AZIENDA

Il Gruppo BPER Banca nasce nel 1992 per iniziativa di BPER Banca e oggi si colloca come il
terzo Gruppo Bancario nazionale per raccolta globale e numero di sportelli, con oltre 1.700
filiali a presidio della quasi totalità delle regioni italiane, circa 22 mila collaboratori e più di
5 milioni di clienti. Oltre alle banche commerciali, il Gruppo BPER Banca include numerose
società prodotto e strumentali. Il Gruppo opera, infatti, attraverso società partecipate
o joint venture in tutti i principali segmenti di mercato (corporate & investment banking,
wealth management & insurance, leasing, factoring e credito al consumo) ed è in grado di
offrire un’assistenza qualificata ai propri clienti su tutti i principali mercati internazionali.

L’ESIGENZA

Il Piano Industriale 2022-2025 del Gruppo BPER Banca prevede il ripensamento dei
modelli organizzativi HR per mettere al centro la crescita delle persone e lo sviluppo del
business. Nello specifico, sono stati previsti quattro filoni su cui intervenire per guidare
l’azienda in questa evoluzione. Il primo filone, chiamato “Performance & Rewarding”, ha
previsto: l’evoluzione del sistema di incentivi/ MBO, definendo nuove logiche di correlazione
performance-retribuzione; la definizione di un nuovo piano di incentivazione a lungo
termine con obiettivi legati ai target del Piano Industriale; la revisione del processo di
Performance Management. Il secondo filone, denominato “Sustainable Workforce”, ha
delineato: il progressivo miglioramento del «Gender Mix» nei ruoli di responsabilità; la definizione
e l’attivazione di programmi per incentivare la leadership femminile; l’evoluzione della cultura e dei valori aziendali, anche tramite l’erogazione di contenuti formativi su
tematiche di ESG. Un terzo filone è stato poi rivolto alla “People Experience”, definendo: il
potenziamento dell’offerta formativa e un nuovo modello di Learning Academy aziendale;
l’evoluzione del “service model” HR per lo sviluppo e il reskilling delle persone; l’aggiornamento
tecnologico della piattaforma HCM in uso e di People Analytics. Infine, l’ultimo
filone è rappresentato dal “New Way of Working”: in questo ambito l’azienda ha previsto
la rimodulazione degli spazi aziendali e delle modalità di lavoro. Per affrontare questa
trasformazione, il Gruppo nel 2022 ha dovuto affrontare cinque sfide principali. In primis,
bisognava lavorare su un’Employee Experience frammentata: la presenza di diversi applicativi
complicavano l’interazione tra collaboratore e azienda, aumentando la complessità
delle attività e l’insoddisfazione della popolazione aziendale nell’utilizzo delle diverse
piattaforme. Inoltre, l’assenza di un’unica sorgente dati integrata limitava la capacità di
prendere decisioni operative e strategiche facendo leva su informazioni sempre aggiornate
e facilmente reperibili. Per quanto riguarda i processi, invece, la limitata automazione
comportava diversi passaggi operativi nella gestione delle pratiche HR e il basso grado
di standardizzazione ostacolava il monitoraggio dello stato delle attività. Infine, un’ultima
criticità era rappresentata dalla mancanza di funzionalità self-service che permettessero
ai collaboratori del Gruppo BPER Banca di accedere e gestire in autonomia i propri dati,
documenti personali e ricercare in maniera agile le informazioni e le comunicazioni HR.

