L’ORGANIZZAZIONE  

Webranking, nata nel 1998, è un’agenzia digitale orientata alla performance. Con oltre 20 anni di esperienza, l’azienda si occupa di raccolta, integrazione, elaborazione dei dati, ma anche di analisi, gestione e ottimizzazione di tutti i canali di pianificazione digitale a favore della user experience e della massimizzazione delle conversioni. Oggi l’azienda conta 160 dipendenti in Italia, di cui il 48% sono donne. La sede gene­rale è a Correggio (RE), con sedi secondarie a Reggio Emilia, Milano, Cagliari e Vancouver.  

LE ESIGENZE  

L’azienda ha implementato il progetto di Smart Working già nel 2018, ritenendolo strategico sia dal punto di vista dell’attrattività dei candidati sia per favorire la retention dei collaboratori. Infatti, Webranking è caratterizzata da una popolazione aziendale giovane, in particolare millennials, che nel 2018 rappresentavano oltre l’80% delle persone di Webranking, per i quali i temi di flessibilità di spazi e tem­pi lavorativi e la possibilità di lavorare in modo autonomo rappresentano aspetti molto importanti. Inoltre, lo Smart Working è in linea con l’attenzione al benessere organiz­zativo e al work-life balance, che rappresentano due valori importanti alla base delle politiche HR e della people stra­tegy dell’azienda. L’arrivo della pandemia ha spinto l’azienda a ripensare il progetto avviato, da modalità di lavoro alterna­tiva al lavoro in sede a parte integrante del modello organiz­zativo aziendale.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’introduzione dello Smart Working è avvenuta tramite un progetto pilota, nel dicembre 2018, con l’obiettivo di arriva­re ad una sistematizzazione nel corso del 2019. Gli sponsor principali sono stati il Consiglio d’Amministrazione e il CEO, che hanno chiesto l’attivazione del progetto e hanno coin­volto tutti i direttori nella fase di realizzazione. La policy introdotta prevedeva per tutta la popolazione aziendale, ad esclusione delle persone in stage, la possibilità di lavorare da remoto e con orario flessibile per 5 giorni al mese¹ Sep­pur quasi tutti i ruoli, ad esclusione della segreteria, fossero facilmente “smartabili” inizialmente circa il 12% dei lavo­ratori (12 dipendenti sui 96 eleggibili) non ha mai richiesto di sottoscrivere il contratto integrativo per usufruire dello Smart Working.  L’arrivo della pandemia non ha trovato l’azienda impre­parata, questo poiché la maggior parte della popolazione aziendale aveva iniziato ad usufruire della nuova modalità lavorativa in modo più o meno regolare e perché già dal  2018 erano state avviate azioni per il miglioramento degli strumenti e dell’infrastruttura digitale. Fin dai primi giorni di marzo 2020, infatti, l’obiettivo aziendale è stato quello di garantire la sicurezza delle persone facendo leva sullo Smart Working in modalità full time, e di assicurare la tranquillità e la continuazione dei processi lavorativi senza ricorrere alla cassa integrazione, ma sfruttando il momento per investire in formazione nelle aree in cui il carico di lavoro era dimi­nuito. In emergenza, l’azienda ha continuato ad erogare il buono pasto e ha introdotto l’iniziativa “My home station”, per supportare le persone nella creazione di una postazio­ne di lavoro a casa, provvedendo all’acquisto dei dispositivi mancanti, specialmente per i nuovi ingressi, che da inizio pandemia ad oggi sono stati circa 55.  Il ricorso allo Smart Working in modalità full, esteso suc­cessivamente anche agli stagisti, si è rivelato indispensabile per garantire la continuità delle attività, ma ha posto nuove esigenze di socializzazione e formazione, attività che prece­dentemente avvenivano in presenza.  L’azienda ha dunque introdotto un serie di iniziative per fornire supporto sociale a tutte persone, cercando di non perdere il senso di coesione e creando un canale di comuni­cazione diretto e costante con le persone. A tal fine, duran­te la pandemia sono stati organizzati due caffè virtuali al giorno con gruppi di 4 persone provenienti da sedi e aree differenti per favorire l’interazione anche al di fuori dell’am­bito lavorativo. Questi momenti sono stati l’occasione per condividere le esperienze, ma anche le preoccupazioni, del periodo emergenziale. Al termine della giornata sul social network aziendale venivano riportati gli argomenti affronta­ti e si postava una foto.  In Webranking si è deciso di dare grande rilevanza alla condivisione delle strategie e obiettivi aziendali, per que­sto motivo è stata attivata “Radio Londra”, un momento di comunicazione settimanale del CEO a tutta l’azienda in diretta su Workplace. Inoltre, sono stati organizzati dei me­eting bi-settimanali tra il CEO e il primo livello dei Director per analizzare la situazione interna ed esterna, pensare alle strategie da adottare e prendere delle decisioni. Le decisioni prese durante questi meeting sono state poi comunicate a tutta la popolazione aziendale tramite “Radio Londra”.  L’esistenza del social network interno “Workplace” ha inoltre garantito l’emergere di iniziative “dal basso” che hanno coinvolto i colleghi, tra queste un podcast chiamato “il salot­tino di Edo e Nello” organizzato da due colleghi, e iniziative virtuali come la serata di poker o lo yoga settimanale.  Un tema delicato ha riguardato i neoassunti. Per accogliere i nuovi ingressi e dare loro la possibilità di integrarsi nella cultura aziendale, è stata avviata un’iniziativa sull’onboar­ding in modalità smart. L’azienda ha raccolto le esperienze sia dei tutor che dei nuovi ingressi per avere un feedback sull’efficacia dell’inserimento in smart e identificare le cri­ticità e best practice. I risultati di queste ricerche sono stati raccolti e successivamente riportati durante i meeting inizia­li con i nuovi assunti. In questi meeting viene anche spiegato come è nato il progetto di Smart Working in Webranking e vengono condivisi i valori e obiettivi aziendali.  Oltre ai neoassunti, un’altra categoria fragile a cui è stata rivolta attenzione durante la pandemia è stata quella delle madri, e in generale chiunque avesse difficoltà con la gestio­ne famigliare; l’azienda si è attivata per garantire sostegno ai dipendenti, aprendo un canale di comunicazione su temi anche extra-lavorativi, di ascolto e supporto.  A giugno del 2020, con il miglioramento della situazione pandemica, l’azienda ha deciso di riaprire gli uffici, garan­tendo le norme di igiene e sicurezza, permettendo allo stesso tempo a tutte le persone che lo desideravano di continuare a lavorare da casa. Successivamente, è stata condotta un’in­tervista a campione sui dipendenti per valutare le preferenze dei lavoratori riguardo al rientro in azienda e le modalità lavorative per il new normal. Dalle interviste è emerso che la maggioranza delle persone desidera un bilanciamento tra lavoro da casa e lavoro in ufficio (50% del tempo in smart e 50% in ufficio) riconoscendo l’importanza dell’ufficio come luogo di socialità e scambio informale di competenze. So­prattutto le persone con meno esperienza ritengono il lavoro in ufficio più adatto alle attività di formazione e di affianca­mento.  La pandemia ha portato ad un ripensamento del ruolo dell’ufficio; per l’azienda e i suoi dipendenti questo è sem­pre di più percepito come luogo di condivisione e relazione. Per questo motivo, non appena è stato possibile riaprire in maniera parziale le sedi, è stato attivato un programma per integrare anche in presenza i nuovi assunti e concentrare le attività di collaborazione nei giorni di presenza in ufficio. Le sedi di Webranking sono state precedentemente concepite per avere spazi che favoriscono incontro, condivisione, rela­zione e comunicazione, e sono quindi già in linea con l’evo­luzione del modo di vivere l’ufficio dopo la pandemia.  A settembre 2020, con l’inizio della seconda ondata, si è de­ciso di proseguire secondo una logica di autonomia e libertà, lasciando la possibilità alle persone che lo desideravano di lavorare in ufficio e alle altre di proseguire il lavoro da casa.  Fino alla fine di settembre 2021, non ci saranno limiti ai giorni al lavoro in Smart Working, ma per il ritorno alla nor­malità si è deciso di apportare una prima modifica alla policy implementata nel 2018: saranno previsti non più 5 ma 10 giorni di lavoro mensili da remoto, mantenendo allo stesso tempo tutte quelle policy di flessibilità oraria implementate già dal 2018.

