L’ENTE

Ravenna è un comune capoluogo di provincia di oltre 150.000 abitanti. La struttura organizzativa dell’ente prevede la presenza di cinque aree a valenza esterna. Rientrano poi nell’organigramma comunale anche l’Istituzione Biblioteca Classense e l’Istituzione Museo d’arte della Città, che fanno capo ad un unico ambito culturale. In totale l’organizzazione conta circa 1200 dipendenti.

LE ESIGENZE

Dopo l’implementazione del lavoro da remoto necessario per far fronte alle restrizioni causate dalla pandemia ed una prima sperimentazione, il Comune ha dato avvio allo Smart Working “a regime” con gli obiettivi di incrementare la produttività e l’efficienza dei servizi, di razionalizzare le dotazioni tecnologiche rispondendo anche contestualmente ai bisogni di conciliazione tra tempi di vita e tempi di lavoro del personale, oltre che alle esigenze di innovare e digitalizzare l’ente.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto del Comune di Ravenna ha le sue origini durante l’emergenza pandemica, quando – attraverso l’approvazione di una Direttiva a marzo 2020 – è stato previsto l’accesso al lavoro da remoto con modalità facilitate e semplificate. In questo periodo, dopo aver individuato le attività con caratteristiche adatte allo svolgimento a distanza, circa 568 su 1152 dipendenti hanno praticato il lavoro da remoto. E’ in questo contesto infatti che, partecipando ad un bando della Regione Emilia-Romagna, prende avvio il vero e proprio progetto di smart working con l’obiettivo di passare dal lavoro agile da remoto allo smart working. Il progetto è stato sponsorizzato dal Servizio Risorse Umane e Qualità e dal Direttore Generale ed è stato condiviso con il Comitato di direzione, il Comitato Unico di Garanzia (CUG) e in sede di contrattazione sindacale. Per guidare e monitorare il progetto è stato costituito un Gruppo di Lavoro trasversale, composto da diverse figure professionali. Il progetto per prima cosa ha previsto un’analisi del contesto organizzativo, attraverso strumenti quantitativi (survey) e qualitativi (interviste e focus group). In base ai risultati dell’analisi del contesto è stata definita la disciplina interna approvata con provvedimento dirigenziale che si compone di un “Quadro di riferimento per la sperimentazione dello Smart Working” e di uno schema di accordo individuale. Nel quadro di riferimento sono specificate le linee guida del lavoro agile: gli obiettivi, le motivazioni e i risultati attesi, la definizione di Smart Working, l’individuazione delle attività compatibili con questa modalità di lavoro, quali lavoratori coinvolge, come vengono scelti, l’individuazione dei criteri di accesso con indicazione di eventuali precedenze, la definizione della modalità del lavoro agile e delle modalità per garantire la sicurezza informatica delle banche dati dell’Ente, la definizione della copertura assicurativa e dei parametri di valutazione della prestazione. Successivamente è stata avviata la fase di sperimentazione, che da novembre 2020 a ottobre 2021 ha coinvolto 53 persone in totale. Il programma di sperimentazione è stato costantemente monitorato, registrando criticità e vantaggi riscontrati. Sono stati poi identificati 451 posizioni lavorative adatte al lavoro da remoto, per arrivare alla messa a regime del progetto il 1° marzo 2022. Il lavoratore che intende svolgere il lavoro agile deve sottoscrivere un accordo individuale col Dirigente Responsabile di Servizio. L’ente prevede la possibilità di attivare lo Smart Working al massimo per il 20% delle posizioni ritenute adatte al lavoro da remoto in ciascuna Area, e ad oggi il Comune di Ravenna su un totale di 90 posizioni smartabili conta 88 posizioni di Smart Working attive su 122 domande totali presentate. E’ concesso un giorno di lavoro a distanza a settimana. Solo in casi eccezionali e motivati, i giorni possono diventare due a settimana. L’organizzazione accetta le richieste di attivazione del lavoro agile secondo criteri di priorità: in ordine, sono considerate prioritarie le richieste provenienti da lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità, da lavoratrici in gravidanza, dipendenti con figli o conviventi con disabilità certificata, dipendenti residenti o domiciliati in altro comune (tenendo conto della distanza dalla sede di lavoro), dipendenti con figli minori di 16 anni conviventi nel medesimo nucleo familiare (in relazione al numero di figli), dipendenti con età superiore ai 60 anni ed infine i dipendenti non appartenenti ad