AZIENDA

La Regione Veneto è un ente territoriale a statuto ordinario del nord Italia, che comprende 563 Comuni, la Città Metropolitana di Venezia e 6 province (Belluno, Padova, Rovigo, Treviso, Verona, Vicenza), per un totale di 4,9 milioni di abitanti. La regione conta un personale dipendente di 2728 unità.

ESIGENZA

L’amministrazione intende valorizzare l’esperienza fatta nel corso del 2020 determinata dall’andamento della situazione epidemiologica, promuovendo le opportune misure propedeutiche alla stabilizzazione di una quota significativa di dipendenti che si occupano di attività che possono essere svolte da remoto senza pregiudizio alcuno nella tempistica e nei risultati, con la sottoscrizione di accordi individuali ai sensi della Legge n. 81/2017. L’emergenza ha infatti permesso di attuare un massivo e rapido cambiamento rispetto ad un modello organizzativo consolidato, che per l’ente costituisce un prezioso punto di partenza per la programmazione di un miglioramento nel prossimo triennio.

SOLUZIONE IMPLEMENTATA

A seguito dell’entrata in vigore della Legge n. 81/2017 che ha introdotto il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, la Regione Veneto ha avviato una fase di sperimentazione all’interno dell’organizzazione della Giunta regionale.