I BENEFICI  

L’attenzione verso il benessere dei dipendenti, attraverso le tante iniziative implementate durante la pandemia, è stata riconosciuta positivamente dai collaboratori: da un’indagine di clima condotta a novembre 2020, il 98% dei rispondenti ha affermato che “l’azienda sta prendendo le misure neces­sarie a proteggerci dagli effetti del Coronavirus”. Inoltre, la totalità dei dipendenti ha valutato positivamente le politiche di Smart Working adottate per far fronte all’emergenza e la qualità delle informazioni puntualmente diffuse in merito ai comportamenti da adottare durante il periodo di lavoro da remoto.  Le iniziative implementate per colmare le nuove esigenze di socializzazione e per rendere i dipendenti partecipi del progetto aziendale hanno mostrato la loro efficacia: nell’in­dagine di clima 2020 è emerso che, nonostante la distan­za fisica, la coesione aziendale non è diminuita ma bensì aumentata di un punto percentuale, raggiungendo il 93%. In questa situazione un elemento non trascurabile è stato quello tecnologico: l’azienda aveva già da tempo introdotto diversi strumenti che hanno aiutato durante il momento di transizione, permettendo a tutti di continuare a lavorare ma soprattutto collaborare nonostante la distanza. Questo ha permesso di mantenere la produttività invariata e di garanti­re il benessere dei dipendenti.    

1. Per approfondire l’avvio del progetto di Smart Working in Webranking: https://www.osservatori.net/it/prodotti/formato/business-case/smart-working-webranking-business-case .