di emergenza legato al COVID, cesserà la fase di lavoro da remoto da casa e verrà rivisto il progetto di Smart Working pre-esistente per adattarlo alle nuove esigen­ze emerse nel corso della pandemia.  Infatti, in una survey di clima effettuata a maggio 2020 su tutta la popolazione impiegatizia aziendale della sede di Pa­dova, che in quel momento lavorava da remoto a causa della pandemia, è stato indagato il livello di gradimento rispetto al lavoro da remoto, al supporto percepito da parte dell’a­zienda e dei responsabili e alla continuità delle comunica­zioni; è stato anche chiesto di individuare gli ostacoli che hanno impedito di svolgere la normale attività lavorativa da casa, il gradimento rispetto alle iniziative prese dall’azienda per garantire il benessere dei lavoratori ed infine con quale modalità lavorativa si sarebbe voluto ritornare al lavoro al termine dell’emergenza. I risultati hanno evidenziato un forte gradimento della flessibilità introdotta nei mesi della pandemia. Infatti, il 67% dei rispondenti ha dichiarato di voler lavorare almeno 2 giorni alla settimana da remoto, e il 23% almeno 3 giorni alla settimana. L’11% ha dichiarato di voler riprendere il lavoro solo in presenza, e un altro 11% di voler svolgere il lavoro solo da remoto.  Con la revisione del progetto, si sono definite inoltre le nuo­ve linee guida che regolano lo Smart Working in azienda: la volontarietà, la recedibilità da entrambe le parti con preav­viso e la flessibilità nel rispetto delle norme di sicurezza e privacy. Per la contrattualizzazione dell’iniziativa si è scelto l’accordo individuale, ferma restando una comunicazione informativa che è stata fornita ai sindacati.  Nei contratti stipulati nel 2017 non erano previste la flessi­bilità di luogo e di orario, ma era solo concesso di lavorare da casa per un giorno a settimana. Ad oggi, è possibile usufruire dello Smart Working per un massimo di 3 giorni a settimana, tuttavia sono previste eccezioni in base a situazioni speci­fiche da concordare con il proprio responsabile. L’azienda ritiene che la possibilità di lavorare in Smart Working fino ad un massimo di 3 giorni alla settimana, mantenendo le restanti giornate di presenza in azienda, sia il giusto equili­brio per favorire sia la conciliazione vita-lavoro delle perso­ ne, sia per assicurare socializzazione fra colleghi e team in azienda e mantenere il senso di appartenenza dei lavoratori. Per quanto riguarda la flessibilità oraria, il nuovo contratto individua una fascia di reperibilità dalle 10:00 alle 15:00 e la possibilità di gestire le ore restanti in maniera libera tra le 8.00 e le 20.00, orario oltre il quale vige il dritto di discon­nessione.  Dal punto di vista delle tecnologie, le persone hanno uti­lizzato la dotazione informatica già in loro possesso (pc, laptop, smartphone etc.) per svolgere il lavoro da remoto e continueranno a farlo anche quando sarà attivato il progetto Smart Working al termine della pandemia. L’azienda si è però attivata per migliorare le connessioni aziendali, triplicando la banda della rete per le connessioni VPN. Per accompagna­re i dipendenti verso questa nuova modalità lavorativa sono stati organizzati dei momenti di ascolto e sessioni dedica­te ad approfondire le nuove procedure di Smart Working, trasmettere i valori e i nuovi ideali dell’azienda. I destinatari di queste attività formative e di supporto sono stati circa 500 dipendenti (impiegati e manager).  Dal 2020, l’azienda ha inoltre intrapreso un progetto di rivisitazione degli spazi. Ad oggi gli spazi aziendali sono prevalentemente open space, suddivisi per funzione, con la presenza di sale meeting chiuse e prenotabili, ma anche spazi informali per incontri di socializzazione e relax. Per rinnovarli si sta pensando di diminuire le scrivanie, liberan­do 1.500 mq da dedicare a nuovi spazi di condivisone infor­mali. L’obiettivo della riprogettazione non sarà la diminu­zione degli spazi, ma il ripensamento e un nuovo utilizzo di questi per renderli più adatti alle nuove modalità di lavoro dell’azienda, puntando anche sull’estetica degli uffici (per esempio attraverso l’utilizzo di pareti verdi). Sempre nel 2020, l’azienda ha inoltre introdotto la policy del free desk, secondo la quale il dipendente deve effettuare la prenotazio­ne della scrivania tramite apposita app.  

I BENEFICI  

Ad oggi, il tasso di adesione al progetto di Smart working è stato del 93%: il 9% delle persone ha aderito per 1 giorno alla settimana, il 25% per 2 giorni, mentre la maggior parte degli aventi diritto (il 66%) lavorerà da remoto per 3 giorni la settimana.  Il lavoro da remoto e l’avvio del progetto di Smart Working hanno garantito il pieno presidio delle attività e dei processi lavorativi all’interno dell’azienda. Durante il 2020, il lavoro da remoto ha permesso di risparmiare, rispetto al 2019, circa l’8% dei consumi elettrici della sede di Padova, permettendo una riduzione di emissioni di CO2 di circa 108 tonnellate. Inoltre, la ridotta mobilità delle auto aziendali ha permesso una riduzione di CO2 di circa 373 tonnellate. Si stima che la riduzione di CO2 delle auto personali dei dipendenti, rag­giunga almeno le 350 tonnellate.  Nonostante gli obiettivi raggiunti, l’azienda è consapevole di dover ancora superare alcuni punti critici; tra questi il pieno raggiungimento del cambio di paradigma rispetto alle precedenti modalità di lavoro e la capacità di mantenere e sviluppare il team working e una community aziendale ibri­da. Un altro aspetto importante su cui l’azienda vuole agire al più presto è il monitoraggio dell’impatto sull’engagement e il senso d’appartenenza aziendale, attivando survey pun­tuali per misurare il feedback dei dipendenti e le prestazioni lavorative.