L’ORGANIZZAZIONE

Le attività di Kuwait Petroleum Italia S.p.A. (Q8) sono rivolte al mercato della rete di distribuzione carburanti e, attraverso altre società del Gruppo, a quello delle vendite dirette, dei lubrificanti e carburanti per la marina e per l’aviazione. In Italia Q8 conta più di 700 dipendenti, 11 sedi (quella centrale è a Roma) e circa 3000 stazioni di servizio distribuite su tutto il territorio nazionale.

LE ESIGENZE

Il progetto si colloca nell’ambito della strategia generale di sostenibilità della Q8, il cui obiettivo principale è quello di conseguire uno sviluppo dell’azienda sostenibile, non solo dal punto di vista ambientale, ma anche dal punto di vista umano che organizzativo. Per fare ciò, l’azienda adotta una strategia globale di benessere basata sulla creazione di una responsabilità sociale, per poi ottenere un ritorno in termini di benessere organizzativo, innovazione ed efficienza. Tutto ciò ha ampio effetto sulla reputazione del marchio, l’attrazione e la ritenzione di talenti.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Lo Smart Working in Q8 è stato introdotto in modo graduale a partire da novembre 2018, con una prima fase sperimentale su un gruppo pilota, rappresentato da genitori con figli fino a 3 anni di età. A marzo 2019 il progetto è stato esteso ad un secondo cluster, compo sto da dipendenti con domicilio o residenza fuori dal comune di Roma, e ad agosto dello stesso anno è stata data la possibilità di aderire al progetto a tutta la popolazione che ne avesse interesse, proponendo la propria candidatura spontanea. A novembre 2019, il lavoro agile è stato esteso all’intera popolazione aziendale (circa 600 persone), ad eccezione di poche mansioni mappate come non remotizzabili (ad esempio operai che svolgono attività operative e lavorano su turni). Lo scoppio della pandemia – seppur con le ovvie difficoltà create – ha rappresentato un acceleratore per il passaggio al modello ibrido e ha agevolato l’avvio di un ripensamento del paradigma aziendale di Smart Working nell’ambito di un progetto globale di transizione a modelli evoluti di flessibilità e lavoro agile, denominato “Moving Energies” avviato a marzo 2021, realizzato sotto la guida e la sponsorizzazione del top management aziendale. Il progetto è stato veicolato dalla Direzione HR, con il pieno supporto della Direzione IT e avvalendosi dell’expertise dei dipendenti di tutte le direzioni, oltre al coinvolgimento di partner esterni, costituenti una eccellenza nel loro campo, che hanno supportato il change management e le necessarie implementazioni di arredo e tecnologiche. Il progetto “Moving Energies” ha introdotto un nuovo modello di lavoro, basato sull’alternanza tra presenza fisica in ufficio (3 giorni a settimana) e lavoro da remoto (2 giorni a settimana), con la possibilità, previa richiesta alla linea di business di appartenenza ed alla direzione HR, di fruire di formule estese di Smart Working, per periodi circoscritti, in ragione di specifiche situazioni della vita privata del dipendente (genitorialità, caregivers, altro…). I dipendenti accedono al lavoro agile a seguito della firma dell’accordo individuale e dell’Informativa Salute e sicurezza. Le giornate di Smart Working vanno sempre concor date e programmate preventivamente con il proprio Supervisore Dirigente. Il dipendente ha libertà di scelta del luogo di lavoro in linea con quanto disciplinato dal regolamento (tutela della sicurezza, riservatezza delle attività aziendali, capacità di connessione). Il progetto ha previsto la revisione della Wellbeing proposition aziendale, adottando una proposta di Wellbeing e Welfare costruita sulla rilevazione continua del bisogno concreto del dipendente (Energy Check) in ottica di massima valorizzazione del work-life balance. Inoltre, sono stati introdotti interventi di Mobilità sostenibile con l’obiettivo di migliorare gli spostamenti casa-lavoro e ottenere una riduzione delle emissioni inquinanti, anche attraverso l’espansione di reti di ricariche elettriche e stallo di e-bike (a disposizione dei dipendenti della sede per tragitti da/verso la sede di lavoro). È stato quindi disposto un servizio di car-sharing elettrico a disposizione di tutti i dipendenti della sede di Roma: un’autovettura elettrica utilizzabile tutti i giorni della settimana, week-end inclusi, e prenotabile tramite un servizio di booking dedicato disponibile sull’intranet aziendale. In aggiunta è stata attivata una navetta aziendale che assicura il trasporto dei dipendenti. Dal punto di vista tecnologico, a livello di hardware sono stati messi a disposizione dei dipendenti PC e smartphone aziendali, oltre che dispositivi per favorire la connessione come cuffie bluetooth e docking station. A livello software sono stati potenziati gli strumenti di collaboration. Con la