L’ENTE

Il Comune di Brescia è un comune italiano, che conta 1681 dipendenti e 114 sedi sul territorio.

LE ESIGENZE

Tra il 2019 e il 2020, il lavoro agile è stato introdotto in via sperimentale su un campione pilota con l’obiettivo di aumentare l’inclusione del lavoro femminile e migliorare la conciliazione vita-lavoro. In seguito allo scoppio della pandemia, ha rappresentato un prezioso strumento per garantire non solo la continuità operativa, ma anche e soprattutto per attivare un virtuoso processo di reinvenzione dei servizi al fine di adeguarli ai nuovi bisogni dell’utenza. Oggi il Comune vuole fare tesoro dell’esperienza vissuta e proseguire con lo Smart Working come strumento di evoluzione organizzativa, nella consapevolezza maturata che esso possa incidere su tre ambiti: benessere e conciliazione vita-lavoro, miglioramento dei servizi e dell’organizzazione, sostenibilità ambientale e sociale del lavoro.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Nel 2019 è stata avviata un’analisi organizzativa con lo scopo di individuare gli obiettivi, le metodologie e le figure professionali più adatte a sperimentare il lavoro agile. L’analisi aveva individuato circa 800 potenziali smart worker e aveva escluso alcuni profili professionali dall’accesso all’iniziativa: commessi e portinai, insegnanti (parzialmente), agenti di polizia locale, addetti al front office e assistenti sociali. Successivamente, in seguito a un confronto sindacale, è stato definito un regolamento interno, che prevedeva la centralità dell’accordo di lavoro agile e del progetto individuale quali strumenti cardine per la programmazione e il monitoraggio delle attività da svolgere da remoto. Infine, sono state definite le policy in tema di sicurezza e di tutela dei dati personali e il piano formativo abilitante per il lavoro agile. Tra settembre 2019 e febbraio 2020 il lavoro agile è stato sperimentato da 16 dipendenti con profili professionali amministrativi, tecnici e informatici e ruoli non direttivi. Una seconda fase di estensione era prevista tra marzo e agosto 2020 su un totale di 60 dipendenti. Lo scoppio della pandemia a marzo 2020 ha portato in pochi giorni all’applicazione del lavoro da remoto emergenziale non solo per tutti i profili professionali con mansioni idonee, ma anche per alcuni profili con mansioni non compatibili che sono stati impiegati in attività di supporto alla cittadinanza da remoto prima inesistenti. Il numero di giorni a settimana da remoto dai dipendenti è stato diverso in base al tipo di mansioni svolte e alle varie fasi di emergenza. Per rispondere tempestivamente all’emergenza, è stato attivato un team di coordinamento e gestione, successivamente divenuto una vera e propria cabina di regia del lavoro agile, che ha individuato e condiviso una metodologia di intervento e gli strumenti operativi necessari per attuarla, quali: la creazione di un modulo online per la raccolta dei dati e delle informazioni dei dipendenti necessarie a stabilire le priorità di intervento; il potenziamento delle connessioni in VPN; l’acquisto di pc portatili e smartphone. È stato inoltre introdotto uno strumento a supporto della gestione, programmazione e monitoraggio delle attività svolte da remoto. Per accompagnare i lavoratori nel passaggio repentino al lavoro da remoto sono state attivate diverse attività di facilitazione del cambiamento. La prima è stata una formazione innovativa basata sul metodo del counseling organizzativo, con l’attivazione di: due cicli di 20 webinar formativi dialogici per i dipendenti, per un numero complessivo di 624 partecipanti, pari al 80% dei lavoratori da remoto, con lo scopo sia di fornire gli strumenti utili per lavorare in modo efficace da casa, sia di rilevare eventuali disagi ed affrontarli sia di re-introdurre gradualmente l’approccio progettuale; un incontro in presenza e 7 webinar per dirigenti finalizzati a fornire nozioni sugli elementi fondanti dello Smart Working e sugli strumenti per la gestione dei team ibridi. La seconda è consistita nella somministrazione di un questionario volto a rilevare il vissuto. Infine, sono stati attivati dei gruppi di facilitazione del cambiamento: il gruppo Agilmente, per lavorare sul miglioramento dal basso informale, attraverso l’ideazione di micro-progettualità integrate e coordinate tra loro; il gruppo responsabili innovatori finalizzato a facilitare il cambio di cultura manageriale e proporre progetti innovativi; l’albo dei formatori interni e il navigation team dell’alleanza locale di conciliazione di Brescia, partnership pubblico-privata che coinvolge 45 soggetti del territorio con lo scopo di co-progettare servizi di welfare e conciliazione, valorizzando le potenzialità dello Smart Working. In seguito al DPCM del 23 settembre ¹, l’attivazione del lavoro agile è tornata su base volontaria e subordinata a diversi requisiti², per questo il numero di smart worker è sceso a 221. Per tutte queste persone sono stati regolarmente sottoscritti accordi di Smart Working in linea con la nuova normativa. Già a partire da questa fase, il progetto individuale di Smart Working allegato all’accordo è tornato ad essere il perno portante, ed è stato inteso come strumento di crescita e proattività. È stato realizzato in modo partecipato un kit di progettazione dello Smart Working, composto dai seguenti elementi: linee guida per la progettazione; strumenti per il dialogo organizzativo nel team e la “scheda di autoanalisi e richiesta di smart working” finalizzata allo sviluppo di consapevolezza del ruolo e del proprio lavoro. Il processo di definizione dei singoli progetti individuali si compone di diverse fasi (autoanalisi; condivisione con il gruppo di lavoro; definizione degli obiettivi; definizione degli indicatori di monitoraggio; validazione del progetto e stipula dell’accordo e infine monitoraggio e adeguamento) privilegia il confronto nel team di lavoro attraverso il metodo dell’ascolto organizzativo. Le istanze non danno vita a mere procedure burocratiche, ma sono partecipate. Per monitorare i progetti, si intende sperimentare, attraverso le nuove tecnologie, piattaforme condivise di project management, flessibili e dinamiche, che consentano di condividere gli obiettivi e monitorarne il grado di raggiungimento in modo dialogico. Con il termine dell’emergenza sanitaria, il Comune di Brescia vuole stabilizzare questo modello e puntare sempre di più sul miglioramento dei servizi per generare benefici per la cittadinanza. Ad agosto 2021 il Comune ha anche approvato il Piano Spostamenti Casa-lavoro (PSCL) che valorizza lo Smart Working quale azione centrale per il risparmio di emissioni nell’aria e per la mobilità sostenibile. Inoltre, sia nel POLA che nel PSCL si prevedono azioni di sperimentazione di spazi di coworking attraverso convenzioni con spazi già esistenti e possibili riqualificazioni di spazi comunali.

