L’ORGANIZZAZIONE

Medtronic è una multinazionale americana fondata nel 1949 e uno dei maggiori fornitori di tecnologie mediche, servizi e soluzioni a livello globale. L’azienda opera in 150 paesi e conta 90 000 dipendenti sparsi in tutto il mondo. In Italia si trovano 7 sedi divise tra area commerciale (a Milano e a Roma) e produttiva (Emilia-Romagna) per un totale di circa 2400 collaboratori.  

LE ESIGENZE  

Il lockdown ha costretto le organizzazioni a compiere un salto evolutivo, rivedendo pregiudizi e abitudini sui modi e i luoghi deputati alle attività lavorative. Medtronic Ita­lia intende cogliere le opportunità derivanti dal periodo di pandemia, muovendosi verso un processo consapevole di cambiamento, per lanciare una modalità innovativa di orga­nizzare il lavoro. L’obiettivo dell’azienda è di migliorare le performance aziendali, aumentare la produttività, promuo­vere un miglior work-life balance per i dipendenti, attrarre talenti e rafforzare il brand, posizionandosi come azienda tecnologica fortemente innovativa. L’esigenza è quella di concretizzare una nuova esperienza di lavoro fondata sulle relazioni, la condivisione e l’innovazione, questo grazie a un’organizzazione del lavoro in ottica agile e il ridisegno del layout della sede da spazio per la «routine» ad ambiente per migliorare l’employee experience, il networking e la collabo­razione interna.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Il progetto Smart Working è stato avviato da Medtronic nel 2018 e riguardava principalmente i dipendenti delle funzioni delle sedi commerciali (circa 350 persone). L’iniziativa pre­vedeva la possibilità di svolgere le proprie attività lavorative da remoto due giorni massimo a settimana, aumentando la flessibilità dei dipendenti, in aggiunta ad altre pratiche già esistenti come l’assenza di sistemi di timbratura, la gestione flessibile dell’orario di lavoro e il telelavoro. Con l’avvento della pandemia, quasi la totalità del personale delle sedi di Milano e Roma ha iniziato a lavorare da remoto, per un totale di circa 1000 dipendenti. Dal mese di marzo 2020, sono state implementate pratiche ad hoc per la gestione della situazione emergenziale, come l’introduzione dell’app Myworkplace per gestire le richieste urgenti e necessarie di presenza in sede e l’attivazione di servizi di wellbeing e welfare (come un servizio di supporto psicologico e as­sistenziale gratuito e diversi webinar su tematiche quali la gestione dello stress e la prevenzione burn out) nonché alcune iniziative per favorire il supporto sociale e aumentare l’engagement dei dipendenti (happyhour@home, contest, yoga e pilates,..).  La pandemia è stata l’occasione per condurre Medtronic a un ripensamento del percorso già iniziato, che si è concretiz­zato in alcune modifiche delle policy di Smart Working già presenti.  La sponsorship del progetto è partita dall’Amministratore Delegato ma tutto il Leadership Team di Medtronic Italia ha supportato l’avanzamento di tali modifiche. Il team per l’im­plementazione coinvolge anche le direzioni HR, Facilities, Environmental, Health and Safety Quality, IT e Comunica­zione, per un totale di 15 persone di cui 3 consulenti esterni.  Il progetto ha preso il via con una survey erogata prima dell’estate 2020 in cui più del 50% dei rispondenti si è detto favorevole all’estensione dello Smart Working, e più dell’80% dei rispondenti si è inoltre dichiarato aperto e pronto a mo­dificare il proprio modo di lavorare.  La rivisitazione delle policy ha portato all’estensione della modalità da remoto a quasi la totalità del personale delle sedi commerciali, coinvolgendo circa 1000 persone, con il solo vincolo di recarsi in sede circa 2/3 giornate lavorative al mese. In aggiunta, sono stati introdotti accordi individua­li per tutti i dipendenti per formalizzare tale flessibilità di luogo ed orario, lasciando però libertà di scelta ai dipendenti e la possibilità di accordarsi con i responsabili sulle moda­lità specifiche. Sul fronte della dotazione tecnologica, tutti i dipendenti sono stati muniti di laptop, la quasi totalità di smartphone e i 2/3 dell’organico di tablet; inoltre, l’azienda sta pensando ad un contributo economico per la connes­sione internet e per l’acquisto di sedie ergonomiche e altri strumenti per migliorare l’esperienza del lavoro da remoto dei dipendenti. Allo stesso tempo, sono state realizzate varie sessioni di digital training per formare i dipendenti sui nuovi strumenti IT più utilizzati per la collaborazione e condivi­sione a distanza e sono stati identificati 36 IT “champion” per diffondere all’interno delle loro funzioni le best practice digitali.  