AZIENDA

Synergie Italia è una succursale del Gruppo Synergie, agenzia internazionale per il lavoro, attiva globalmente in 17 paesi. Nata in Francia nel 1969 è presente in Italia dal 1999. La sede centrale in Italia si trova a Torino, ma l’azienda dispone di 160 filiali distribuite lungo tutto il territorio italiano e opera con l’ausilio di oltre 1200 persone a livello nazionale.

L’ESIGENZA

Il processo di inserimento dei nuovi ingressi in Synergie prevede per i primi 6 mesi di attività lo svolgimento di 12 corsi su tematiche riguardanti non solo la formazione obbligatoria, ma anche corsi finalizzati a sviluppare competenze tecniche per svolgere al meglio le
attività all’interno dell’azienda, come ad esempio la capacità di utilizzo delle piattaforme gestionali e di gestione dell’operatività mansionaria con i suoi iter e flussi. Tra queste sono presenti anche iniziative di diffusione della cultura aziendale su argomenti focali quali: la cura dell’ambiente, la parità di genere, l’inclusione, il rispetto per le risorse sia come lavoratori sia come persone.
Data la diffusione capillare di Synergie sul territorio italiano, lo svolgimento delle attività formative presso la sede centrale dell’azienda comporta notevoli spese legate ai costi di trasferta. Inoltre, l’elevato tasso di turnover nel settore richiede di erogare questi percorsi frequentemente durante l’anno per rispettare le tempistiche della formazione obbligatoria. A fronte di queste sfide, nel 2012 Synergie ha adottato la piattaforma di e-learning di Docebo, al fine di ottimizzare l’erogazione di questi corsi di formazione in modalità asincrona. Attraverso la nuova piattaforma, i nuovi ingressi hanno avuto l’opportunità di seguire e portare a termine i corsi di formazione senza la necessità di dover raggiungere la sede centrale di Synergie. Successivamente, constatando non solo l’efficienza, ma anche l’efficacia della piattaforma, nel 2016 si è iniziato a sperimentare la modalità e-learning asincrono anche per i contenuti formativi riguardanti le soft skill.

IL PROGETTO

Questa prima sperimentazione ha portato inizialmente all’introduzione di corsi di soft skill all’interno della piattaforma in modalità asincrona, ma la formazione in questo formato perdeva di efficacia, non valorizzando a pieno l’esperienza relazionale. Si è di conseguenza
deciso di introdurre questi percorsi in piattaforma in modalità sincrona, per valorizzare meglio questa tipologia di competenze. Nel corso degli anni la piattaforma si è poi evoluta da “semplice” raccoglitore di contenuti formativi in modalità e-learning, a piattaforma di Learning Management System, gestendo tramite la piattaforma anche gli aspetti organizzativi legati ai corsi e il tracciamento delle attività di formazione. L’implementazione della modalità sincrona e l’evoluzione della piattaforma in Learning Management System (LMS) hanno aperto la strada a nuove forme di formazione all’interno di Synergie. Ad esempio, i corsi in modalità sincrona possono avvalersi di sub-aule virtuali, che permettono l’interazione tra i discenti durante la lezione per attività di gruppo. Sono state inoltre introdotte metodologie didattiche innovative come il game based learning, caratterizzato da un processo di apprendimento che avviene attraverso la modalità del gioco, ritenuta più ingaggiante rispetto ad un contenuto formativo frontale. Questa aggiunta è stata accompagnata dalla creazione di percorsi formativi specifici per le diverse mansioni presenti all’interno di Synergie. I differenti piani di formazione si riflettono in un’interfaccia
della piattaforma personalizzata a seconda del ramo di appartenenza della persona, che visualizza solo i corsi appartenenti al proprio piano formativo. A questa interfaccia sono state aggiunte funzionalità significative sia per gli utenti sia per il dipartimento HR.
Per gli utenti, le principali caratteristiche aggiuntive riguardano la visualizzazione dei progressi inerenti ai corsi che stanno seguendo, la visualizzazione dell’intero piano formativo e la possibilità di rispondere a questionari di soddisfazione alla fine di ogni corso, in un’ottica di
miglioramento continuo dell’offerta formativa, per renderla sempre più vicina ai bisogni delle persone. Per il dipartimento HR, invece, è possibile impostare degli alert per ricordare alle persone di portare a termine i corsi incompleti e creare automaticamente reportistiche sui corsi, mettendo a disposizione della Direzione HR un’ampia gamma di dati relativi alla formazione.
Dati che sono direttamente collegati alla piattaforma digitale utilizzata centralmente per la gestione delle risorse umane (piattaforma Human Capital Management, HCM) utilizzata da Synergie Italia. Questa sinergia permette di efficientare i processi di trasferimento dei dati tra le piattaforme, limitando l’intervento umano e, di conseguenza, riducendo i rischi di errore.
Riguardo i corsi, all’interno della piattaforma sono tutti progettati in un’ottica modulare e divisi in più sezioni per singolo argomento, al fine di garantire flessibilità nella loro fruizione. I singoli video accessibili in modalità asincrona sono infatti predisposti per una durata massima di 20 minuti, con l’attenzione di trattare l’argomento in maniera esaustiva. Alcuni corsi sono inoltre propedeutici a successivi elementi formativi, per garantire un’efficace sequenzialità. Per verificare infine l’efficacia dei corsi e l’apprendimento effettivo, viene erogato un test sia prima dell’inizio del corso, sia al termine.