I BENEFICI

Il modello di Smart Working implementato dal Comune di Brescia vuole avviare un cambiamento dei modelli relazionali e di lavoro, allo scopo di orientare sempre più l’azione istituzionale verso il massimo adeguamento dei servizi ai reali bisogni e ottimizzare i processi. Diversi sono stati gli impatti sull’efficacia dei servizi: si è assistito a una diminuzione delle assenze del 54% e a una maggiore produttività dei lavoratori, monitorata attraverso l’aumento di 4.710 mandati di pagamento rispetto all’anno precedente, l’aumento del 33% dei permessi di costruire rispetto all’anno precedente e del numero di concessioni di ampliamento dei plateatici gestite in un solo mese (266), oltre al mantenimento delle tempistiche di rilascio delle autorizzazioni da parte dello Sportello Unico delle Attività Produttive, nonostante l’aumento dei controlli burocratici richiesti dalla legge. Dal punto di vista progettuale e innovativo, l’introduzione dei gruppi di facilitazione a la loro stabilizzazione nel tempo, ha condotto allo sviluppo di una capacità progettuale dei servizi interni ed esterni condivisa e distribuita, che garantisce una maggiore adeguatezza rispetto ai reali bisogni e un approccio innovativo, basato su dialogo e confronto. Il nuovo modello di lavoro ha portato benefici anche per le persone, in termini di aumento di benessere ed engagement e di miglioramento della conciliazione vita-lavoro. In particolare, nel 2022 si stima di risparmiare al giorno mediamente 21 km, per complessivi 11.337 km e una media giornaliera di 44 minuti di tempo di viaggio, per un totale di 23.509 minuti (16 giorni). La possibilità di conciliare meglio impegni lavorativi e familiari ha portato inoltre a una diminuzione del part-time femminile pari al 10%. Infine, si sono registrati impatti anche in termini di sostenibilità ambientale del lavoro. Durante il primo lockdown è stato stimato il risparmio complessivo di 1500 kg di CO2 per ogni giornata agile e nel 2022 si prevede un risparmio di 1072 kg di CO2, corrispondenti a 43 alberi. Inoltre, si è assistito all’aumento di consapevolezza delle conseguenze ambientali delle scelte comportamentali e lavorative, che ha portato a una netta riduzione dell’uso della carta, con una riduzione della spesa del 70% nel 2020.     

1. Con il DPCM del 23 settembre 2021 e col DM della Funzione Pubblica 8.10.2021 si stabilisce che dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nella PA torna ad essere in presenza. Si è tornati al regime previgente all’epidemia pandemica, disciplinato dalla legge 81/2017
2. Per approfondire, si vedano le linee guida sul lavoro agile dal Dipartimento della funzione pubblica del 16 dicembre 2021