AZIENDA

Gefran è una multinazionale italiana, specializzata nella progettazione e produzione di

sensori, sistemi e componenti per l’automazione ed il controllo dei processi industriali.

Competenza, flessibilità e qualità dei processi sono i fattori distintivi di Gefran nella realizzazione

di strumenti e sistemi integrati per specifiche applicazioni in diversi ambiti industriali,

con un know-how consolidato nei settori di plastica, metallo, trattamento termico

e idraulica mobile. L’azienda conta oggi oltre 660 dipendenti e consolidate collaborazioni

con centri di ricerca e università nazionali ed internazionali. Gefran opera sui principali

mercati internazionali attraverso otto stabilimenti produttivi (in Italia, Svizzera, Stati Uniti,

Brasile e Cina), 13 organizzazioni commerciali (tra cui Germania, Francia, Regno Unito,

Belgio, India e Singapore) e oltre 80 distributori nel mondo. Gefran è quotata alla Borsa

Valori di Milano nel segmento FTSE Italia STAR.

L’ESIGENZA

Nel 2019 Gefran ha sviluppato un nuovo modello, chiamato “SCOp2E”, per definire il

proprio design organizzativo nel processo di progettazione del Business Plan. Il modello

esplicita l’interconnessione tra Strategia, Organizzazione e Cultura all’interno dell’azienda.

Applicando “SCOp2E”, la funzione People & Organization contribuisce dunque alla definizione

della Strategia ed è responsabile di disegnare l’Organizzazione e di far evolvere

la Cultura, entrambe necessarie all’esecuzione della Strategia anche attraverso processi

più innovativi e sostenibili. In questo contesto, disegnare un’organizzazione efficace ed efficiente significa anche individuare le competenze chiave per il raggiungimento degli

obiettivi strategici dell’azienda. La capacità di attrarre e assumere talenti diventa quindi

un elemento critico su cui investire. Negli ultimi anni, la funzione People & Organization

si è trovata di fronte alle nuove sfide del mercato del lavoro, generate anche a seguito

della pandemia. La rivalutazione del concetto di work-life balance e di benessere al lavoro

da parte delle persone, così come la scarsità sul mercato del lavoro delle competenze

più richieste dalle organizzazioni, hanno fatto emergere una serie di criticità, in termini di

capacità di attrarre, fidelizzare ed ingaggiare i talenti. Questi fenomeni hanno avuto ricadute

anche sulle attività di ricerca e selezione di Gefran: nonostante il numero di candidature

pervenute all’azienda sia rimasto consistente rispetto al passato, le ricerche si sono

prolungate in termini di tempo e gli inserimenti sono diventati più difficili da gestire. I

responsabili che prendevano parte alle selezioni, infatti, richiedevano come requisiti fondamentali

alti livelli di esperienza specialistica e conoscenze tecniche verticali e di settore.

La ricerca del candidato ideale comportava alcune criticità: si riscontrava la presenza di

posizioni vacanti per un lungo periodo; aumentavano i fenomeni di carenza di personale,

mancavano le competenze chiave con il rischio di una potenziale perdita di competitività

sul mercato e di ritardi nella realizzazione della strategia; la competizione sul mercato del

lavoro era sempre più stringente. Tutte ragioni che hanno reso necessario mettere in atto

un insieme di iniziative per attrarre i potenziali candidati e, in parallelo, facilitare le attività

dei selezionatori.

IL PROGETTO

Uno degli elementi portanti delle attività della funzione People&Organization è il “Modello

delle Competenze”, nel quale vengono definite le capacità rilevanti per l’organizzazione

con i relativi comportamenti: esso è condiviso a tutti i livelli ed è la base per definire job

description, percorsi formativi e Performance Management. Il progetto “Talent questing:

recruitment agile” di Gefran prende avvio da un’iniziativa già in essere in azienda. Nel

2021 le figure manageriali, dalla prima linea a cascata sui vari livelli dell’organizzazione,

sono state coinvolte nel progetto “FLY Performance”, per abilitare lo scambio continuo di

feedback tra manager e collaboratori. Nello specifico, le persone in posizioni manageriali

sono state preparate, con workshop dedicati, alla conoscenza delle competenze di ruolo,

all’allenamento della capacità di porre domande e all’analisi delle competenze espresse

dalle persone del loro team, al fine di condividere feedback costruttivi in ottica di sviluppo.

Alcuni manager, apprezzando particolarmente l’iniziativa, hanno chiesto alla funzione

People&Organization di poter approfondire quanto appreso, focalizzandosi in particolar

modo sulle domande utili per esplorare le competenze di ruolo, oggetto delle interviste di

selezione. L’iniziativa nasce quindi con l’obiettivo di rafforzare le competenze dei manager

che partecipano ai colloqui di selezione insieme agli HR Business Partner, per metterli

in condizione di identificare potenziali talenti da far sbocciare e valorizzare all’interno di

