L’AZIENDA  

Bayer è un gruppo farmaceutico globale che opera nei set­tori della salute e dell’agricoltura. Ha la sede principale in Germania ed è presente in 79 Paesi, nei quali si avvale della collaborazione di 100.000 persone. In Italia è presente con tre società che impiegano, complessivamente, oltre 1800 persone: Bayer S.p.A., che svolge attività nel campo della salute dell’uomo; Bayer Crop Science S.r.l., che opera nel settore agricolo; Bayer Healthcare Manufacturing S.r.l. per la produzione di specialità farmaceutiche e di prodotti medi­cinali biologici. Le sedi nazionali sono a Milano e a Roma, mentre i due stabilimenti produttivi hanno sede a Garbagna­te Milanese (MI) e Filago (BG).  

L’ESIGENZA  

Bayer ha iniziato la prima sperimentazione relativa allo Smart Working nel 2015, in occasione dell’evento mondiale Expo tenutosi a Milano dal 1° maggio al 31 ottobre dello stesso anno. Dopo questa prima sperimentazione, Bayer ha attivato altre sperimentazioni fino alla sottoscrizione, nel 2018, di un accordo sindacale che ha normato, per tutti i dipendenti di sede e di una parte degli stabilimenti, lo Smart Working. Lo Smart Working ha portato l’azienda a rivedere i processi organizzativi, rendendoli più flessibili in termini di orario e luogo di lavoro, al fine di rispondere ad esigenze di inno­vazione, sperimentazione e digitalizzazione, nonché per favorire il work-life balance delle proprie persone. Sebbene l’azienda e le persone fossero preparate e abituate allo Smart Working, l’arrivo della pandemia ha costretto a ripensare in modo tempestivo ed emergenziale il modo di lavorare delle persone. Il 23 di febbraio del 2020, infatti, vengono chiusi gli uffici di Viale Certosa e Via Breme, passando alla modalità full remote, mentre hanno continuato a lavorare i dipendenti degli stabilimenti produttivi¹. Il lockdown ha imposto alle persone di doversi adattare tempestivamente al nuovo modo di lavorare, così come ha imposto ai manager di diventare i leader di team remoti. Nonostante il periodo difficile, l’azienda ha constatato che le persone hanno lavorato con responsabilità, garantendo una autonomia nel lavoro e produttività inaspettate.  In questo contesto, e in un periodo caratterizzato da grandi cambiamenti ed incertezza, l’azienda ha ritenuto che fosse giunto il momento di dare alle persone un messaggio forte e chiaro di come sarà il lavoro al termine della pandemia. Inol­tre, si è voluto mettere a frutto il modello di lavoro imposto dalla pandemia, basato sulla libertà nella scelta di quando e dove lavorare e sulla massima fiducia fra le persone, supera­no la cultura del controllo.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