I RISULTATI

Sul piano dei risultati, la piattaforma adottata da Synergie ha apportato importanti benefici sia lato utente sia lato Direzione HR. Gli utenti, avendo accesso a una panoramica del loro percorso formativo, sono auto-stimolati a completare le attività formative. La facilità di navigazione e semplicità dell’interfaccia della piattaforma agevola ulteriormente questo processo. Ad esempio, invitando a riprendere il corso dal punto in cui è stato interrotto.
Dall’altro lato, la Direzione HR non si deve più occupare dell’inserimento dei dati formativi nei sistemi informativi aziendali, con un notevole risparmio di tempo. Questi processi sono ora efficienti e automatizzati dalla connessione tra la piattaforma LMS e la piattaforma
HCM, facilitando il flusso e la comunicazione fluida di informazioni e liberando preziose risorse interne. Tuttavia, emergono due barriere principali per l’efficace utilizzo della piattaforma. La prima riguarda le competenze digitali delle persone. Nonostante si presupponga spesso che i “nativi digitali” abbiano competenze tecniche avanzate nell’uso di strumenti tecnologici, la realtà percepita da Synergie è diversa. L’azienda riscontra, infatti, evidenti gap di competenze quando si tratta di ambienti tecnologici al di fuori del contesto dei social network, specialmente nella fascia 18-25 anni. Inoltre, si nota una scarsa intraprendenza e autonomia nel superare gli ostacoli, situazioni in cui spesso si fa affidamento su terzi per risolvere problemi che potrebbero essere facilmente superati con maggiore attenzione e proattività individuale.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo gli sviluppi futuri, nel breve termine la principale direzione di evoluzione della piattaforma riguarderà l’introduzione di moduli di rinforzo per alcuni corsi. Questi moduli sono corsi aggiuntivi progettati per colmare potenziali lacune su argomenti che vengono dati per scontati all’interno dei corsi principali, al fine di facilitare le persone nella preparazione dei test finali di superamento. La direzione HR sta valutando e sperimentando l’introduzione di nuove tecnologie a supporto della formazione, come l’Intelligenza Artificiale, cercando di capire a pieno le implicazioni che comporterebbe. Il principale obiettivo dell’azienda rimane in ogni caso quello di emancipare le persone da compiti ripetitivi e manuali, apportando spazio per lo svolgimento di attività cognitive di più alto livello.