L’ORGANIZZAZIONE  

La Regione Emilia Romagna è un ente territoriale a statuto ordinario dell’Italia nord-orientale, che comprende 340 Co­muni per un totale di 4,5 milioni di abitanti. Dopo il riordi­no istituzionale conseguente al ridimensionamento delle funzioni provinciali, dal 2016 la Regione Emilia-Romagna ha acquisito un organico di oltre 4.000 dipendenti presenti su oltre 50 sedi su tutto il territorio regionale, territorio su cui esercita funzioni non più solo di programmazione e promo­zione ma anche di intervento diretto, in particolare nelle funzioni di sicurezza territoriale, protezione civile, sviluppo dell’agricoltura, della caccia e delle pesca e nei centri per l’impiego. Il bilancio di previsione 2019-2021 della Regione Emilia-Romagna, ammonta a 12,4 miliardi di euro.  

L’ESIGENZA  

Il nuovo progetto di onboarding di Regione Emilia-Roma­gna “Alba: sei dei nostri” ha preso avvio nel 2019, a seguito della previsione di una campagna di concorsi che porterà ad assumere 600 nuovi funzionari entro la fine del 2021. Circa 1/3 del personale dell’Ente, prossimo al pensionamento, verrà sostituito da nuove risorse. Si tratta di numeriche molto elevate rispetto a quelle tipiche della Regione, sotto­posta negli ultimi anni al blocco dei concorsi pubblici e del­le assunzioni. Da qui la necessità di ridefinire le modalità di gestione del personale neoassunto e costruire un percorso di onboarding più strutturato e uniforme. Precedentemen­te, l’inserimento nell’organizzazione rappresentava un processo non codificato in maniera univoca e lasciato alla discrezionalità di colleghi e responsabili dei nuovi assun­ti. Accanto alla necessità di gestire le grandi numeriche di assunzioni in programma, anche l’adeguamento rispetto alle nuove modalità di lavoro dell’Ente, più digitalizzate e orientate allo Smart Working, rese necessarie soprattutto nell’ultimo anno dalla pandemia e dalla remotizzazione quasi totale delle attività lavorative. In particolare, si è reso indispensabile adattare l’inserimento dei nuovi assunti alla “nuova normalità”, con l’adozione di metodologie e strumenti che facilitassero e rendessero efficace il processo anche a distanza. Un progetto volto a migliorare la capacità di Regione Emilia-Romagna di accogliere le nuove persone, trasmettere i valori fondamentali fin dai primi giorni di lavoro e stimolare il lavoro di squadra di colleghi e respon­sabili.