 Già prima dello scoppio della pandemia, la maggior parte della popolazione aziendale avente diritto aveva siglato l’accordo sindacale che prevedeva la possibilità di lavorare da remoto per cinque giornate al mese, anche consecutive.  Per affrontare la situazione di emergenza, preservando la sa­lute delle persone ma garantendo al contempo la continuità del business, l’azienda ha deciso di analizzare ed allargare la platea dei profili professionali che possono aderire al proget­to di Smart Working, estendendo questa possibilità a coloro che hanno mansioni remotizzabili e che lavorano all’interno degli stabilimenti produttivi.  Inoltre, da aprile 2021, l’azienda ha introdotto un altro grande cambiamento che va di pari passo con la volontà di continuare a lavorare verso un’organizzazione del lavoro sempre più basata sulla fiducia e sulla responsabilizzazione, abbandonando la cultura del controllo e mettendo a frutto gli sforzi e gli insegnamenti dell’ultimo anno di distanzia­mento forzato: l’abolizione della timbratura del cartellino.  Questa iniziativa, che resterà in fase di sperimentazione fino al 31 dicembre 2021, riguarderà le persone che lavorano nelle sedi di viale Certosa e via Breme, mentre non sono al momento compresi nella sperimentazione i dipendenti degli stabilimenti produttivi.  Alle persone sarà quindi garantita la massima flessibilità sull’orario e sul luogo di lavoro. Rimane ferma la necessità di coordinarsi con il proprio team e il proprio manager, così come la necessità di lavorare da luoghi privati (es. abitazio­ne, seconda casa …) sul territorio nazionale. Sono esclusi quindi i luoghi pubblici, per ragioni di sicurezza dei dati, e luoghi al di fuori del territorio nazionale in quanto non sog­getti alle coperture assicurative nazionali.  L’introduzione dell’iniziativa sarà affiancata da un progetto di formazione strutturato rivolto alle persone e ai manager e volto al miglioramento delle competenze di utilizzo degli strumenti digitali, così come all’incremento di competenze più soft legate al nuovo modo di lavorare.  E proprio in relazione alle nuove modalità di lavoro, l’azien­da si è occupata di stabilire delle linee guida che tutelino il diritto alla disconnessione delle persone. Fra queste vi è per esempio l’indicazione di fissare le riunioni tra le 9 e le 12 e fra le 14 e le 17, in modo da tutelare le pause pranzo e consi­derare i fusi orari di coloro che lavorano da zone del mondo diverse dall’Italia.  Per quanto riguarda gli aspetti di salute e sicurezza, già durante il distanziamento forzato causato dalla pandemia l’azienda aveva dotato le persone che ne avessero fatto richiesta di strumenti per assicurare il corretto svolgimento del lavoro anche da casa, fornendo dispositivi come dock station, tastiere, sedie da ufficio. Verrà riconosciuto un con­tributo mensa di 5 euro nei giorni durante i quali si lavorerà lontano dall’ufficio. Non esisterà, invece, il concetto di stra­ordinario, ad eccezione di convegni o impegni lavorativi che si svolgono il sabato o la domenica. Infine, la flessibilità e la responsabilizzazione sui risultati richiederanno alle persone di giustificare solamente le ferie o i permessi che superino la mezza giornata.  

CRITICITA’ E BENEFICI  

L’iniziativa non è esente da sfide, soprattutto per i manager che sono chiamati ad essere il nuovo punto di riferimento per la creazione di engagement nelle persone e per la fideliz­zazione all’azienda, attività che prima venivano svolte dalla Funzione HR. In questo però non saranno soli, ma verranno accompagnati attraverso la formazione e la predisposizione di iniziative che rispondano ai bisogni creati dal nuovo modo di lavorare.  Le aspettative sui benefici del progetto sono molte, ne è sta­to un esempio l’aumento della produttività messo in luce dai dati raccolti durante il periodo di lavoro da remoto emergen­ziale.  L’azienda si aspetta anche che questo nuovo di lavorare inciderà sulla qualità della vita delle persone e consentirà di ribilanciare l’equilibrio fra sfera privata e lavorativa, consen­tendo anche a coloro che prima svolgevano l’attività lavo­rativa part-time, ad esempio per ragioni di commuting, di assistenza ai figli o di caregiving, di passare al full-time con notevoli benefici dal punto di vista personale ed economico.  Bayer continuerà a monitorare gli effetti delle soluzioni implementate attraverso lo strumento che fin dalla fase di sperimentazione dell’iniziativa di Smart Working, nel 2015, è stato il punto di ascolto delle proprie persone: la survey. Ed è proprio attraverso le survey, erogate periodicamente alle proprie persone, che l’azienda raccoglie i punti di forza e gli spunti di miglioramento che le consentono di lavorare in ottica di miglioramento continuo e di creazione di engage­ment.
 

1. Ad oggi l’azienda permette alle persone che lo desiderano di frequentare la sede, a condizione che vi si rechino utilizzando mezzi propri, non abbiano pato­logie o condizioni fisiche tali per cui il rientro in ufficio costituisca per loro una grave fonte di rischio, abbiano completato la formazione prevista dell’azienda e solo dopo aver prenotato la postazione. La capienza massima prevista corrispon­de al 20% della popolazione aziendale