La Regione ha partecipato al progetto Ve.LA (Veloce, Leggero: Smart Working per la PA), inserito nel Programma Operativo Nazionale (PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020) ed ha avviato nell’ottobre 2018 una sperimentazione interna¹. In questa prima fase la Regione Veneto ha collaborato con Google Cloud e TIM per rivedere l’infrastruttura digitale regionale e introdurre nuovi strumenti di collaborazione; interventi che si sono rivelati preziosi a seguito dell’improvvisa pandemia. In particolare il Raggruppamento temporaneo di imprese che ha gestito l’attività, con capofila Noovle, cloud company del Gruppo TIM, a seguito del rilascio delle nuove funzionalità di Meet offerte da Google Cloud nel periodo di lockdown, ha supportato un efficace utilizzo dei nuovi strumenti oltre alla loro prima configurazione. I servizi di Formazione e Change Management erogati hanno permesso una più efficace adozione di questi e degli altri strumenti di collaborazione tipici della suite di Google Workspace. Con l’inizio del 2020, quella che era un’iniziativa sperimentale con accordo scritto individuale ristretto a 69 dipendenti regionali, pari al 4% del personale, è diventato uno strumento ordinario di svolgimento della prestazione lavorativa. Fin dalla seconda metà del mese di febbraio 2020 il personale regionale ha potuto avvalersi del lavoro agile emergenziale tramite procedura di richiesta semplificata, che ha consentito di praticare il lavoro agile per circa l’88% del personale regionale (a metà giugno 2.208 dipendenti su complessivi 2.500 in servizio presso gli uffici regionali). Nel corso dell’anno 2020 il totale complessivo del personale che si è avvalso di questa modalità lavorativa, in parte in presenza e in parte agile, è stato di 2.311 unità, di cui 1.423 donne e 888 uomini, pari al 94% circa del personale in servizio negli uffici regionali; l’effettiva fruizione mensile a dicembre 2020 si attesta al 78%. Un’estensione così rapida e massiva nei primi mesi di emergenza è stata possibile grazie all’attivazione di una task force e altre iniziative (pillole sul lavoro da remoto, newsletter etc.) a supporto del personale, che hanno permesso di superare velocemente gli ostacoli tecnologici e aiutato i dipendenti a vivere al meglio il lavoro da remoto emergenziale. Con il superamento della prima fase dell’emergenza, la Regione ha scelto di aderire al POLA² e, con il DGR n. 938 del 14 luglio 2020, la Giunta regionale ha provveduto a fare il punto sul lavoro agile emergenziale definendo le linee di indirizzo al fine di un armonico passaggio da regime emergenziale a regime ordinario, prevedendo: la creazione di una regolamentazione interna del lavoro agile, l’individuazione dei processi gestibili in modalità da remoto, l’adeguamento della dotazione tecnologica e la digitalizzazione dei processi chiave, un piano formativo specifico ed il ripensamento degli spazi. Il 29 dicembre 2020 la Giunta regionale ha approvato la disciplina del lavoro agile ordinario, applicabile in fase post emergenziale. Con tale regolamentazione si è cercato di risolvere alcune delle criticità riscontrate in fase di sperimentazione e nel periodo emergenziale, come ad esempio la poca chiarezza delle regole rispetto all’accesso all’iniziativa, ai criteri per l’effettiva realizzazione del lavoro agile, ai tempi di lavoro, di connessione e di disconnessione, ai contenuti dell’accordo scritto e ai termini di recesso. Fondamentale per l’attuazione del progetto è stata la definizione delle attività gestibili in modalità agile. Già nella prima fase dell’emergenza e successivamente nel secondo semestre del 2020 l’Amministrazione ha provveduto ad effettuare una mappatura precisa delle attività e dei processi gestibili da remoto. Dall’analisi si evince che su 1976 attività rilevate: il 28% sono completamente svolgibili da remoto, il 6% non lo sono e il 66% lo sono parzialmente. Per aumentare la percentuale delle attività svolgibili da remoto nel rispetto o miglioramento dei tempi di esecuzione e garantendo la piena operatività delle strutture, è necessario ripensare i principali processi di lavoro e i procedimenti amministrativi interni in una logica completamente digitale. Questa attività ha come prerequisito imprescindibile una dematerializzazione estesa e completa supportata da una gestione documentale digitale che permetta al personale regionale di gestire pienamente la propria attività in modalità di lavoro agile. In particolare, nella mappatura delle attività gestibili da remoto ciascun Direttore di struttura ha individuato anche alcune proposte in ottica di attività digitalizzabili e dematerializzabili. Le segnalazioni pervenute dalle strutture regionali coinvolte sono state oggetto di specifica analisi da parte del Responsabile della Transizione digitale e della Direzione ICT e Agenda digitale che ha evidenziato innanzitutto come la maggioranza delle attività/processi (89%) possa con adeguati interventi essere svolta in modalità smart a fronte di una limitata quota parte (11%) che non è possibile svolgere in modalità smart per la propria particolare natura (sopralluoghi, analisi documentazione cartacea, produzione o approvvigionamento materiale e strumenti vari, rilascio documenti vari, etc.). Dal punto di vista tecnologico, sono stati previsti una serie di adeguamenti della strumentazione tecnologica sia di sistema che individuale, per innovarsi ma al contempo garantire la massima sicurezza delle nuove modalità di lavoro. La base di riferimento per le dotazioni tecnologiche ad uso esclusivo dei lavoratori agili consiste in 40 personal computer portatili distribuiti ai telelavoristi e agli sperimentatori del Progetto Ve.LA nel corso del 2019. A questi vanno aggiunti come base di conteggio anche i 420 computer portatili già assegnati negli anni precedenti al lockdown ed utilizzati dal personale regionale che ha lavorato in emergenza nella primavera 2020. Nel giugno 2020 la Giunta regionale ha approvato l’iniziativa “Per una nuova PA oltre l’emergenza sanitaria da Covid-19” che prevede l’acquisto di 680 nuove dotazioni strumentali informatiche. In questo modo circa il 60% del totale dei dipendenti che lavorano in modalità smart, sono provvisti di adeguata strumentazione informatica fornita dall’Amministrazione. Nei restanti casi, si prevede l’utilizzo di strumentazione informatica e tecnologica di proprietà del dipendente (logica del Bring Your Own Device). Come previsto anche dalla recente disciplina del Lavoro Agile (DGR n. 1833 del 29/12/2020), il personale che lavora in modalità smart deve aver adempiuto agli obblighi formativi programmati in materia di: salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, compresi rischi connessi all’utilizzo dei dispositivi tecnologici; misure di sicurezza anche comportamentali sul corretto utilizzo e sulla tutela delle informazioni, dei beni o materiali dell’Amministrazione; previsioni normative in materia di privacy e tutela dei dati personali. Inoltre, il personale sarà tenuto a partecipare alle attività formative che l’Amministrazione programmerà in materia di: conoscenza della normativa e dello Smart Working; modalità operative a supporto dello Smart Working e delle competenze digitali. Per la dirigenza saranno definiti percorsi formativi con l’obiettivo di comprendere i punti di forza e le criticità dello Smart Working, con particolare attenzione alla produttività, alla pianificazione delle attività, nonché alla comunicazione e alla valutazione delle performance. Significativo rilievo sarà dato anche al miglioramento delle capacità di gestione e sviluppo delle risorse umane e alle competenze trasversali (soft-skills). Questi temi saranno oggetto di azioni formative coordinate che potranno prevedere il ricorso a diversi strumenti e metodologie di erogazione quali ad esempio video lezioni, webinar sincroni e asincroni, e-learning, autoapprendimento on line, action learning. L’Amministrazione ha già erogato un test on line di autovalutazione delle competenze digitali rivolto a tutti i dirigenti regionali che, sulla scorta dei risultati acquisiti, contribuirà a definire i contenuti da proporre nelle successive iniziative formative in materia. All’iniziativa hanno aderito 90 dirigenti regionali e sono stati compilati 84 questionari, con un indice di risposta pari al 93,3%. Dall’analisi svolta si rende necessaria la sperimentazione e adozione di strumenti di task assignment & management intuitivi per tracciare l’assegnazione dei compiti, la misurazione e rendicontazione delle attività svolte, sia in modalità agile che in presenza, al fine di consentire agevolmente la verifica dei risultati conseguiti in relazione agli obiettivi assegnati. Tali strumenti verranno integrati nella piattaforma di collaborazione attualmente in esercizio e dovranno essere accompagnati, nei tre anni di pianificazione del POLA, da un processo di rinforzo formativo teso a diffondere la cultura e la pratica del project management in tutto l’ente. Nonostante l’accelerazione imposta dalla pandemia e la consapevolezza che gli strumenti di collaborazione e condivisione documentale, e non solo, siano ormai essenziali per il lavoro di gruppo e la produttività delle strutture regionali, esiste ancora un gap da sanare relativo alla capacità di tutti i dipendenti di prendere le distanze dalle vecchie modalità di lavoro che prevedevano l’accesso ai documenti solo dalla postazione di lavoro e solamente in presenza. Perciò, il rinforzo formativo verrà fortemente indirizzato a presentare casi pratici e specifici sulla gestione delle piattaforme di cloud pubblico. L’adozione della modalità di lavoro agile richiede anche un ripensamento dei “tradizionali” spazi di lavoro favorendo il graduale passaggio a scrivanie condivise e/o a spazi di lavoro dedicati al “co-working”. Sarà anche l’occasione per una progressiva ottimizzazione degli spazi ripensando, ove possibile, il layout complessivo degli uffici regionali per renderli più funzionali. Tale percorso troverà attuazione attraverso un processo di dematerializzazione del materiale cartaceo e di condivisione delle postazioni di lavoro. Ogni struttura individuerà alcune “postazioni di lavoro condivise” che dovranno essere occupate da più lavoratori presenti alternativamente nel corso della settimana lavorativa (es. per lavoro agile, part time verticale o tele-lavoro) in modo da consentire un utilizzo più efficiente degli spazi e delle attrezzature presenti presso le sedi regionali. La diffusione delle postazioni di lavoro condivise è parallela all’adeguamento informatico. Il processo è stato avviato con l’ulteriore distribuzione di PC portatili e attrezzando le sale riunioni con impianti fissi per video conferenze.

