AZIENDA

WINDTRE nasce alla fine del 2016 a seguito di una fusione per incorporazione di due
società operanti nel settore delle telecomunicazioni: Wind Telecomunicazioni e H3G, nota
anche come Tre Italia. Ad oggi, WINDTRE è un’azienda multiservizio, operante nel settore
delle connessioni, dell’energia e dei prodotti assicurativi e fa parte del gruppo multinazionale
CK Hutchison Holdings Limited. In Italia opera attraverso circa 6.500 dipendenti.

L’ESIGENZA

Fino al 2012, la gestione dei processi di incentivazione manageriale e commerciale in
Wind Telecomunicazioni avveniva in maniera manuale. Il processo prevedeva infatti la
compilazione, da parte di HR Compensation, di schede obiettivi su fogli di calcolo elettronici,
che una volta elaborate venivano distribuite in forma cartacea su tutto il territorio
ai vari responsabili di area che, a loro volta, le consegnavano agli assegnatari. Insieme
alla scheda obiettivi veniva elaborata manualmente la lettera di assegnazione o consuntivo,
che andava stampata e firmata manualmente dagli enti coinvolti e, una volta firmata
dai partecipanti, veniva spedita alla Direzione HR. Inoltre, il processo di incentivazione
commerciale prevedeva e prevede da sempre un Regolamento di partecipazione, dove,
in aggiunta alle regole, sono indicati tutti i KPI, le loro caratteristiche e le curve applicate.
Questo documento, parte integrante del piano di incentivazione, veniva inviato via mail
a tutti i partecipanti. Il processo risultava, quindi, molto laborioso in termini di tempo e
complesso in quanto a calcolo degli incentivi legati agli obiettivi raggiunti. Se infatti per le figure manageriali i programmi di incentivazione sono esclusivamente annuali, per le
figure nell’area vendita la varietà è maggiore: possono essere previsti piani di incentivazione
trimestrali, semestrali e annuali. Di conseguenza, il processo presentava delle criticità
sia nella strutturazione dei piani di incentivazione, sia nella comunicazione degli stessi. Al
fine di agevolare la gestione degli schemi di incentivi, nel 2013 la Direzione HR ha deciso di
intervenire adottando una piattaforma HCM. Nel corso degli anni, a seguito della fusione,
la piattaforma è stata adottata anche dalla nuova società WINDTRE. La soluzione adottata
è stata costruita sulle precise policy aziendali, le quali sono state migliorate in termini
di affidabilità e tempestività. Queste policy prevedono diverse fasi di processo. In particolare,
i processi di incentivazione, sia manageriale che commerciale, sono strutturati in due
fasi distintive: la fase di assegnazione e la fase di consuntivazione. Durante la prima fase,
viene definito lo schema di incentivazione e vengono stabiliti i target da raggiungere. Nella
seconda fase, vengono raccolti i risultati relativi ai singoli KPI (Key Performance Indicator)
e viene elaborato il premio finale da erogare. Gli schemi di incentivazione variano non solo
nella loro durata temporale, ma anche nei KPI utilizzati, a seconda dell’area di appartenenza.
I target possono essere sia di tipo individuale che di gruppo. Inoltre, ogni KPI può
avere una curva di payout diversa, garantendo una maggiore flessibilità e adattabilità al
contesto specifico. In più, ad alcuni collaboratori o gruppi di persone possono essere
assegnati dei fattori correttivi (ossia, dei moltiplicatori e/o demoltiplicatori) per indirizzare
su determinati obiettivi strategici per l’azienda. I fattori correttivi, come anche eventuali
gate, possono essere definiti sia a livello di scheda che a livello di singolo KPI.

