L’ORGANIZZAZIONE

Angelini Industries è un gruppo industriale multinazionale fondato ad Ancona nel 1919. Il Gruppo impiega circa 5.800 dipendenti ed è presente direttamente in 26 Paesi del mondo con ricavi per 1,7 miliardi di euro. Opera nei settori: farmaceutico, largo consumo, tecnologia industriale, profumeria e dermocosmesi, vitivinicolo. Angelini Industries oggi coniuga una strategia di investimenti mirata alla crescita, un impegno costante in ricerca e sviluppo, una profonda conoscenza dei mercati e dei settori di business in cui opera, con il suo impegno nei campi dell’innovazione e della sostenibilità.

LE ESIGENZE

I progetti e le iniziative in ambito Smart Working già attivate o in via di consolidamento in Angelini Industries, hanno visto una forte accelerazione tra il 2020 e il 2021 per far fronte alle molteplici esigenze della popolazione aziendale durante il periodo emergenziale legato al Covid-19. Peraltro, in linea con il Purpose aziendale “Unwavering care”, il Gruppo ha deciso di adottare un approccio strutturale allo smart working, estendendo il concetto di “cura” alle proprie persone a 360° e non limitandolo al contesto pandemico.

A questo scopo, è stato necessario definire approcci e soluzioni che conciliassero le esigenze di business con quelle di tutela della salute delle proprie persone, garantendone allo stesso tempo l’ingaggio e la motivazione. In tale contesto, l’on-boarding delle nuove risorse si è configurato come una delle aree di maggior interesse, dovendo allinearsi alle nuove modalità di lavoro agile e a una limitata compresenza degli attori coinvolti presso le sedi aziendali. In particolare, si sentiva l’esigenza di rendere più agevole ed efficiente il processo di on-boarding a distanza, migliorando al contempo l’employee experience dei nuovi assunti, in un percorso completamente digitale grazie allo sviluppo di un’app dedicata.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Già in fase avanzata di pianificazione prima della pandemia, Angelini Industries ha attivato per i suoi dipendenti modalità di lavoro agili in seguito alla diffusione del Covid-19. Dopo una prima fase di risposta all’emergenza, dove lo smart working è stato utilizzato in linea con i requirement normativi, oggi le modalità di lavoro agile sono a regime e costituiscono un’importante leva di sviluppo dell’employee well-being, contribuendo inoltre ad accrescere i livelli di engagement misurati presso la popolazione aziendale. Il modello prevede modalità diversificate di lavoro da remoto per i dipendenti delle società estere (sulla base di normative e bisogni locali), nonché l’adozione di modalità di lavoro agile per tutte le società operative italiane.

L’impegno di Angelini Industries in questa direzione, tuttavia, è dimostrato non solo dall’adozione di modalità di lavoro agile (in modalità 2+3 per le società 100% Angelini, con una ulteriore flessibilità per popolazioni con specifiche condizioni personali quali maternità/disabilità/caregiver), ma dallo sviluppo di un modello di smart-working multidimensionale che include – ad esempio – lo sviluppo di un ecosistema di collaboration e co-sharing digitale, l’estensione del panel di strumenti di lavoro da remoto resi disponibili ai dipendenti (es. ampliamento dei destinatari di smartphone), la gestione efficace degli spazi aziendali.

In tale contesto si colloca la principale innovazione tecnologica rappresentata dall’app on-boarding “Welc😊me”. L’app è stata realizzata in collaborazione con DXC Technology Italia, azienda leader nel

settore di servizi IT che ha seguito tre direttrici principali per lo sviluppo: impostazione mentale employee centric, con la persona al centro del servizio; focus sull’utente finale con il design thinking come approccio all’innovazione; metodologia Agile e sviluppo iterativo e incrementale, per ottimizzare i flussi di lavoro e consentire un miglioramento rapido e continuo all’applicazione stessa. Sviluppo realizzato, naturalmente, tenendo presenti fin da subito gli obiettivi di cybersecurity e rispetto della privacy per tutti gli utenti.

L’app Welc😊me permette di accompagnare i neoassunti a 360° nel loro percorso di on-boarding, a partire da due settimane prima fino ai sei mesi successivi all’assunzione.

Il nome stesso dell’app è frutto del contributo dei colleghi del Gruppo che hanno dapprima proposto una serie di nomi in linea con la mission dello strumento e poi votato i più frequenti.

Il disegno dell’app, consente di gestire contemporaneamente molteplici dimensioni del processo di on-boarding: l’ingaggio della risorsa (anche attraverso sezioni e contenuti dedicati alla cultura aziendale, agli elementi valoriali del gruppo in linea con la nuova visual identity di Angelini Industries); la copertura dei processi HR, a supporto dell’intero iter amministrativo e lo scambio documentale finalizzato alla firma del contratto; svolgimento di task e attività formative obbligatorie); community building; organizzazione dell’on-boarding (agenda management e reminder sulle scadenze); utilità e informazioni al dipendente (es. video illustrativo sulla lettura di una busta paga per i neo assunti). Inoltre, è stata attivata la figura del buddy quale punto di contatto tra il neo-dipendente e l’azienda, la cui relazione viene gestita e manutenuta nel tempo grazie all’app.