BENEFICI E PUNTI DI ATTENZIONE

La Regione ha monitorato l’impatto dell’introduzione dello Smart Working attraverso due indagini. La prima ha avuto luogo tra novembre e dicembre 2019, in vista della messa regime del progetto, prevista con l’inizio del 2020 ed è stata somministrata al personale sperimentatore e ai diretti responsabili. Hanno risposto 67 su 69 dipendenti in sperimentazione e 35 dirigenti e responsabili. Le risposte hanno evidenziato un’esperienza personale e un clima lavorativo più che positivi, con obiettivi chiari e maggiore percezione di autonomia, condivisione ed efficienza, oltre che una miglior conciliazione lavoro-vita privata. Più dell’83% dichiara di aver dedicato il tempo risparmiato alla famiglia, il 30% alla cura di sé e al benessere personale. Nella fase di sperimentazione sono emerse poche criticità, dovute prioritariamente alla mancanza o inadeguatezza della dotazione tecnologica e all’esigenza di specifica formazione. La seconda indagine ha avuto luogo tra maggio e giugno 2020, in fase di progressiva ripresa dell’attività lavorativa in presenza. All’indagine hanno aderito 779 dipendenti (pari al 31% dei dipendenti in agile nel medesimo periodo), afferenti a tutte le categorie di inquadramento. L’indagine ha messo in evidenza alcuni punti di attenzione, in primis il divario culturale sui temi del digitale e la mancanza di strumentazioni adatte, ma anche la difficoltà nel tenere separati spazi e tempi di vita e lavoro. Tra gli stati d’animo evidenziati, prevale la sensazione di isolamento. Nonostante ciò, si può affermare che la maggioranza dei dipendenti è riuscita a svolgere il proprio lavoro a prescindere dalle difficoltà incontrate. Per questi motivi, per il new normal, l’ente punterà sull’importanza del lavoro ibrido, che alterna presenza in sede e lavoro da remoto.        

1. Per approfondire il progetto iniziale di Smart Working della Regione Veneto: https://www.osservatori.net/it/prodotti/formato/business- case/smart-working-regione-veneto-business-case
2. “Piano organizzativo del lavoro agile” (DL 34/2020 art. 263), prevede che siano indicate le attività che possono essere svolte in lavoro agile, le misure organizzative compresi i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale e gli strumenti di rilevazione e verifica dei risultati.