L’ORGANIZZAZIONE  

INAIL, Istituto Nazionale Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro, è un ente pubblico non economico che gestisce l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Nato nel marzo 1933, dall’unifica­zione della Cassa nazionale infortuni e delle Casse private di assicurazione, ha sede centrale a Roma ed è presente su tutto il territorio nazionale con: 21 Direzioni regionali/pro­vinciali, con 78 Direzioni territoriali che si articolano in Sedi locali (n. 186) e Agenzie (n. 42) e 8.215 dipendenti al 31 di­cembre 2020. Di tali risorse, n. 7.240 (88,13%) costituiscono il personale a contratto Funzioni centrali (ex Epne) e n. 975 (11,87%) sono a contratto Ricerca.  

LE ESIGENZE  

L’Istituto ha realizzato un significativo percorso di rinno­vamento, attraverso l’adeguamento delle infrastrutture e la realizzazione di un piano di change management, con l’obiettivo di accompagnare i dipendenti verso un nuovo modo di lavorare, orientato alla collaborazione, al lavoro per obiettivi, alla comunicazione veloce e trasversale e all’utiliz­zo efficace di strumenti digitali innovativi.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

 Il progetto di Smart Working è stato avviato a gennaio 2019 con un team di progetto composto da referenti di tre dire­zioni: direzione centrale organizzazione digitale, direzione centrale pianificazione e comunicazione e direzione centrale risorse umane, con il supporto di alcuni fornitori esterni.  La prima fase è consistita nell’individuazione delle attività che è possibile svolgere da remoto. L’Istituto ha considerato come gestibili in modalità agile tutti i processi lavorativi per i quali non si rileva un vincolo di presenza fisica dovuto all’interazione diretta con l’utenza e/o all’utilizzo di specifi­ca dotazione strumentale. Anche con riferimento a quest’ul­time tipologie di attività, benché richiedano una prevalente presenza presso la sede di servizio, una parte dei processi possono comunque essere svolti anche da remoto. Di conse­guenza, tutto il personale è stato coinvolto nel progetto.  Durante la prima fase d’implementazione, si è agito pri­mariamente sulla dotazione tecnologica, ripensando le postazioni di lavoro in ottica smart, tramite l’introduzione di nuovi strumenti (pc, monitor e smartphone) e di softwa­re per la comunicazione e la collaborazione da remoto. In aggiunta, ulteriori azioni hanno previsto il potenziamento della connettività in tutte le sedi dell’Istituto, l’aumento dei giga disponibili e l’ampliamento della VDI per supportare device personali collegati agli ambienti INAIL. Inoltre, per le riunioni istituzionali e gli eventi di comunicazione ufficiale sono stati introdotti strumenti per la comunicazione e la collaborazione da remoto. L’adeguamento infrastrutturale ha permesso di rivoluzionare la concezione di scrivania e di introdurre la logica della mobilità nel workplace.  Una volta introdotte le tecnologie necessarie per introdurre il nuovo “Digital Workplace”, è stato necessario agire sulla cultura aziendale, guidando i dipendenti, che nella maggior parte dei casi non erano abituati a lavorare in modo smart, verso una nuova cultura organizzativa.  Il progetto è stato poi attuato in tre fasi. Una prima fase di lancio, per creare consapevolezza sul cambiamento in corso nella modalità di lavoro, attraverso un piano di comunicazio­ne dell’alto management rivolto ai dipendenti. Una seconda fase sperimentale, in cui circa 350 dipendenti appartenenti a 5 strutture differenti hanno avuto la possibilità di lavorare un giorno a settimana da remoto, osservandone i risultati e gli effetti sul lavoro. Un’ultima fase di estensione, in cui il modello è stato esteso a tutti i dipendenti, implementando strategie di formazione e fornendo assistenza in modo per­sonalizzato.  Allo scoppio della pandemia, INAIL era già parzialmente pronto a gestire le proprie attività da remoto grazie alla precedente introduzione del digital workplace e all’adozione e utilizzo da parte di circa il 50% dei dipendenti di piattafor­me per lo svolgimento di attività di comunicazione e colla­borazione a distanza (riunioni in video-call, condivisione di documenti, interazione in team di lavoro virtuali).  