L’app è integrata con il processo di provisioning delle dotazioni informatiche e dei DPI che è perfettamente ritagliato sulla persona specifica assegnata all’onbordee. Nel processo di onboarding l’help desk riceve le richieste e invia un feedback all’applicazione (visibile dall’interessato che può così monitorarne la preparazione).

Tutto il percorso viene costantemente valutato grazie a survey di feedback (finalizzate al miglioramento dell’app e dei processi sottesi), attività di gamification e KPI di monitoraggio gestiti dal team HR di Gruppo.

Attualmente l’app è attiva per tutta la popolazione aziendale italiana (circa il 75% del totale dipendenti) e consente l’ingaggio di qualunque profilo professionale attraverso una clusterizzazione in personas caratterizzate da percorsi di on-boarding specifici e differenziati.

Nei prossimi 12-18 mesi si prevede di estendere l’utilizzo dell’app anche all’estero, ampliando al contempo le sue funzionalità, l’utilizzo della gamification e raffinando ulteriormente i profili di personas disponibili. Le aziende del Gruppo potranno altresì posizionare contenuti specifici sull’app anche grazie alle funzionalità di Content Management System che permettono di sviluppare contenuti e gestirli in autonomia.

L’app – realizzata di concerto tra le funzioni HR&O e IT – ha potuto contare sulla collaborazione di persone provenienti da diverse aree aziendali (incluse funzioni di linea) e da diverse country, che hanno contribuito da remoto grazie a diversi strumenti di digital collaboration. Inoltre, è stata oggetto di un attento iter di change management e training per i principali utilizzatori.

Come anticipato, durante il periodo emergenziale gli spazi aziendali presso l’headquarter e le sedi operative sono stati rimodulati così come le relative modalità di accesso e di utilizzo, in coerenza con le normative vigenti. Il rientro massivo delle risorse nel periodo post-pandemia ha portato a una riprogettazione dell’uso degli spazi, favorendo la collaborazione ma mantenendo l’adeguato distanziamento e garantendo la tutela della salute dei dipendenti.

Presso l’headquarters di Roma è inoltre possibile prenotare tramite app la propria postazione di lavoro e il parcheggio fino al raggiungimento della capienza massima.

In ambito formativo e a supporto della gestione del cambiamento connesso allo smart working, Angelini Industries ha avviato iniziative di formazione dedicate (es.webinar); sono inoltre in via di introduzione percorsi di potenziamento delle competenze digitali, in particolare per quanto riguarda gli strumenti di remote collaboration.

Infine, per accrescere il benessere dei dipendenti è stato attivato lo sportello di supporto psicologico “#Angelini4you”, iniziativa non limitata al solo periodo pandemico, ma tuttora accessibile in modo strutturale a tutti i dipendenti per affrontare tematiche di disagio lavorativo, personale o familiare.

I BENEFICI

A maggio 2022 (a circa 6 mesi dal go live), l’app aveva già abilitato l’ingresso di circa 110 unità dislocate sul territorio italiano (ossia il 100% delle risorse assunte).

La realizzazione della nuova esperienza di onboarding digitale, avvenuta durante la pandemia e quasi completamente da remoto, non è stata priva di complessità. In particolare è stato complesso gestire: l’elevato numero di funzionalità previste per l’app Welc😊me; il coinvolgimento di un team eterogeneo, interfunzionale ed internazionale rappresentativo delle molteplicità dei business che compongono il nostro Gruppo industriale; le complessità tecniche d’integrazione tra la soluzione e i diversi sistemi aziendali; il project management dell’app e dei processi sottesi dal disegno fino al go-live.

Tuttavia, i feedback delle persone assunte hanno confermato come lo sforzo profuso da tutto il team di lavoro abbia generato un elevato valore in termini di ingaggio ed employee experience, grazie alla fluidità dell’approccio digitale e alla possibilità di gestire gli aspetti più complessi e time-consuming del processo direttamente dallo schermo del proprio smartphone.

L’introduzione dell’app Welc😊me, oltre a perfezionare sensibilmente l’employee journey dei nuovi assunti, ha anche portato a rilevanti miglioramenti in termini sia di efficienza sia di efficacia dei processi lavorativi delle funzioni HR&O e IT, riducendo notevolmente il lead time dei processi.

Infine, è stato attivato un processo di monitoraggio puntuale di alcune metriche (quali il numero di accessi prima e dopo il giorno di assunzione, il numero di interazioni con il buddy e gli HR di riferimento, i dati relativi al sistema di provisioning, …), cui seguirà nella seconda metà dell’anno un processo di fase di analisi per possibili migliorie.