realizzazione della nuova sede – sviluppata per ospitare tecnologia innovativa – saranno gradualmente rilasciate mobile app evolute per l’ingresso al building, per la prenotazione di desk o posti auto e per l’apertura di ticket facility, per lo sharing innovativo di contenuti durante i meeting, per la prenotazione sale meeting, per la prenotazione o il pagamento dei servizi di food&beverage e infine per la gestione stam panti. È stato inoltre finalizzato il progetto di digitalizzazione dell’intero archivio cartaceo presente presso la sede, per facilitarne la consultazione flessibile da remoto. In aggiunta, è stata introdotta una piattaforma gestionale dei processi HR unica per tutte le operation a livello mondo, che ha contribuito ulteriormente alla semplificazione e digitalizzazione dei processi. Parallelamente, l’organizzazione ha totalmente rinnovato gli spazi della sede di Roma attraverso la ristrutturazione del building, conclusa ad aprile 2022, progettato attraverso un percorso di innovazione integrale sia di design che di tecnologia al servizio della sostenibilità e delle persone, orientato alla ricerca di soluzioni in grado di reinventare il paradigma non solo dello spazio lavorativo ma anche, e soprattutto, delle modalità di lavoro e di interazione. Uno spazio sempre più agile e dinamico in cui le persone possano acquisire sempre maggiore autonomia e flessibilità grazie anche al supporto di soluzioni tecnologiche avanzate. Gli spazi sono stati rivisti in un’ottica di smart office, in modo tale da rispondere in maniera mirata a specifiche esigenze, secondo una logica activity- based. Sono quindi presenti spazi di lavoro innovativi per facilitare la collaborazione e la creatività: open space dotati di shared desks, equipaggiati con arredi ergonomici e allestimenti tecnologici per favorire un’esperienza immersiva (con monitor 27’, webcam integrate, supporti per ricarica a induzione di smartphone e cuffie); sale meeting per diverse esigenze, dalle sale meeting classiche a project rooms e huddle rooms (con sistemi di videoconferenza e sistemi di clicksharing). È stata inoltre allestita una sala meeting basata su tecnologia di real presence, al fine di rendere ancora più coinvolgente l’interazione tra partecipanti da remoto e in presenza. In aggiunta sono stati allestiti spazi di coworking e aree per riunioni informali ad ogni piano, aree lounge e woodland. Il nuovo building, con i suoi spazi flessibili, assicura l’interazione tra colleghi sia della stessa direzione che di differenti dipartimenti, con aree dedicate al break e alla condivisione. L’introduzione del nuovo modello di lavoro prevede altresì la condivisione di una Sustainable Job Guide, con l’obiettivo di ricordare un set di principi e di buone pratiche a supporto del miglioramento del benessere sia personale e organizzativo e volte a favorire il necessario discrimine tra tempo del lavoro e tempo della vita privata, toccando temi come l’organizzazione della giornata lavorativa, la gestione delle riunioni, la gestione delle email, il Team Working, le ferie ed il lavoro straordinario. È stato inoltre diffuso il Galateo Moving Energies: un decalogo di buone maniere e corrette abitudini da mantenere all’interno degli spazi della nuova sede. Il progetto è stato affiancato da un dettagliato piano di comunicazione che ha coinvolto l’intera popolazione attraverso l’utilizzo di metodi comunicativi innovativi e che favoriscono l’engagement, come l’utilizzo degli Ambassador, il lancio di una pagina nella intranet aziendale, oltre che un sito totalmente dedicato al progetto di ristrutturazione della nuova sede e al nuovo modo di lavorare del futuro. A complemento di tutto ciò è stato avviato un processo di formazione del personale, tramite l’erogazione di corsi (obbligatori e non) a favore dell’intera popolazione aziendale. Tra le diverse iniziative, è stato condotto un assessement sulle competenze digitali, con l’individuazione di tutor (dipendenti con un alto livello di competenze) e un piano formativo differenziato in base al livello. Una formazione attraverso Workshop e induction ha inoltre interessato il management, per facilitare il cambio culturale.

I BENEFICI

Q8 ha valutato gli effetti dell’introduzione del lavoro agile monitorando diversi KPI, in modo tale da valutare gli impatti su organizzazione, persone e sostenibilità aziendale. Il progetto ha riscosso un ottimo successo, con tasso di adesione pari al 100% tra i profili che svolgono attività adatte allo Smart Working. I risultati emersi dalle pulse survey hanno evidenziato un miglioramento del bilanciamento vita/lavoro per gran parte della popolazione aziendale. Infine, il lavoro agile ha consentito di ottenere benefici anche in termini ambientali, attraverso una riduzione delle emissioni dei mezzi privati nelle aree urbane.