Durante il periodo emergenziale (da marzo a luglio 2020) per INAIL è stato possibile gestire il periodo di emergenza sanitaria senza criticità, garantendo la continuità operati­va e mantenendo un’elevata efficienza nell’erogazione dei servizi, pur con la quasi totalità dei dipendenti da remoto (circa 5.000 unità con pc/device forniti dall’amministrazione e circa 4.000 unità con propri pc/device abilitati all’accesso alla rete e ai sistemi dell’amministrazione).  A partire dal mese di settembre, in coerenza alle disposizioni per il rientro in sicurezza nei luoghi di lavoro, è stata previ­sta la presenza in sede su turnazione al 50% per il personale impiegato nelle attività che possono essere svolte da remoto.  In emergenza sono state avviate una serie di attività di rinforzo al progetto originario. Tra queste, l’incremento del numero di dotazioni per il “Digital Workplace” (da 3600 a 4600 tablet) e l’abilitazione della VDI per il rimanente 50% dei dipendenti, che sono ricorsi alla logica BYOD, utilizzan­do i dispositivi personali. L’organizzazione ha anche poten­ziato il canale di assistenza al fine di garantire la continuità delle attività da remoto, gli incontri istituzionali degli organi di vertice e l’erogazione di formazione a distanza; questo attraverso anche la creazione di un’app, denominata “InailAgile”, contenente tutte le news istituzionali e di con­testo, nonché un accesso rapido a strumenti di formazione. Infine, si è provveduto a organizzare sessioni live di «Parla con l’esperto» per rispondere in tempo reale alle esigenze dei dipendenti. In ambito formazione, è emersa la necessi­tà di creare diversi contenuti formativi fruibili secondo la logica “anytime and anywhere”. Sono stati erogati diversi contenuti con format diversificati, come webinar live sugli strumenti digitali, guide formative e pillole brevi a dispo­sizione dei dipendenti in modalità asincrona, incontri one to one o di gruppo per risolvere problematiche sull’utilizzo degli strumenti ed infine 8 community di supporto dove condividere conoscenze e best practice. È stato anche intro­dotto un assistente virtuale basato su Intelligenza Artificia­le “chiedi a INAIL”, addestrato a rispondere sui principali dubbi circa l’utilizzo degli strumenti a disposizione dell’I­stituto.  Da marzo 2020 si è assistito ad un enorme cambiamento nelle modalità lavorative in INAIL. Difatti, si è passati da 2000 riunioni virtuali al giorno e 3800 chiamate a 9000 riu­nioni virtuali e 18000 chiamate al giorno nel maggio 2021. Il lavoro da remoto in emergenza ha messo in luce la necessità di proseguire il percorso intrapreso con l’obiettivo di creare e diffondere il “Digital Workplace”, per supportare la transizio­ne dell’esperienza del dipendente verso la nuova normalità, garantendo l’introduzione di una cultura per obiettivi, la pia­nificazione per priorità, la fiducia e il dialogo tra responsabi­le e collaboratore. Per questo, INAIL ha aderito al POLA . In linea con questi principi, l’Istituto ha avviato un programma di rinnovamento degli ambienti fisici e degli spazi di lavoro presenti nelle sedi. Il progetto ha portato all’introduzione della logica del desk sharing e della prenotazione delle po­stazioni di lavoro tramite app (luglio 2020) e alla creazione di un’area di lavoro di coworking presso la direzione genera­le (febbraio 2021). È in corso anche la riprogettazione degli spazi in ottica smart della direzione centrale organizzazione digitale.  I costi di implementazione previsti nel Pola 2021-2023 sono di 7.677.000 euro (stato baseline 2020) e 18.000.000 euro (target 2021) per la digitalizzazione dei processi, 2.711.983 euro (stato baseline 2020) e 3.033.873 (target 2021) in sup­porti hardware e infrastrutture digitali funzionali al lavoro agile.

I BENEFICI

 L’implementazione del progetto ha richiesto un importante investimento dal punto di vista culturale, oltre che tecnolo­gico, rispetto all’utilizzo dei nuovi strumenti e della nuova modalità di lavoro, ma anche una forte sponsorship del top management. I benefici sono stati molteplici, primo fra tutti la possibilità di garantire i servizi all’utenza durante la pan­demia. Da un’indagine interna i tre aspetti maggiormente migliorati sono: il bilanciamento vita privata/vita lavorativa (con l’85% delle persone che hanno indicato “in accordo” e “fortemente in accordo”), il grado di autonomia nello svol­gimento dell’attività lavorativa (83%) e l’organizzazione dell’orario di lavoro (81%). La ridotta mobilità dei lavoratori ha consentito peraltro di conseguire cospicui risparmi ener­getici, ottenuti sia per il minor consumo di carburante, sia per le spese per il funzionamento degli uffici.