Consapevole dell’importanza dell’interazione in presenza, specialmente per favorire il knowledge sharing, la genera­zione di idee e promuovere lo scambio tra interni ed esterni all’organizzazione, l’azienda ha avviato un progetto per ridisegnare il layout degli spazi della sede di Milano in ottica smart, basandosi sul modello dell’activity-based working. Per migliorare l’employee experience, si è scelto di introdur­re la logica del desk sharing e di soluzioni di digital signage. Per migliorare la customer experience e riprogettare la sede sempre più come luogo aperto ad esterni, è stato creato di un ambiente specifico per gli incontri con gli stakeholders e attività di formazione e co-generazione di idee (XValueLab Arena), che si aggiunge a un ambiente già esistente, XValue­Lab, luogo di incontro per i dipendenti, per gli interlocutori medico-sanitari esterni e per i clienti. La riprogettazione terrà conto delle diverse esigenze dei dipendenti e favorirà la responsabilizzazione e l’organizzazione dei manager; per esempio, le funzioni che hanno esigenza di frequentare la sede più di frequente per la natura delle loro attività, avran­no aree dedicate con meno scrivanie, non assegnate, ma po­tranno usufruire degli spazi più spesso, compito del manager sarà quello di definire l’utilizzo degli spazi e i turni di rota­zione dei propri collaboratori. La riprogettazione è in fase di realizzazione e la conclusione è prevista tra settembre e ottobre. Similmente a come avvenuto durante la fase emer­genziale, ci sarà la possibilità di monitorare la disponibilità e gli spazi aziendali e di prenotarli attraverso un’applicazione.  In continuità con i valori dell’azienda, grande importan­za è stata data al piano di comunicazione del progetto sia all’interno sia all’esterno dell’organizzazione, creando con attenzione lo storytelling per comunicare il nuovo concept aziendale. Le iniziative proposte sono molteplici, da video teasing, eventi ibridi, eventi in radio e interviste.  Infine, è stata effettuata a Maggio 2021 una survey di ascolto sulla nuova normalità dove è emerso che la modalità di lavo­ro ibrida è quella maggiormente preferita dalla maggioranza della popolazione aziendale ed è stato creato il manuale “Smartmed”, contenente linee guida sull’utilizzo dei nuovi spazi (ad esempio in quali occasioni, con quale frequenza e con quali regole), un galateo per il lavoro da remoto, oltre che rimandi a pillole formative e sessioni di training online. Sono state introdotte anche due diverse tipologie di trai­ning: una per i manager su comunicazione, empowerment ed engagement da remoto, l’altra per i professional su flessibili­tà e performance, apertura e trasversalità, digitalizzazione e innovazione, e work-life balance.  

I BENEFICI ATTESI  

Le survey erogate sia precedentemente all’emergenza che a Maggio 2021, confermano la necessità di maggiore flessi­bilità nell’organizzazione del lavoro. Per questo, l’azienda prevede un tasso di soddisfazione elevato per le novità intro­dotte. L’azienda prevede di monitorare una serie di parame­tri legati all’utilizzo degli spazi (saturazione, tipologia di spazi utilizzati, per quale attività), così da definire meglio le esigenze dei dipendenti e individuare aree di miglioramento. Inoltre, la percezione e gli effetti dei nuovi spazi e della nuo­va modalità da lavoro saranno investigati attraverso survey con cadenza annuale. Infine, per monitorare l’impatto am­bientale, verranno rilevati i consumi di acqua, di energia e i rifiuti prodotti a seguito della riprogettazione degli spazi. Lo Smart Working sarà favorito come strumento ordinario per lo svolgimento attività lavorative soprattutto per i lavoratori in situazioni di fragilità o che debbano assistere familiari con handicap o disabilità documentate.