IL PROGETTO

“Alba: sei dei nostri” prevede una serie di step strutturati per accompagnare il nuovo assunto passo dopo passo all’interno del contesto organizzativo. Il processo prende avvio con la compilazione di un modulo digitale da parte dei candidati in posizione utile in graduatoria a seguito del superamento delle prove concorsuali e della ricezione della raccomandata di assunzione. Nel modulo, accessibile con SPID, i candidati inseriscono in autonomia tutte le informazioni utili, come i dati anagrafici e fiscali, e scelgono in quale finestra esse­re assunti formalmente. Successivamente effettuati tutti i controlli richiesti sulle autodichiarazioni, la funzione ICT e l’Ufficio responsabile dei badge creano le matricole e predi­spongono i documenti necessari all’assunzione. Le persone ricevono poi un invito ad un “caffè virtuale” per conoscere il proprio Dirigente responsabile e l’Assessore di Area. Duran­te questo primo incontro alle persone vengono spiegati gli step successivi di inserimento e tutte le informazioni utili. A seguire un appuntamento in presenza durante il quale si procede con la firma del contratto e il ritiro del badge. Il pri­mo giorno di lavoro le persone ricevono una mail di benve­nuto con all’interno una serie di indicazioni, dalle procedure più pratiche, alle informazioni utili per richiedere l’attiva­zione dello Smart Working e l’accesso al corso e-learning. Il primo giorno di lavoro la persona viene accolta dal proprio Dirigente, dalla Posizione Organizzativa, responsabile delle procedure di ingresso, e dal “Buddy”, un collega incaricato degli aspetti legati alla socializzazione e alla creazione di nuove relazioni con il neoassunto. Il programma formativo “Benvenuti a bordo” prevede la predisposizione di un pia­no formativo in e-learning di circa 30 corsi, alcuni dei quali obbligatori, altri lasciati alla discrezionalità della persona. Tra i contenuti principali, i corsi obbligatori sugli strumenti informatici a disposizione, i contenuti sullo Smart Working e le nuove modalità di lavoro. Inoltre, ogni persona neoas­sunta viene affiancata da una “Guida Digitale”, un collega dotato di spiccate competenze digitali incaricato di formare sull’utilizzo delle tecnologie e sui nuovi approcci digitali. Nel piano formativo rientrano anche una serie di attività legate al ruolo ricoperto e alla funzione di riferimento, assegnati dalla Posizione Organizzativa tenendo conto delle compe­tenze necessarie da sviluppare. La persona può personalizza­re il proprio piano formativo in merito alle tempistiche entro le quali collocare i corsi assegnati, nelle 26 settimane suc­cessive all’assunzione, affinché possa scegliere in maniera flessibile come conciliare i momenti formativi con il proprio lavoro. Un aspetto fondamentale del percorso di inserimento riguarda il confronto continuativo e lo scambio di feedback tra la nuova figura, il suo responsabile e i colleghi, attraverso la previsione di momenti dedicati: i neoassunti sono chia­mati a compilare dei questionari volti ad indagare le loro competenze, l’efficacia delle azioni relazionali e la coerenza del percorso rispetto alle aspettative dopo il primo mese dall’assunzione, al termine del sesto e dopo il primo anno di attività. Nel confronto dopo il sesto mese dall’assunzione viene coinvolta nel processo anche la figura del “Buddy” e dopo il primo anno anche la Posizione Organizzativa respon­sabile. Questo permette di raccogliere informazioni preziose sul percorso delle nuove figure, inserite poi in dashboard di sintesi. Accanto a questi momenti formalizzati, Regione sta sperimentando uno strumento per misurare costantemente il livello di engagement dei nuovi ingressi, un’app mobile scaricabile direttamente e su base volontaria sul proprio smartphone. L’app aiuta a comprendere la valutazione delle persone rispetto al loro lavoro, alle relazioni e al proprio sviluppo, al fine di migliorarne la proattività e la responsa­bilizzazione. Per meglio supportare l’accompagnamento dei nuovi assunti sono state identificate delle azioni formative dedicate ai responsabili, Dirigenti e Posizioni Organizza­tive e ai “Buddy”. Si tratta di incontri specifici e webinar che hanno permesso di formare 200 persone sul loro ruo­lo nell’ambito di “Alba” e sulla conoscenza specifica degli strumenti da utilizzare durante l’attuazione del programma di onboarding. In aggiunta, come anticipato, sono nati i ruoli di “Buddy”, accessibile su base volontaria con validazione del proprio dirigente responsabile, attraverso la compilazione di un questionario volto a sondare la capacità di relazionarsi e di guidare la socializzazione delle nuove persone Anche per le “Guide Digitali” coordinate dal centro di competenze dell’Ente sono previsti incontri periodici, momenti di for­mazione sulle nuove app e sistemi digitali in dotazione, per migliorare costantemente il loro ruolo di facilitatori. Ad oggi in Regione Emilia-Romagna sono presenti 150 Guide che educano i colleghi all’uso corretto delle tecnologie.  

I RISULTATI  

Il progetto “Alba: sei dei nostri” si inserisce perfettamente nella strategia della Regione di ridefinire processi e metodi di lavoro, in un’ottica più digitale e flessibile, senza perdere mai di vista il coinvolgimento e il benessere delle persone. I vari step del nuovo processo mirano proprio a trasmette­re questi valori, predisponendo da una parte strumenti e sistemi tecnologici innovativi che efficientano e rendono possibile l’onboarding da remoto, dall’altra impegnandosi fortemente sugli aspetti di socializzazione e di formazione. Il progetto è stato accolto molto positivamente, sia dai neoas­sunti, ingaggiati e seguiti passo dopo passo, sia dai respon­sabili e dai colleghi. Un’evidenza messa in luce dalla candi­datura spontanea di 90 “Buddy” che hanno deciso di porsi al servizio dei propri colleghi e facilitare la creazione di nuove relazioni. Questo, insieme alla nomina delle “Guide digita­li” ha permesso di mettere in luce una serie di competenze “nascoste” da parte dei dipendenti e porle a servizio di tutta la popolazione dell’Ente. Effetti positivi anche in termini di responsabilizzazione delle persone, grazie alla possibilità di chiedere fin dal primo giorno di lavoro l’attivazione dello Smart Working e la scelta di dare autonomia rispetto alle tempistiche della formazione. Ad oggi, dopo le prime tornate di prove concorsuali, Regione Emilia-Romagna ha già inseri­to oltre 400 nuove risorse da gennaio 2021.  

GLI SVILUPPI FUTURI  

Regione Emilia-Romagna continuerà a impegnarsi nell’im­plementazione delle varie fasi del progetto, ingaggiando via via le nuove risorse assunte. Altro fronte su cui sicuramente verterà l’impegno dell’Ente è quello della formazione de­stinata ai Dirigenti e alle Posizioni Organizzative sul loro ruolo di guide e di “coach” dei neoassunti e l’istituzione di nuovi “Buddy” e “Guide digitali”. In previsione, l’adozione di soluzioni mobile dedicate alla misurazione del livello di mo­tivazione, engagement e benessere per tutta la popolazione dell’Ente.