alcuna delle categorie precedenti. Il lavoratore può svolgere la prestazione lavorativa tra le 7:30 e le 19:30, orario dopo il quale inizia la fascia di disconnessione. Nei giorni di lavoro da remoto è prevista una fascia di reperibilità di tre ore durante la mattinata e viene riconosciuto l’orario ordinario di 6 ore nei giorni corti e 9 ore nei giorni lunghi, e non sono previsti straordinari né buoni pasto. Nelle giornate da remoto il dipendente può svolgere la propria attività lavorativa in luoghi che rispondano ai requisiti di idoneità, sicurezza e riservatezza, principalmente chiusi e privati (prioritariamente il proprio domicilio ma si prevede di attivare anche spazi di coworking nell’ambito delle strutture del Comune). Per agevolare il cambiamento del modo di lavorare, l’ente ha investito sull’adeguamento degli strumenti tecnologici, puntando sulla migrazione delle applicazioni in cloud ove possibile, il potenziamento dell’ambiente di virtualizzazione e gestione dei desktop, l’incentivazione e armonizzazione degli strumenti di collaborazione tra gruppi di lavoro, l’introduzione di sistemi di autenticazione a due fattori per gli accessi dall’esterno e un controllo più adeguato sull’impiego delle risorse tramite un sistema di auditing. Ad ogni smart worker è stata fornita una postazione mobile di lavoro con pc portatile. Il Comune di Ravenna sta lavorando per l’attivazione sul territorio comunale, sia in città che nel forese, di Hub digitali volti a garantire il superamento del digital divide, dando la possibilità a tutti i cittadini di disporre di spazi condivisi con strumentazione digitale idonee a favorire l’accessibilità digitale dei servizi dell’ente; questi spazi potranno essere utilizzati anche dagli smart worker, ampliando così la possibilità di scelta di luoghi da cui lavorare a distanza. L’intero percorso di adozione del lavoro agile è stato accompagnato da importanti sforzi in termini di informazione e formazione. L’ente ha infatti creato uno spazio dedicato allo Smart Working sulla intranet, una newsletter per condividere informazioni utili, riflessioni o dubbi sull’esperienza. Inoltre, sono stati organizzati incontri di presentazione del progetto. Dal punto di vista formativo, il Comune ha previsto percorsi di formazione per tutte le figure coinvolte nel progetto (smart worker, Quadri, Dirigenti e colleghi degli smart worker), sia durante la fase di sperimentazione che in quella di messa a regime. I corsi erogati hanno obiettivi diversi, insistendo sia sullo sviluppo di competenze digitali e trasversali, che sull’importanza della cultura aziendale. In questo senso, l’ente ha lavorato e continua a lavorare per il cambiamento culturale sia dei dipendenti – che devono essere sensibilizzati sull’organizzazione del proprio tempo, sul raggiungimento dei risultati e devono sviluppare la capacità di lavorare in autonomia, con un alto grado di flessibilità – sia dei coordinatori, chiamati a gestire a distanza i gruppi di lavoro, valorizzare la collaborazione e gestire i processi di comunicazione. Il monitoraggio del progetto è costante ed avviene attraverso la compilazione di questionari, focus group, “Diario di bordo dello smart worker” che consentono di individuale aspetti positivi e criticità.

I BENEFICI

Già nelle prime fasi di sperimentazione del progetto, seppure ancora con pochi dati a disposizione, l’ente ha osservato una riduzione del tasso di assenteismo, con un netto calo delle malattie e dei permessi. In questa fase globalmente l’impatto dello Smart Working sulle attività lavorative è stato valutato positivamente da tutti, ad eccezione di una sola persona. I dipendenti che hanno usufruito del lavoro agile hanno riscontrato vantaggi sotto diversi punti di vista: un maggiore equilibrio vita-lavoro, una maggiore produttività, una migliore pianificazione della giornata lavorativa conservando buoni rapporti con i colleghi anche a distanza. Per il 47% degli smart worker è aumentata la qualità della vita extra professionale e anche la qualità della vita lavorativa. Rispetto alla produttività, il 18% dei dirigenti ritiene che il lavoro agile abbia avuto un impatto positivo ed il 68% che sia rimasta invariata. Il progetto ha avuto impatti positivi anche dal punto di vista ambientale: nella prima fase sperimentale il Comune ha stimato una riduzione negli spostamenti pari a 192 km al mese per smart worker, corrispondenti a un risparmio di 6 ore in termini di tempo e un impatto ambientale corrispondente a circa 60 alberi.