L’ORGANIZZAZIONE

Sanofi è un’azienda della salute, innovativa e globale. È la sua ragion d’essere a guidare i suoi collaboratori in ciò che fanno: sfidare i confini della scienza per migliorare la vita delle persone. In circa 100 Paesi al mondo, è impegnata per trasformare la pratica della medicina. Lavora per portare opzioni di trattamento potenzialmente in grado di imprimere un cambiamento nella vita dei pazienti e fornire vaccini che proteggano e salvino la vita a milioni di persone in tutto il mondo, mettendo la sostenibilità e la responsabilità sociale al centro delle sue ambizioni. In Italia, Sanofi è una delle principali aziende farmaceutiche per presenza industriale e numero di collaboratori – oltre 2000 dipendenti, di cui la metà occupati nel comparto industriale. Sanofi ha in Italia tre stabilimenti produttivi – a Origgio (VA), Anagni (FR) e Scoppito (AQ), ognuno dei quali con una specifica specializzazione e un ruolo strategico per il Gruppo.

LE ESIGENZE

Sanofi, che aveva già attivato un progetto di Smart Working nel periodo pre-pandemico, lo ha fatto evolvere ulteriormente per dare ai propri collaboratori una maggiore flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro e stimolarli verso una maggiore responsabilità e orientamento al risultato. L’azienda ha deciso inoltre di rivedere gli spazi fisici della sede di Milano, introducendo una logica di lavoro “Activity Based” che supporti al meglio le nuove modalità di lavoro e incentivi il ritorno in sede dei collaboratori.

I valori che hanno guidato il progetto sono l’organizzazione agile e il benessere, l’open innovation e la sostenibilità.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Dopo l’esperienza vissuta durante la pandemia, Sanofi ha ripensato il proprio modello di Smart Working rivedendo la propria policy e sviluppando un progetto di revisione della sede di Milano.

Il team di progetto è composto da referenti HR, Comunicazione, Procurement e Facility Management, con la partecipazione di un team di giovani potenziali e il supporto di consulenti esterni. La prima fase del progetto ha previsto un benchmark con altre organizzazioni e la mappatura delle attività e delle esigenze in termini di spazio dei diversi profili di lavoratori.

Questo ha permesso l’identificazione di 8 “personas” caratterizzati da un diverso profilo di attività svolte e di spazi utilizzati.

Questa analisi ha permesso di definire la nuova policy e di sottoscrivere un accordo sindacale e individuale nel 2022 che prevede la possibilità di svolgere, a seconda del tipo di “personas”, tra il 40 e il 60% del lavoro in modalità agile, su un orizzonte di 4 settimane.

Possono aderire all’iniziativa anche i profili più operativi che svolgono un ruolo di supporto negli stabilimenti. Il lavoro da remoto è possibile sia da sedi aziendali diverse da quella di riferimento sia da spazi esterni all’azienda, quali luoghi di coworking. È inoltre possibile lavorare per alcuni periodi da luoghi lontani dalla sede di lavoro, purché siano sul territorio italiano.

Questo meccanismo garantisce ai dipendenti una notevole flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro coniugando anche la dimensione di socialità che deriva dalla presenza in ufficio. L’approccio utilizzato dall’azienda va nella direzione della responsabilizzazione delle persone che possono scegliere autonomamente le giornate di lavoro a distanza per le quali non è prevista alcuna approvazione da parte del responsabile.

Per abilitare questo meccanismo, è stato fondamentale agire sulla cultura aziendale, per cui, nonostante l’assenza di una figura regolatrice si è innescato un sistema di controllo sociale all’interno dei team che ha evitato comportamenti opportunistici e assicurato un contributo collettivo al raggiungimento dei risultati.

Per supportare le persone nella corretta organizzazione del lavoro da remoto sono state definite e condivise delle buone pratiche (il “Galateo del Lavoro Agile”) che evidenziano i comportamenti corretti da attuare sia per il singolo lavoratore sia per i responsabili.