IL PROGETTO

WINDTRE utilizza dal 2013 per la gestione dei processi di Incentivazione Manageriale e
Commerciale, le soluzioni HCMS Alveria. Detti moduli, sono stati aggiornati negli anni
con patch di sicurezza di volta in volta rilasciate. Dal 2023, l’azienda ha adottato il nuovo
framework della piattaforma che ha consentito di avere sempre a disposizione le più recenti
funzionalità. Questo garantisce un ambiente sempre aggiornato e allineato alle ultime
innovazioni, fornendo così un supporto ottimale alle attività. Sin dal 2013, l’utilizzo dei
moduli di MBO e Incentivazione Venditori della piattaforma ha consentito, prima a Wind
Telecomunicazioni e poi a WINDTRE, di gestire in un unico sistema integrato i processi
di incentivazione per tutta la popolazione aziendale coinvolta. Nello specifico, grazie allo
strumento, è stato da subito possibile assegnare, gestire, monitorare, condividere e archiviare
tutto ciò che accompagna i processi di incentivazione consentendo di consultare, in
qualsiasi momento, la documentazione di ogni dipendente coinvolto; estrarre report sui
risultati, sia a livello di risorsa che di singolo KPI presente in uno specifico processo.
Inoltre, con il nuovo framework, adottato dal 2023, si è aggiunto il modulo Simulatore
MBO, che permette di condurre “what-if analysis”, ossia analisi di potenziali scenari futuri
al verificarsi di determinate condizioni. In particolare, tramite questa funzionalità è possibile
simulare diversi scenari e costi, agendo su ipotesi di raggiungimento degli obiettivi
delle persone. A livello di user experience, la piattaforma consente al singolo collaboratore
di selezionare il processo di incentivazione in cui è coinvolto e visualizzare: la scheda
con gli obiettivi assegnati; la lettera di assegnazione (dove viene indicato il variabile a cui
sarà legato lo schema); i regolamenti di incentivazione; il consuntivo (dove viene riportato il premio monetario raggiunto). Nella piattaforma il collaboratore può consultare tutto lo
storico disponibile, legato agli schemi di incentivazioni in cui è stato coinvolto, e interrogare
una pagina di riepilogo che evidenzia i processi assegnati e la relativa percentuale
di raggiungimento (visualizzando la scheda di incentivazione il dettaglio dei risultati viene
espresso per singolo KPI). La visione dell’andamento degli obiettivi è disponibile al personale
della Direzione HR autorizzato tramite specifici coni di visibilità. Oltre alla possibilità
di strutturare interamente il piano di incentivazione attraverso il sistema, la Direzione HR
può automatizzare l’invio di notifiche tramite mail nei momenti in cui vengono comunicati
i piani. A supporto di questa funzionalità, infatti, sono disponibili diversi formati modificabili
in base alle necessità, ad esempio per l’assegnazione di nuovi obiettivi o il raggiungimento
dei target. Infine, anche i manager possono visualizzare l’andamento degli obiettivi
delle persone che ad essi fanno riferimento. Il responsabile del collaboratore, accedendo
al proprio front-end, può accedere alla sezione “le mie risorse” dove può visualizzare per
ogni collaboratore le schede di incentivazione assegnate e i relativi risultati. È in corso di
analisi la possibilità di utilizzare anche delle dashboard sugli andamenti del proprio team.
Il team HR di WINDTRE ha partecipato attivamente alla realizzazione di un ambiente di
lavoro personalizzato e funzionale, partendo dalle esigenze di tutti gli stakeholders coinvolti.
L’implementazione delle nuove soluzioni tecnologiche è stata, poi, coadiuvata da
specifici piani di formazione che hanno coinvolto il personale HR che utilizza il sistema.

I RISULTATI

Ad oggi la piattaforma è utilizzata dalla funzione Compensation di HR, in back-end, e da
tutta la popolazione aziendale destinataria di piani di incentivazione (circa 800 persone), in
modalità front-end. Sul piano dei risultati, l’evoluzione dello strumento ha riscosso notevoli
benefici, sia per la Direzione HR, sia per i singoli collaboratori. In particolare, la Direzione
HR ha beneficiato dell’ottimizzazione dei processi e della riduzione delle tempistiche legate
alla gestione dei piani di incentivazione, aumentando la trasparenza del processo ed
eliminando il supporto cartaceo. La piattaforma si è dimostrata user-friendly sia per il
team HR, il quale può configurare autonomamente tutti gli aspetti e simulare scenari futuri,
sia per i singoli collaboratori. Questi ultimi hanno apprezzato l’esperienza utente dell’ultimo
framework della piattaforma, trovandola più piacevole ed intuitiva. Inoltre, i collaboratori
hanno riscontrato una maggiore facilità nel recuperare le informazioni necessarie e,
in generale, hanno mostrato un maggiore coinvolgimento nei confronti del processo.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo gli sviluppi futuri, la Direzione HR di WINDTRE sta ragionando su alcuni possibili
scenari, sia legati al rafforzamento delle funzionalità interne alla piattaforma, sia sul piano
della reportistica. Sul primo fronte, c’è l’intenzione di: introdurre nuovi modelli di calcolo
sulle curve di incentivazione; inserire la gestione di una percentuale discrezionale (aumentativa
o decurtativa) e integrare la possibilità di effettuare valutazione multiple (provenienti
da più valutatori) sul singolo obiettivo. Sul piano della reportistica, invece, l’obiettivo è di creare nuove dashboard di supporto per l’analisi dei processi di incentivazione manageriale
e commerciale, nonché configurare un format standard per la scheda prodotta al
termine del singolo piano di incentivazione.