L’ORGANIZZAZIONE

Crédit Agricole Vita S.p.A. e Crédit Agricole Assicurazioni S.p.A. sono le compagnie di assicurazione, rispettivamente attive nei rami vita e danni, appartenenti al Gruppo Internazionale Crédit Agricole, direttamente controllate da Crédit Agricole Assurances SA.

Ad oggi le due società contano in Italia circa 230 dipendenti di cui 40 nel ramo danni e 190 nel ramo vita.

LE ESIGENZE

Le riflessioni in merito allo Smart Working sono state avviate prima della pandemia, come strategia competitiva e leva di attraction dei talenti, soprattutto per le nuove generazioni.

A seguito della pandemia, l’organizzazione ha introdotto lo Smart Working ordinario per garantire le migliori condizioni di lavoro possibili per i propri collaboratori e per rimanere al passo coi tempi in ottica di People Care. L’adozione di un modello ibrido risponde all’obiettivo di favorire la socializzazione tra colleghi, sfruttando appieno gli spazi della nostra nuova sede.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

A gennaio 2020 Crédit Agricole Vita e Crédit Agricole Assicurazioni hanno avviato una prima sperimentazione di Smart Working. Il progetto pilota coinvolgeva inizialmente alcune funzioni, tra cui HR e Audit, per un totale di una decina di persone, e prevedeva lo svolgimento delle attività lavorative da remoto per un giorno a settimana. L’intenzione, al termine della fase sperimentale, era quella di valutarne gli effetti e di estendere l’iniziativa al resto dell’azienda. A causa del diffondersi della pandemia, le Società si sono adeguate alla normativa e hanno adottato lo Smart Working in modalità straordinaria per la totalità dei dipendenti.

In questa fase l’organizzazione si è strutturata per dare pieno supporto laddove fosse necessario, soprattutto si è focalizzata su tematiche inerenti gli ambiti organizzativo e comportamentale. Infatti, molti dipendenti non erano dotati di tecnologie adatte per lavorare in questa modalità. Inoltre, essendo abituati alla modalità di lavoro in presenza, la comunicazione tramite chat o software di collaborazione, seppur prevista, non rappresentava un’abitudine tra i colleghi. L’azienda è riuscita a far fronte a questi problemi recapitando a casa a tutti i dipendenti che ne fossero sprovvisti le dotazioni hardware (pc e cuffie) a supporto del lavoro da remoto e prevedendo una serie di corsi di formazione relativi all’utilizzo dei software a disposizione per collaborare e comunicare a distanza. Un’altra questione delicata era rappresentata dall’ingresso di nuovi colleghi: come accoglierli? Come fornire loro gli strumenti di lavoro? Anche l’onboarding è stato quindi un processo oggetto di attenzione in questa fase, prevedendo un accompagnamento da parte dell’area HR nelle fasi di ingresso nel team e di introduzione al lavoro da remoto. Oltre alla particolare attenzione ai nuovi ingressi, il team HR ha avviato una serie di colloqui interni coi dipendenti per individuare eventuali problematiche sia dal punto di vista lavorativo che personale, supportando chiunque le riscontrasse, in ottica di sostegno e di promozione di un senso di appartenenza e vicinanza aziendale.

L’organizzazione ha seguito le direttive governative in tema di disposizioni sul lavoro da remoto e misure igienico-sanitarie nella sede durante tutto il periodo emergenziale, permettendo inoltre il lavoro da remoto senza limitazioni per i soggetti fragili, le donne in gravidanza e i genitori con figli minori di 14 anni. Il rientro in azienda è stato graduale e dalla primavera del 2021 ha previsto l’alternanza in sede del personale con la suddivisione della popolazione aziendale in quattro gruppi che alternavano la loro presenza in ufficio svolgendo due giorni lavorativi consecutivi in sede e sei consecutivi da remoto. Con l’abbassamento della curva dei contagi ed il conseguente allentamento delle limitazioni da parte del Governo, i gruppi sono stati ridotti a due fino ai primi mesi del 2022, garantendo una presenza fisica in sede del 50% della popolazione aziendale.