IL PROGETTO

In risposta a queste esigenze, per andare incontro al nuovo Piano Industriale del Gruppo la
Direzione HR nel settembre 2022 ha definito il “Progetto Delfi”. Il progetto è stato messo
a terra convogliando i diversi processi HR in un’unica piattaforma digitale, denominata
“BHuman”, sviluppata con il supporto di Oracle. La prima fase del progetto, denominata
“Foundation”, ha posto le basi della piattaforma, concentrando gli sforzi sulla migrazione
dei dati e sulla digitalizzazione dei processi gestionali amministrativi, con l’implementazione
di un sistema di reportistica a supporto. Nello specifico, questa fase ha coinvolto i
processi di selezione dei candidati, di trasferimento delle persone e modifiche organizzative,
nonché i processi che riguardano la gestione documentale. Nel luglio 2023 la piattaforma
“BHuman” è stata resa disponibile inizialmente al team HR per testarne le funzionalità.
A seguito dei riscontri positivi, l’utilizzo della piattaforma è stato poi esteso ad ottobre
2023 a tutta la popolazione aziendale. Poste queste basi del progetto, la seconda fase,
chiamata “Boost”, ha l’obiettivo di focalizzarsi sulla graduale introduzione della leva digitale
verso la creazione di una nuova Employee Experience. In particolare, questa fase prevede
l’introduzione di diversi strumenti di supporto alle persone. Il primo di questi in ordine
temporale è l’HR Help Desk, con una versione pilota già sperimentata nell’ottobre 2023
da 3.000 persone: un nuovo modello di servizio e di assistenza al collaboratore, basato su
una fonte di conoscenza comune a tutto il Gruppo (su tematiche prettamente HR, quali
ferie e permessi, busta paga, welfare, gestione performance) e su un servizio di Ticket
Management a supporto dei casi particolari. A marzo 2024 questa funzionalità è rilasciata
a tutta la popolazione aziendale. Successivamente, ad aprile 2024 è stato aperto in piattaforma il processo di Gestione della Performance e del Sistema Incentivante MBO. Il
processo di Gestione della Performance è stato completamente ridisegnato introducendo
un catalogo obiettivi allineato all’elenco dei ruoli e alle esigenze di business del Gruppo,
strumenti di continuous feedback ed una diversa metodologia di valutazione. L’outcome
del processo di Performance Management è collegato agli schemi di incentivi contribuendo
al calcolo dei bonus che spettano ai singoli collaboratori. Entro luglio 2024 verrà poi
completata una mappatura delle skill all’interno dell’azienda, tramite il coinvolgimento dei
manager nella rilevazione delle competenze agite dai collaboratori, con l’obiettivo di identificare
i gap formativi e le prospettive di sviluppo professionale delle persone all’interno del
Gruppo. A questo processo sarà associato un nuovo modello di Formazione, che abiliterà
la crescita personale e professionale dei collaboratori, andando a colmare i gap formativi
identificati tramite la rilevazione delle competenze, per ricoprire al meglio i ruoli assegnati
e designati coerentemente alle prospettive professionali della persona. A novembre 2024
verrà poi abilitata la funzionalità di “Succession Planning”. Tramite essa, sarà infatti possibile
identificare le risorse potenziali idonee a ricoprire ruoli chiave e strategici all’interno
del Gruppo tramite lo sviluppo di percorsi di crescita, di coaching e mentoring per garantire
una transizione fluida ed efficace al ruolo designato. Infine, a dicembre 2024 il progetto
si concluderà con l’integrazione dei moduli per il recruiting e l’onboarding dei nuovi
collaboratori. Queste funzionalità introdurranno, da un lato, un nuovo processo digitale e
integrato di gestione delle attività di ricerca, valutazione e selezione dei candidati in linea
con il nuovo modello di selezione del personale del Gruppo. Dall’altro, verrà progettato un
nuovo processo di inserimento e accompagnamento del collaboratore in azienda tramite percorsi guidati rispetto al completamento di attività amministrative, ai corsi di formazione,
alla presentazione della cultura aziendale e del ruolo che andrà a ricoprire. In aggiunta
a tutte le funzionalità citate, la piattaforma consentirà anche di utilizzare un “Digital
Assistant”, basato su algoritmi di Intelligenza Artificiale e ad integrazione delle funzionalità
di HR Help Desk, per supportare gli utenti nel recupero di informazioni e nell’esecuzioni
di operazioni relative ai processi HR e l’apertura della Cartella Digitale del dipendente. Per
accompagnare le persone in questo processo di cambiamento, sono state identificate
delle figure che fungessero da ambassador del progetto e sono state realizzate diverse
attività di supporto all’adozione della piattaforma, come la realizzazione di eventi formativi
e la realizzazione di pillole digitali sull’utilizzo delle diverse funzionalità.

I RISULTATI

Sul piano dei risultati, il progetto ha già avuto riscontri positivi su diversi livelli: singoli
collaboratori, team HR e intera organizzazione; nello specifico, effetti positivi sull’ingaggio
delle persone, abilitando una maggiore flessibilità nella consultazione dei documenti
personali e nell’accesso ai diversi processi HR. Il progetto ha poi comportato due principali
benefici per il team HR: da un lato, ha permesso di centralizzare le informazioni dei
collaboratori provenienti dai diversi processi HR in un unico luogo; dall’altro, l’iniziativa ha
consentito di ripensare i processi di quest’area, grazie alla disponibilità e all’accessibilità
dei dati tramite la nuova piattaforma e all’acquisita velocità di implementazione delle
innovazioni progettate. A livello organizzativo, l’iniziativa ha infine consentito di abilitare la presa di decisioni operative e strategiche in modo rapido ed efficace, attraverso reportistica
e analisi dei dati real-time. Tra gli elementi di successo dell’iniziativa emergono due
fattori in particolare. In primis, l’adozione di un’unica piattaforma in Cloud per la fruizione
dei processi HR è venuta incontro alla necessità di superare la situazione precedente
composta da processi frammentati e dispersivi, lavorando in una modalità agile che ha
consentito l’adozione delle capabilities standard. Il secondo elemento chiave è stato infine
rappresentato dall’adozione di una modalità fortemente collaborativa tra Gruppo di
Lavoro e funzioni owner dei processi, che si sono fatte portavoce dell’iniziativa rendendosi
disponibili nei vari cantieri del progetto.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo il futuro, il “Progetto Delfi” del Gruppo BPER Banca presenta due principali direttrici
di evoluzione. Da un lato, l’intenzione del team HR è di esplorare e fare leva sulle
funzionalità di Intelligenza Artificiale integrata nella piattaforma nel supporto agli utenti.
Dall’altro lato, l’obiettivo è di creare use-case innovativi di utilizzo della piattaforma,
specialmente in ambito HR Analytics.