Gefran. In particolare, nei colloqui diventa cruciale esplorare, oltre alle conoscenze tecniche,

anche le diverse abilità, in particolare la capacità di apprendimento continuo. Una

volta individuate le qualità distintive dei candidati e gli eventuali gap nelle esperienze e

nelle conoscenze, l’obiettivo è disegnare un percorso di inserimento che sfrutti le capa cità trasversali e di apprendimento per formare rapidamente la persona sotto il profilo

tecnico. Il progetto ha preso avvio nel 2023 e ha affrontato diverse fasi. Si è partiti con

un’analisi delle interviste del processo di selezione, facendo emergere le pratiche attuali

e i punti critici da affrontare. Grazie all’output di questa fase è stata definita la struttura

del processo di selezione e ridisegnata l’esperienza del candidato. Nella seconda fase, è

stato formalizzato un nuovo modello di analisi del candidato, su tre aree: aspetti personali,

competenze e motivazioni. A questo punto, la funzione People&Organization ha introdotto

lo schema “Ask&Drive”, per un utilizzo consapevole delle diverse tipologie di domande

durante il colloquio, organizzando delle sessioni formative per i selezionatori, ad esempio

sull’utilizzo delle domande aperte, chiuse, di specificazione, ricapitolative, retoriche, alternative

e sull’uso consapevole del silenzio. Successivamente, è stata inserita la metodologia

STAR (Situation Task Action Result), un modello da utilizzare durante i colloqui di

lavoro per porre domande targettizzate all’approfondimento dei comportamenti, fornendo

quindi uno strumento di supporto per esplorare situazioni specifiche e valutare alcune

competenze dei candidati. Nella fase successiva, la funzione People&Organization ha

predisposto un manuale “Metodologia e domande per esplorare le capacità”, una raccolta

di tutte le tecniche e gli strumenti sviluppati durante il progetto, insieme al Modello delle

Competenze di Gefran. A questa fase è seguita la realizzazione di un workshop di tre

giornate, dedicato ai manager di prima e seconda linea, con l’obiettivo di farli lavorare

insieme e allenare le loro capacità di selezionatori e di conduzione delle interviste. Infine,

le ultime fasi hanno visto la pubblicazione e la diffusione del manuale e dei toolkit sviluppati,

nonché l’applicazione pratica delle metodologie, con il supporto e il mentoring degli specialisti della funzione People&Organization. La diffusione del progetto è stata facilitata

lungo il percorso da figure ambassador che hanno agito da sponsor dell’iniziativa. Gli

ambassador sono stati individuati con riferimento a due diverse esperienze. I primi sono

i manager che hanno vissuto l’esperienza del feedback di “FLY Performance” in modo

arricchente. I secondi sono i manager che hanno accettato di inserire candidati, che non

avevano una esperienza o conoscenza tecnica perfettamente allineata, ma forti capacità

di apprendimento e spirito di iniziativa.

I RISULTATI

L’iniziativa ha prodotto una serie di benefici significativi, sia per la funzione

People&Organization, sia per i manager coinvolti nei processi di recruiting. In primis,

Gefran ha registrato una riduzione delle tempistiche necessarie per l’inserimento di nuove

risorse. Prima del progetto, spesso venivano scelti i candidati della terza shortlist (dopo

un periodo di circa 12 settimane), oggi l’inserimento avviene già dalla prima shortlist (dopo

circa 4 settimane). Le tempistiche indicate riguardano il tempo che trascorre fra il primo

colloquio e la firma dell’offerta di lavoro. Inoltre, si è assistito a un miglioramento tangibile

della collaborazione tra la funzione People&Organization e i suoi clienti interni all’organizzazione,

facilitando così la gestione dei processi di selezione e inserimento. La candidate

experience è stata ottimizzata, rispecchiando appieno la cultura aziendale e contribuendo

così al rafforzamento del brand. Sul piano delle figure manageriali coinvolte, si è registrato

un notevole aumento delle competenze di linguaggio e sulle diverse tipologie di domande del colloquio di selezione. Questo miglioramento delle competenze di linguaggio ha avuto

ricadute positive anche in termini di miglioramento dei colloqui di feedback e di valutazione

delle prestazioni dei collaboratori già presenti in azienda. Tra gli elementi di successo

dell’iniziativa, emerge la proattività nel rispondere ad una criticità emersa e riscontrata da

diverse funzioni dell’organizzazione. La collaborazione con i manager e la condivisione

del know how della funzione People&Organization ha permesso di instaurare un rapporto

di fiducia tra le parti, che ha agevolato la buona riuscita del progetto.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo gli sviluppi futuri, la funzione People&Organization nel 2024 sarà impegnata

nell’espansione del progetto alle filiali estere di Gefran, in quanto ad oggi l’ambito di applicazione

è limitato al contesto italiano. In aggiunta, l’intenzione è quella di mappare i livelli

delle competenze analizzate e, nel rispetto della privacy, produrre dati utili nelle prossime

ricerche. Inoltre, c’è l’intenzione di creare uno strumento di benchmark sui livelli di capacità

analizzati per confrontarli con le capacità richieste e predisporre sia piani di sviluppo

interni, sia di sensibilizzazione presso le Organizzazioni Universitarie e gli Istituti Scolastici

con cui l’azienda collabora. Infatti, un’importante evoluzione dell’iniziativa è la realizzazione,

con la Fondazione Francesco Soldano, di un altro progetto studiato da Gefran per le

Scuole Secondarie di Secondo Grado del territorio in cui ha sede l’headquarter del Gruppo,

che si intitola “You and AI: scopri il tuo talento”. Si tratta di un percorso che coinvolge circa

500 studenti e i loro insegnanti che, guidati dai “coach” di FLY Gefran Talent Academy, lavoreranno per identificare le proprie attitudini e il proprio potenziale di capacità al fine di

avere gli strumenti utili per progettare la propria strada nel panorama universitario e nel

mondo del lavoro.