L’azienda ha colto l’occasione derivante dall’esperienza pandemica per ripensare il proprio modello di lavoro e istituire un progetto strutturato di Smart Working, promosso dall’Alta Direzione e dall’Area HR. Ad aprile 2022 è stato infatti avviato lo Smart Working ordinario in Crédit Agricole Vita e Crédit Agricole Assicurazioni, con la stipula di accordi individuali su base volontaria da parte dei lavoratori. La nuova policy introdotta prevede nello specifico l’alternanza di tre giorni a settimana in ufficio e due da remoto, con una presenza quotidiana del 50% delle persone in sede per ogni area aziendale. Nelle giornate di lavoro da remoto, i dipendenti hanno la possibilità di lavorare senza una postazione, ad esclusione dei luoghi pubblici, fissa la privacy e sicurezza dei dati aziendali. In relazione all’orario di lavoro, il dipendente non ha vincoli ma gestisce autonomamente l’organizzazione del proprio tempo essendo unicamente vincolato dal miglior risultato relativo alla sua prestazione lavorativa. I buoni pasto, il cui valore è stato aumentato a € 10,00, sono regolarmen te erogati anche nelle giornate di lavoro da remoto.

Per introdurre al meglio la popolazione aziendale a questo nuovo modello lavorativo ibrido sono stati predisposti percorsi di formazione a tutti i livelli aziendali. Le tematiche affrontate nella formazione manageriale hanno riguardato principalmente la gestione a distanza dei collaboratori e la delega; nella formazione per i dipendenti i temi trattati sono stati il work-life balance, il diritto alla disconnessione, il time management e degli spazi nelle giornate di lavoro da remoto e il potenziamento delle soft skill.

A ciò si è aggiunto un piano di comunicazione, tramite la Intranet aziendale, per facilitare la comunicazione di iniziative e progetti e le notizie riguardanti il progetto di Smart Working e di revisione degli spazi, anche in relazione alla situazione pandemica. Per favorire l’adozione delle tecnologie in dotazione, è stata inoltre creata una rubrica mensile per la condivisione di consigli utili sulla manutenzione e l’aggiornamento dei dispositivi in dotazione.

La nuova modalità di lavoro agile si sposa anche con gli spazi che caratterizzano il nuovo HQ. La sede, ubicata in una zona centrale a Milano, è ben collegata da mezzi pubblici, coi quali l’azienda ha stipulato apposite convenzioni per i dipendenti. La scelta della zona del nuovo HQ si è basata sia per valorizzare il prestigio del brand sia per agevolare tutti i dipendenti nel raggiungimento della sede lavorativa. La nuova struttura è all’avanguardia dal punto di vista architettonico, tecnologico e di sostenibilità ambientale. Tutto l’edificio è dotato di sensori per la gestione intelligente e la riduzione dei consumi per la climatizzazione e il riscaldamento, l’illuminazione e l’erogazione dell’acqua. Questa attenzione verso i consumi ha permesso l’ottenimento della Certificazione LEED Platinum (Leadership in Energy and Environmental Design). La sede VG9 include diverse tipologie di ambienti, secondo una logica activity-based, con open space che favoriscono gli scambi informali (anche inter-funzionali) con i colleghi, aree per la concentrazione, phone booth, ampie sale riunioni e auditorium forniti di tecnologie che permettono di comunicare e collaborare in modalità ibrida e zone per il relax e per la socializzazione. Le postazioni di lavoro e le sale riunioni sono prenotabili tramite apposita applicazione scaricabile su smartphone.

I BENEFICI

Durante il periodo di Smart Working emergenziale, l’azienda ha calcolato un numero medio di 156 giornate di Smart Working fruite per persona nel 2020 e 137 nel 2021. Nel 2022, il tasso di adesione al progetto di Smart Working ordinario ha raggiunto il 100%.

Contestualmente, in questi anni si è osservato un miglioramento sia dei risultati sia del clima aziendale. Anche dal punto di vista della cultura organizzativa si è rilevato un significativo impatto, con un ancor maggiore riconoscimento dell’importanza delle differenze individuali da parte dei manager e un trend di promozione della diversità in crescita dal 2020 al 2021, monitorato tramite survey interne.

Anche dal punto di vista ambientale sono stati osservati benefici, tra questi la riduzione di emissioni di CO2 e del traffico per gli spostamenti casa-ufficio, la riduzione di imballaggi monouso e la digitalizzazione di processi con conseguente minor utilizzo della carta.

Inoltre, si riscontrano benefici a livello di work-life balance perché il tempo investito per lo spostamento casa-ufficio e viceversa, si trasforma immediatamente in tempo a disposizione del dipendente per i propri hobby e necessità individuali, ma anche perché il lavoro viene maggiormente gestito per obiettivi e non più strettamente legato al numero di ore lavorate.

Il progetto di Smart Working ordinario, pur implementato da relativamente poco tempo, sta raccogliendo riscontri informali positivi e verrà monitorato nel tempo con survey per i dipendenti e rilevazione di KPI.