AZIENDA

Fondata a Roma nel 1884, Bulgari è un’azienda italiana operante nel mercato del lusso e

attiva negli ambiti della gioielleria, orologeria, profumeria, pelletteria e industria alberghiera.

Dal 2012 è parte del gruppo francese LVMH.

IL PROGETTO

In vista dell’introduzione dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica nel 2019,

Bulgari, in collaborazione con AbleTech, ha adottato ARXivar per il supporto alla gestione

amministrativa e contabile della fattura, ripensando in chiave digitale il ciclo attivo e

passivo.

Il progetto è partito da una fase iniziale di mappatura dei processi interessati e delle tipologie

di documenti coinvolti, includendo tutte le società Italiane del Gruppo Bulgari e collaborando

strettamente con il provider tecnologico, così da comprendere le transcodifiche

verso l’Agenzia delle Entrate.

Al 1° gennaio 2019, momento di introduzione effettiva dell’obbligo, Bulgari ha attivato la

gestione digitale sia del ciclo attivo sia di quello passivo all’interno dello stesso sistema

gestionale. Grazie alla solida fase iniziale di analisi e al supporto del partner tecnologico

nei test di implementazione, Bulgari ha integrato il sistema di invio e ricezione di fatture

elettroniche con livelli di scarto estremamente bassi.

IMPATTI ORGANIZZATIVI

Per l’estensione e la portata del progetto implementato, Bulgari ha colto l’opportunità

rivedere in ottica migliorativa la propria organizzazione interna ed esterna al perimetro

aziendale.

Impatto organizzativo interno

Le funzioni amministrative di diverse aziende del gruppo Bulgari hanno riorganizzato le

attività e competenze per adeguarsi ai nuovi obblighi normativi e al sistema introdotto

centralmente. I cambiamenti più impattanti sono stati relativi al nuovo formato del documento

gestito e alle nuove fasi in cui si articolava il processo.

Impatto organizzativo di filiera

In particolar modo nei primi mesi a seguito dell’introduzione dell’obbligo, Bulgari ha affrontato

un periodo di transizione e riassetto anche con gli altri attori nella filiera. Da un lato,

alcuni fornitori inviavano ancora fatture in formato cartaceo in parallelo al tracciato XML,

generando quindi potenziale duplicato del documento che doveva essere intercettato

e riconosciuto dall’amministrazione. Dall’altro, non tutti i partner di business inserivano

nell’XML le informazioni necessarie per una efficiente gestione della transazione e per il

completamento del processo esecutivo.

I BENEFICI

Sono diversi i benefici ottenuti dall’introduzione della soluzione.

Maggiore presidio del processo

Il sistema implementato ha consentito a Bulgari di monitorare in maniera più accurata gli

invii, gli scarti e la ricezione delle fatture passive. Inoltre, attraverso un sistema di alert, il

sistema supporta il rispetto delle tempistiche fiscali di trasmissione di dati e informazioni

all’Agenzia delle Entrate.

Migliore consultazione dell’archivio

Grazie alla digitalizzazione di alcuni documenti del processo esecutivo, Bulgari ha notevolmente

migliorato anche la gestione dell’archivio documentale, che ora consente una

consultazione rapida e flessibile in base a filtri impostati dagli operatori di processo.

Efficienza estesa anche ad altre fatture

Cogliendo l’opportunità dell’obbligo di fatturazione elettronica in Italia, Bulgari ha deciso

di digitalizzare anche le fatture estere, estendendo i benefici della gestione elettronica del

documento anche alle relazioni transfrontaliere e massimizzando le sinergie con il sistema

implementato in Italia.

GLI SVILUPPI FUTURI

Visti i notevoli benefici dell’implementazione di questo progetto, gli sviluppi futuri immaginati da Bulgari in collaborazione con AbleTech riguardano:

• la digitalizzazione di documenti aggiuntivi, come i libri fiscali, e di ulteriori fasi del processo esecutivo, sul quale l’azienda è già al lavoro con diverse sperimentazioni;

• la riconciliazione automatica dei documenti che transitano nel gestionale, standardizzando le diverse tipologie di documenti esecutivi attualmente gestite, così da integrare anche una chiusura automatica del processo.