Per abilitare al lavoro a distanza l’azienda ha fornito i dispositivi necessari al personale, come monitor, tastiera e mouse, oltre alla possibilità di ordinare telecamera e cuffie o speaker esterni. È stata inoltre data la possibilità di chiedere il rimborso per la connessione internet di casa. Per limitare il rischio di iperconnessione e il tecnostress, Sanofi ha reso disponibile ai propri collaboratori dei corsi di formazione tenuti da psicologi che trattassero questi temi.

La parte del progetto che ha riguardato la riorganizzazione degli spazi è partita dai risultati dall’analisi dei profili lavorativi dei collaboratori di Sanofi, per poi andare a definire la configurazione degli ambienti più coerente con le nuove modalità di lavoro.

È stata quindi proposta una rimodulazione e riassetto degli spazi interni dell’azienda che prevede la creazione di diverse aree. I focus district, per supportare attività individuali e di concentrazione, caratterizzati da postazioni in open space, piccole sale riunioni e phone booth. I coworking district, per supportare la collaborazione anche in piccoli gruppi attraverso confidential room e sale riunioni con tecnologie che consentano riunioni ibride.

Infine, i social district, per le attività di relazione più informali, attraverso l’allargamento della caffetteria, l’introduzione di nuovi coffee point e una riorganizzazione delle terrazze.

La realizzazione è ancora in corso e si prevede la conclusione del redesign degli interni entro gennaio 2023.

Per accompagnare il cambiamento delle persone sia rispetto alle nuove modalità di lavoro e di utilizzo degli spazi, sono stati identificati alcuni ambassador tra i colleghi che dovranno facilitare il cambiamento tra i collegi e organizzati dei workshop formativi a partire da maggio 2022. Gli incontri di formazione hanno target e affrontano tematiche diverse dal nuovo stile di leadership da adottare rivolti ai manager alle modalità di utilizzo degli spazi che si rivolgono a tutto il personale.

Le criticità maggiormente riscontrate nell’implementazione del progetto sono state le iniziali resistenze al cambiamento dei manager, dettate dalla cultura tradizionale dei modelli di leadership classici, e delle inerzie nella mentalità degli impiegati, legate al concetto di orario e attività. Ma, grazie all’impegno per la rielaborazione di una nuova cultura aziendale, queste barriere sono notevolmente calate.

I BENEFICI

Per quanto riguarda i benefici per le persone, l’azienda ha erogato una survey a livello globale su tutti i dipendenti. I risultati mostrano che l’esperienza di lavoro agile ha effettivamente migliorato la qualità del bilanciamento vita-lavoro grazie alla flessibilità e alla responsabilità di gestione degli spazi e orari di lavoro. È stata inoltre riconosciuta tra i vantaggi una minore spesa di trasporto per gli spostamenti casa-ufficio.

Per misurare l’impatto sull’organizzazione, Sanofi ha erogato una survey ai soli manager in due momenti diversi, a distanza di 6 mesi, con l’obiettivo di comprendere gli impatti del lavoro da remoto sulle modalità di gestione dei collaboratori. I risultati mostrano che l’efficacia del lavoro a distanza è aumentata, grazie a una maggiore autonomia e responsabilizzazione dei dipendenti e ad una crescente efficienza nello svolgimento delle attività. Tra i punti di attenzione, invece, sono emerse la difficoltà di coordinamento e nella gestione dei tempi. Per rimediare alle complessità riscontrate, sono stati organizzati alcuni focus group, con la partecipazione anche di membri sindacali, che hanno supportato vivamente l’iniziativa.

Dal progetto ci si aspetta anche di ottenere dei benefici di tipo ambientale: grazie al rinnovamento degli spazi aziendali è previsto un calo delle emissioni di CO2 e un miglioramento del risparmio ed efficientamento energetico. A questi si aggiungono i benefici ottenibili dall’ideazione di un piano di mobilità sostenibile, con l’obbiettivo di diminuire i tempi di spostamento e rendere il tragitto casa-lavoro più ecologico e meno stressante. Il piano, sviluppato dal Mobility Manager, è ancora in fase finale di approvazione e dovrebbe prevedere un rimborso fino a 200€ degli abbonamenti per i mezzi pubblici e l’acquisto di auto elettriche aziendali.