New Hybrid Workplace Experience: nuovi luoghi di lavoro all’interno e all’esterno dell’ufficio

A seguito dell’esperienza pandemica, che ha cambiato le abitudini di tante persone, si osserva una crescente richiesta di flessibilità – fattore sempre più in grado di orientare le scelte dei lavoratori – che sta influenzando diverse dimensioni riguardanti le modalità di organizzazione del lavoro. Tra queste, quella dei luoghi di lavoro. In assenza di un’adeguata riprogettazione degli spazi, che vada di pari passo con un ripensamento complessivo dell’organizzazione del lavoro, l’ufficio può rappresentare un luogo di frustrazione. La nuova edizione di Ricerca dell’Osservatorio Smart Working si è aperta proprio con un workshop dedicato a questo tema, dal titolo: “New Hybrid Workplace Experience: nuovi luoghi di lavoro all’interno e all’esterno dell’ufficio”.

Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working, in Italia oggi ci sono circa 3 milioni e mezzo di lavoratori dipendenti che operano da remoto, alternando la sede ad altri luoghi (casa, coworking, ecc.): questa possibilità ha un impatto diretto sui luoghi, intesi sia come città che come ambienti lavorativi in senso lato.
Considerando l’impatto sulle città, negli Stati Uniti circa una persona su due ha valutato l’ipotesi di cambiare abitazione, potendo lavorare a distanza. In Europa, la stessa percentuale si abbassa leggermente, attorno al 30%. Tuttavia, le città non sono destinate a scomparire: le persone cercano tipologie di città diverse, ritenute più adatte in base alle loro caratteristiche e alla loro forma (ad esempio città di più piccole dimensioni o configurate in maniera diversa)¹.
La ricerca dell’Osservatorio ha evidenziano inoltre come stiano emergendo nuovi luoghi di lavoro alternativi all’ufficio, come i coworking, che si stima ospiteranno 5 milioni di smart worker entro il 2024 a livello globale. A questi si uniscono hotel, bed & breakfast o case in affitto (da cui nell’ultimo anno il 30% delle persone dichiara di aver lavorato almeno in qualche occasione), gli ambienti pubblici (come le biblioteche, dove la percentuale scende al 20%) e infine gli spazi di coworking (da cui ha operato circa il 15% delle persone). Questo fa sì che nel contesto italiano – in cui relazione tra metropoli, città più piccole e aree interne è molto diversa – alcuni territori di grande ricchezza e potenziale attrattività possono essere rimessi al centro di piani territoriali intelligenti, migliorando la competitività di tutto il sistema, per cui anche delle aziende.

L’esperienza maturata negli ultimi anni ci ha portato però a capire anche l’importanza della configurazione interna degli spazi, ridando centralità alle esperienze, intese come un insieme di diversi aspetti, quali ambiente fisico, tecnologie e comportamenti. Uffici belli ed efficaci hanno un impatto positivo sulle prestazioni delle persone: ricerche empiriche dimostrano che chi lavora in spazi performanti è molto più propenso a dichiarare che gli uffici hanno avuto un impatto positivo sulle proprie prestazioni e sul benessere aziendale².
Analizzando i principali trend che stanno guidando la revisione degli spazi, la ricerca dell’Osservatorio ha mostrato come le iniziative più diffuse in Italiano siano quelle in ottica di desk sharing, seguite dall’integrazione della tecnologia negli spazi, dalla creazione di aree per la socializzazione, per il recupero e per il relax, con attenzione infine alla progettazione di spazi flessibili e riconfigurabili. A livello internazionale, emerge la centralità dei temi del benessere, dell’inclusività, della sostenibilità e della naturalità degli ambienti in cui si lavora, attraverso la progettazione di luoghi che favoriscano il recupero psico-fisico, caratterizzati da efficienza energetica, dotati della giusta illuminazione e di elementi di biofilia. Inoltre, le aziende si stanno muovendo verso uffici sempre più flessibili, riconfigurabili, identitari e integrati a livello tecnologico, con strumenti in grado di supportare le relazioni ibride, rendendole semplici e intuitive. Dai dati sulla soddisfazione delle persone rispetto agli spazi aziendali emerge però che c’è ancora margine di miglioramento: una persona su tre non è soddisfatta di come l’ambiente supporti il proprio lavoro, mentre 4 lavoratori su 10 dichiarano che l’esperienza negli spazi è negativa, a testimonianza di un’evidente insoddisfazione.

Tra le aziende che nel panorama italiano hanno lavorato su questi aspetti negli ultimi anni c’è Aon. Durante il nostro workshop abbiamo avuto la possibilità di ascoltare la testimonianza di Giancarlo Baglioni, COO South East Europe dell’azienda. A seguito di un ripensamento del modello organizzativo, nel 2020 Aon ha inaugurato a Milano il nuovo Headquarter, allestito in ottica di desk sharing e aperto 24 ore su 24 per permettere alle persone di frequentare l’ufficio a qualsiasi orario. In questo momento, Aon sta progettando la nuova sede di Roma, orientata alla creazione di spazi più relazionali. Quindi è stata scelta una villa in centro (a scapito di un palazzo verticale), con spazi ridotti, fortemente identitari e personalizzati per migliorare la brand-awareness, caratterizzati da un obiettivo di frequentazione quasi esclusivamente collaborativo, commerciale e relazionale.

Anche questo caso evidenzia l’importanza di rivedere gli spazi, facendo sì che rispondano alle nuove esigenze delle persone. Avere ambienti adeguati al proprio lavoro è fondamentale perché influenza le performance. Per fare questo è necessario partire dalla riprogettazione a 360° delle esperienze, individuando le criticità per poi agire su spazi, tecnologie e comportamenti al fine di migliorare il benessere e le performance delle persone, così da ottenere vantaggi sia a livello individuale che organizzativo.

¹Fonte: Gensler Research Institute, City Pulse Survey Spring 2022
²Fonte: Gensler Research Institute, U.S. Workplace Survey 2022